Преглед и оценка за актуализация

Изготвяне и изпълнение на договора

Потребителският интерфейс за изготвяне на договори може да бъде достъпен като джаджа или портал, вграден в уебсайта на компанията от нерегистрирани потребители. Но за тези, които имат достъп до таблото за управление на администратора Updraft, най-лесният начин за създаване на нов договор е чрез използване на раздела Документ. Както бе споменато, Origin Systems персонализира всеки тип въпросник за договор, така че платформата да е готова за използване с персонализирано интервю веднага след като влезете. Можете да качите съществуващ документ или да започнете процеса на интервю, за да създадете свой собствен въпрос по въпроса минути. Процесът на качване напомня на процеса на интервю, само без действителната част за интервю и отговор на въпроси. Потребителят избира тип договор, въвежда основната информация и след това качва документа. Договорите за създаване на интервю и качените документи са функционално подобни, освен че не могат да бъдат променяни или клонирани. Процесът на изменение и клониране включва и информация за интервюто, която не се въвежда при директно качване на документа.

За разлика от подхода на библиотеката с клаузи за създаване на договор, използван от инструменти като Agiloft и Coupa Управление на жизнения цикъл на договора, Updraft елиминира риска от грешки, включително изчисляване на грешна дата на прекратяване на договора или използване на неправилен термин, защото управляваният, ръководен процес е предварително одобрен от вашия правен отдел. Няма риск от непълен или неизпълним договор, който може да доведе до евентуални глоби или неустойки за спазване, тъй като потребителите всъщност не правят правен избор по този начин. Предимството на персонализирания процес на интервю на дървото на решения е, че бизнес потребителите и не-юристите, особено тези, които не са запознати с юридически договори, не трябва да избират от десетки различни споразумения и сценарии и различните прецеденти, свързани с тях.

Самият процес на интервю е бил прост при генериране на различни видове договори. Процесът е персонализиран както току-що споменато. Но за целите на тестване опитахме да създадем няколко различни типа предварително конфигурирани договори. NDA, трудови договори, търговски лизинг, съдебни спорове, договори за заем, споразумения за продажба и други са всички подкрепени от прецедентите на договора.

Докато отговаряте на въпросника и създавате своя договор, на върха на екрана има лента за напредък, която ви дава очакваното оставащо време. Можете да спрете интервюто по всяко време, като посочите причина и цитирате работата си в ход, а след това натиснете бутона „Възпроизвеждане“ по всяко време, за да възобновите интервюто. Дори ако неволно излезете, Updraft ще запази мястото ви и ще ви върне обратно към въпросника, когато влезете. Всеки въпросник за интервю има уникален идентификационен номер, който може да се търси.

Системата също автоматично извлича ключовите крайни срокове и настройва повтарящи се известия и събития. Можете също така да зададете свои собствени напомняния с описание, дата и брой дни на предупреждение при даден сигнал за договор. Известията бяха наравно с инструменти като Concord и ContractSafe при подаване на солидни, ориентирани към крайния срок сигнали с полезна селекция от задействащи имейли за автоматизирани работни процеси за одобрение.

В края на въпросника Updraft ми даваше възможност всеки път да видя моето попълнено договор като Microsoft Word или PDF файл. След някъде от 10-20 минути или повече на договор в зависимост от сложността, бих могъл да съставя професионално писмен правен договор, получен от моите отговори на интервю. След като договорът бъде създаден, винаги можете да се върнете в интервюто, за да го промените или можете да качите нова или подписана версия на документа. Можете също така просто да актуализирате информационните полета, ако не искате да се връщате обратно във въпросника. Договорът също може да се дублира (това се нарича „клонирано“ в Updraft), могат да се добавят бележки и описания, както и придружаващи документи.

Updraft има вградена платформа за електронен подпис и не се интегрира с Adobe Sign, DocuSign или други доставчици на трети страни. Можете да използвате инжектиране за изображения с подпис чрез PDF файлове, но Updraft се фокусира върху управлението на работния процес на одобрение и генерирането на доказателства за законно съгласие. Администраторите могат да задават задачи на потребителите и да задават задействания на юридическия екип, например, че ново вградено интервю е завършено и е готово за преглед.

Когато всяка страна получи имейл, че договорът е готов за подписване, родният инструмент за електронни знаци отваря страница за подпис, която улавя датата и часа на подписа, за да запише за отчитане на данни. Updraft има най-добрите възможности за създаване на договор, които тествахме, а процесът на подписване и изпълнение се управлява гладко и сигурно. Въпреки че не предлага вградената функционалност за сътрудничество и преговаряне на договори, присъстваща в инструменти като Agiloft и администриране на договори за договор и преглед и одобрение на договори, процесът на изготвяне на интервю, базиран на интервю, е самостоятелен в ръководството за създаване на договори и създаване на документи. Този процес е основната причина, поради която посочихме инструмента избор на редактора.

Интерфейс, управление и отчитане

Потребителският потребителски интерфейс на Updraft е оскъден и може да бъде малко тромав за навигация, но има редица полезни функции за управление. След като влезете, първото нещо, което виждате, е „Вх. Поща“, който е списък със задачи с опашка за преглед на най-належащите задачи и срокове на договора. Разделът „Администрация“ позволява на администраторите да ограничават достъпа и изгледите въз основа на конкретни типове документи и отдели, групирани в „групи за сигурност. Следователно това, което виждате във входящата поща, ще зависи от вашата роля и договорите, които управлявате.

Във входящата поща има цветово кодирана схема, която представлява спешност. Черното означава, че договорът е изтекъл, зеленият означава, че е активен, а скалата с оранжево и червено показва, че крайните срокове наближават. Ако щракнете върху договор, той ще изтегли прозорец с пълната история на транзакциите и свързаната с него информация. От входящата поща имате редица възможности за управление: Има икони за актуализиране на договора или добавяне на бележки, подкрепящи документи или събития. Има и икони за промяна на състоянието на документа или действия като клониране на документа или прехвърляне на собствеността на друг потребител.

Друга полезна област е раздела „Случаи“, който позволява на легалния екип да съхранява документи, свързани с конкретен случай, заедно с предварително запълнени интервюта за изготвяне на свързани договори или заснемане на информация от страни, което би довело до повече документи и транзакции, свързани със случая. Разделът Документи, споменат по-рано, включва богат прозорец за търсене с филтри за сортиране по тип документ, идентификационен номер, конкретни описания и ключови думи, собственик на договор или конкретно състояние на документа. Updraft е свързан с напредването на задачите и изпълнението на задачите, така че натискането на бутона Back, докато сте в средата на действие, понякога ще ви излезе от потребителския интерфейс. Това прави навигацията напред и назад малко по-малко интуитивна, отколкото в потребителския интерфейс, подобен на Gmail, открит в Concord или по-прости преживявания като ContractSafe и Contract Hound. Но в крайна сметка това беше незначителна приказка.

Инструментите за администриране и отчитането също са солидни, макар и не толкова напреднали в подробностите, колкото отчетите или визуализациите на данни за управление на жизнения цикъл на Coupa Contract или Agiloft. Можете да пускате отчети за параметри, включително активни или изтичащи договори, срокове за подновяване и активност на потребителите. Можете да експортирате данни (в CSV, Microsoft Excel или XML файлов формат) или да ги стартирате с някои от прости опции за линейни и лентови графики, които Updraft ви предоставя. Докладите могат да бъдат допълнително конфигурирани чрез персонализирани периоди от време и допълнителни документи, описание, данни или потребителски филтри.

Що се отнася до административния панел, администраторите могат да конфигурират конкретни потребителски достъп, групи за сигурност и групи за уведомяване и персонализирани типове документи със специфични привилегии. Така че, потребителят може да бъде член на множество групи за сигурност плюс да има привилегии за преглед или редактиране на конкретни договори или видове документи.

Въпрос с естествен договор

Updraft е солидна платформа за управление на договори с добър избор на администраторски функции, търсене и категоризация, отчитане и управление на задачи. Но не затова печели избор на редактор. Процесът на създаване на договор въз основа на въпросника не може да бъде сравнен с всеки друг инструмент, който тествахме. И в комбинация с безпроблемните работни процеси за одобрение и подписване, това прави Updraft може би най-лесната платформа за всеки бизнес потребител да създава и изпълнява договори с. Тя изисква значителни настройки за доставчици и предходни разходи, но за правен отдел, който иска да позволи на цялата си организация да изготвя сигурно проекти за договори за различни сценарии, опитът за интервю на Updraft го прави максимално прост и естествен процес.