Xero преглед и рейтинг

Xero се отличава като сайт за счетоводство за малък бизнес. Той е създаден за мрежата отначало и поддържа всеки основен финансов елемент, който очаквате в счетоводно решение с двойно въвеждане: продажби, покупки, инвентар и ведомост (за повечето щати). Можете да създавате записи за клиенти, доставчици, служители и артикули; и можете да ги използвате в стандартни персонализируеми транзакции, като фактури, поръчки за покупки и оферти. Xero ви позволява да управлявате дълготрайни активи - нещо, което конкурентите не правят. Xero също добави много нови функции през последната година, включително управление на разходите, интеграция с допълнителни платежни процесори и финансови институции и подобрения на своето приложение за iOS.

Компанията предлага три нива на цените, които стартират след 30-дневна безплатна пробна версия. Xero Early (9 долара на месец) има месечни лимити от пет фактури и котировки, пет сметки и съгласуване за 20 банкови транзакции, но не поддържа заплати. Xero Growing (30 долара на месец) добавя неограничена функция за фактуриране и фактуриране, котировки и сметки; той също поддържа заплати за до пет души. Xero Established ($ 60 на месец) е единствената версия, която предлага множество валутни поддръжка. Той също така осигурява заплати за до 10 служители. Xero е далеч по-достъпно решение от QuickBooks Online, което започва от $ 20 на месец.

Ранни дейности

Ако използвате друго счетоводно решение (или Microsoft Excel), може би вече сте създали много счетоводни данни онлайн. Xero улеснява импортирането на записи, транзакции и някои други данни от QuickBooks Online, използвайки своя инструмент за директна конверсия. Ако вече имате настроени файлове във формат CSV или TXT (контакти, артикули с инвентаризация, фактури и т.н.), можете да ги импортирате и в Xero.

Ако започвате с Xero на ново ниво, тогава получавате минимална помощ при настройка, което е доста типично в наши дни за счетоводството на малкия бизнес (Sage 50cloud е изключение). Помощното видео на Xero предлага да влезете право и да създадете фактура, което е един подход. Ще почувствате, че всъщност постигате нещо бързо (препоръчваме ви първо да работите с демонстрационната компания на сайта, преди да започнете да въвеждате собствени данни на живо). Транзакциите са по-лесни, след като въведете някои записи за контакти и артикули и извършите първоначално въвеждане и конфигуриране на данни, включително настройките на организацията.

Някои счетоводни уебсайтове, като Kashoo, започват да преместват настройки на свързани екрани в сайта, а не да ги поставят на един многочастов екран или набор от екрани. Xero прави това също, което изглежда като умна практика. Може да се плашите да се справите с всички тези възможности наведнъж.

Външен вид и навигация

Xero и QuickBooks Online имат много различен външен вид. Когато QuickBooks Online се разпростира по целия екран и използва големи шрифтове и графики, Xero е по-компактен, като заема само центъра на екрана на някои страници. Всяка от тях представя основните финансови данни и връзки към свързани дейности по различни начини на своите начални страници или табла за управление. И двете са ефективни, но аз предпочитам подхода на Xero. Сайтът показва баланси и разходи по сметки; числа и графики, представящи неизплатени фактури и неплатени сметки; и списък за наблюдение на акаунта. Почти всичко на таблото за управление е връзка, която може да ви отведе до свързани страници и действия.

Всеки счетоводен продукт, който разгледахме, има своя собствена навигационна система, а ние все още не виждаме такава, която не работи. В Xero раздели се движат хоризонтално през горната част, разделяйки сайта на логически, функционални групи: Табло за управление, Акаунти, ТРЗ, Отчети, Съветник, Контакти и Настройки. Областта „Сметки“ е мястото, където ще прекарате по-голямата част от ежедневното си работно време. Това меню се отваря към няколко подфункции, като банкови сметки, продажби, покупки и инвентар. Тук се намират и инструментите за фиксирани активи.

След като започнете с продажбите, Xero използва стандартни конвенции за Windows за въвеждане на данни и навигация. Четири бутона в горната част отворени инструменти за създаване на транзакции за продажба, изпращане на извлечения, импортиране на фактури за продажби и търсене на конкретни фактури и оферти. По-долу е информация за вашите фактури. Големите бутони ви показват броя и общия размер на долара на фактурите под формата на чернова, онези, които чакат одобрение и плащане, и вашите просрочени сделки по продажби. Цитатите работят по същия начин: Можете да видите с един поглед, които са под формата на чернова, изпратени, приети и с изтекъл срок. Някои други сайтове работят по подобен начин, което прави лесно да видите състоянието на формулярите си с един поглед.

Кликнете върху Чернови под Фактури и се отваря нов прозорец, показващ таблица на свързаните транзакции. Можете да маркирате един или повече записи и да кликнете върху бутоните, които да изпратите за одобрение, одобрение, изтриване, отпечатване или имейл. Xero върши отлична работа с предоставянето на различни изгледи за вашите финансови данни и навигационните инструменти, необходими за работа с тях.

Кой има най-добрият, най-ефективен потребителски интерфейс тогава? Това е субективно призвание. Някои потребители ще предпочетат икономичния подход на Xero без глупости. Други харесват по-просторния, естетически приятен вид на QuickBooks Online и Zoho Books.

Създаване на записи

Другата област, в която ще свършите много работа - особено в началото - е „Контакти“. Тук създавате записи за вашите клиенти и доставчици, които съдържат както информация за контакт, така и подробни финансови данни. Те включват полета за определяне на множество неизпълнени стойности за всеки контакт, като данъци, сметки (продажби или покупки), отстъпки, валута и теми за фактури. За разлика от тях, записите на клиенти и доставчици на QuickBooks Online съдържат полета за различен набор по подразбиране: предпочитан начин на плащане и доставка, условия и т.н. След като създадете контакт, Xero показва страхотен екран за запис, който включва историческа активност и имейли, активност в очакване и връзка към свързани форми за транзакции.

Xero също така предоставя подробни шаблони за записи на артикулите и услугите на вашата компания, които съдържат полета за информация (цена, сметка, описание и т.н.) за продукти, които купувате и продавате. Щракнете върху полето пред новото поле „Проследявам този елемент“ и Xero ви моли да изберете своя акаунт за активите на инвентара, след което започва проследяване на инвентара във фонов режим. Можете да импортирате отварящи баланси на инвентара или да ги въвеждате ръчно, макар и не толкова лесно, колкото в WorkingPoint. Корекциите на нивото на запасите обаче в Xero са доста прости. Като цяло функциите за управление на инвентара на сайта са наравно с QuickBooks Online, но не толкова напреднали, колкото тези на Zoho Books.

Форми за транзакции и нови разходи

Ако сте изградили добра доставка на записи за контакти и артикули / услуги, създаването на транзакции в Xero е прост процес. Сайтът предоставя шаблони за почти всеки тип транзакции, от които малък бизнес ще се нуждае: фактури и повтарящи се фактури, котировки, сметки (които вече могат да бъдат изпращани по електронен път в Xero като PDF), поръчки за покупка и кредитни бележки. Всяко от тях съдържа полетата, от които очаквате да се нуждаете от тези формуляри и нивото на детайлите, позволени (включително отстъпка, регион и данък върху продажбите) е сравнимо с това, което предлагат конкурентите.

Прегледахме Xero точно когато компанията извършва прехода към чисто нова система за проследяване на разходите както в мрежата, така и в мобилните устройства. Новият Xero Expense осигурява по-добро потребителско изживяване и подобрена функционалност, особено в мобилните му приложения. Най-накрая можете да направите снимки на разписки и да оставите Xero да въведе съответните данни във формуляр за разход. Новата функция ви позволява да таксувате разходи за клиенти или работни места и предлага проницателни разбивки за това, какво е прекарало. Можете също да изпратите разписки, които използват чуждестранна валута.

Xero се справя изключително добре с данъците върху продажбите. За разлика от много други доставчици, можете да включите Tax Lookup в менюто Настройки и приложението ще изтегли правилната ставка въз основа на физическото местоположение на клиента. Xero получава тези тарифи от Avalara, един от основните доставчици на данни за данъци върху продажбите, така че точността е гарантирана. Сайтът предлага и два отчета за данъка върху продажбите: Обобщение на данъка върху продажбите и отчет за данък върху продажбите.

На Xero липсва инструмент за фактуриране на време за индивидуална дейност намерен в ZipBooks и не проследява разходите по проект, както прави Kashoo. Но и двете функции са в процес на работа и могат да бъдат визуализирани. Сайтът е добавил нов раздел за навигация от миналата година: Проекти, чието меню съдържа както управление на проекти, така и времеви записи. Проектите са включени в създадения план.

Xero Иновации

До лятото на 2019 г. може да видите някои по-революционни подобрения на Xero. Компанията работи с машинно обучение (ML) и изкуствен интелект (AI), за да добави повече автоматизирани процеси към сайта, както и по-добра свързаност със свързани финансови сайтове.

Междувременно Xero разработва онова, което вече беше способен иновативен счетоводен уебсайт. Например онлайн транзакциите за продажби на сайта позволяват комуникация и споделяне на данни в реално време между вас и вашите клиенти. Състезателите от този клас не предлагат сравнима функция. Интелигентните списъци поддържат сложни търсения. Категориите за проследяване в Xero са подобни на функцията Class в QuickBooks Online, тъй като и двете ви позволяват да присвоите категории на вашите счетоводни транзакции.

Xero вече беше добавил разширена персонализация към своите шаблони на отчети преди нашия преглед миналата година. Тази година ще видите няколко нови отчета, включително подробности за гарниране (в заплащането), обобщение на фактурите за плащане и неизплатените разходи за плащане. Заплащането вече поддържа 37 държави (макар че не всички предлагат електронно подаване на данъци върху заплатите), а стабилността на свързаните с него доклади е изключителна.

Интегрирани приложения, помощ, мобилни устройства

Xero е изградил нещо от финансова екосистема. Тя работи в тясно сътрудничество с някои от най-добрите доставчици на приложения на трети страни, за да се интегрира със собствените си счетоводни инструменти. Това може да помогне на разрастващите се компании да разширят функциите на Xero в конкретни области. Сайтът и неговата консултантска мрежа продължават бързо да се разрастват. QuickBooks Online също има стотици приложения за добавки на трети страни в многобройни финансови и други категории производителност, но Zoho Books липсва такива.

Поддръжката е от изключително значение за потребителите на сайтове за счетоводство на малък бизнес. Тези хора често започват с малко или никакъв опит с онлайн счетоводството. Xero има глобална мрежа от съветници, които са експерти в сайта и могат да работят с малки фирми. Онлайн документацията на сайта е изключителна, предлагаща стъпка по стъпка инструкции за характеристиките на продукта. Освен ако не работите със съветник, единствената ви възможност за получаване на отговори е чрез имейл. Това може да звучи добре - чак докато имате неотложен проблем. Zoho Books допълва имейла си с файлове за телефон, чат и онлайн помощ.

Xero предлага както приложение за Android, така и приложение за iPhone, но те имат начини да преминат към сайтове като QuickBooks Online и Zoho Books. Започвайки с таблото за управление, в което са изброени само салда по сметки, суми за продажби и покупки и графика за вход / изход, всеки елемент от приложенията на Xero е съкратена версия на това, което се предлага на сайта. Кликнете върху иконата „Продажби“ в лентата с инструменти и можете да видите съществуващите фактури и оферти и да създадете нови. Кликването върху иконата „Покупки“ ви дава възможност да преглеждате и плащате сметки и да създавате касови бележки ръчно. (Трябва да изтеглите отделното приложение Xero Expense, за да правите снимки на разписки.) Вашият списък с клиенти и доставчици е там, но съдържа само основни данни за контакт; това е. Базираният на браузър Xero е толкова пълноценен, че сме разочаровани, че повече от тази функционалност не беше достъпна дистанционно.

Бърза еволюция

Xero започна живота си в Нова Зеландия, но бързо нарасна, откакто влезе на пазара на САЩ преди няколко години. Неговата използваемост, функции, разширяемост и мрежа от съветници го правят един от най-добрите уебсайтове за счетоводство за малък бизнес, налични днес. QuickBooks Online има повече време да прерасне в по-изчерпателен, разширяващ се и оптимизиран счетоводен уебсайт, но запазва наградата си за избор на редактор.