Преглед и оценка на Smartsheet

Всеки успешен бизнес вече използва електронни таблици и вероятно за много повече от просто бюджетиране. Smartsheet превръща тези познати редове и колони от клетки в приложение за управление на проекти. Резултатът е уникален хибрид, който може да се справи с всичко - от бюджетиране и отчитане до управление на ресурсите и проследяване на задачите. Това облачно базирано приложение със сигурност прави електронните таблици по-интелигентни и за някои видове работа може да е за предпочитане пред по-традиционна платформа за управление на проекти. Ако изпробваното и вярно е повече това, което имате предвид, обърнете се към нашите по-традиционни победители за избор на редактори в управлението на проекти, Zoho проекти и проекти за работа в екип.

Цени и планове

Smartsheet предлага четири нива на обслужване, както и 30-дневна безплатна пробна версия. Той обаче няма безплатен сервиз. Има два типа план, за които можете да се регистрирате директно от уебсайта: Стандартен индивид (19 долара на човек на месец или 168 долара на човек, когато се плаща ежегодно) и Стандарт Бизнес (32 долара на човек на месец или 300 долара на човек годишно). Имаше опция, наречена Smartsheet Team, но тя беше прекратена.

Отвъд това, Smartsheet има Enterprise план и Enterprise Premier. И двете нива на обслужване са предназначени за големи организации, които се нуждаят от задълбочен администраторски и защитен контрол. Свържете се с компанията за ценова оферта за някоя от възможностите на предприятието.

За да получите безплатна пробна версия, се нуждаете от бизнес имейл адрес, което означава, че не е очевиден безплатен имейл акаунт. Не ви трябва кредитна карта обаче. Безплатният пробен период също има някои ограничения. Например, можете да имате само 50 листа наведнъж. Можете обаче да споделяте листовете с неограничен брой сътрудници и да добавяте колеги да изпробват някои от функциите на бизнес плана. Всеки човек също получава 5GB пространство. Можете да играете с Smartsheet формуляри (това са уеб формуляри и други видове форми за събиране на данни), но не можете да ги публикувате, докато използвате безплатната пробна версия.

Разликата между акаунта Standard Individual и Standard Business се свежда до ограничения за някои функции и функции за администриране на потребителите. Отделните акаунти могат да имат 10 сътрудници за артикул, общо 10 листа, пет отчета и едно табло. Този слой идва с 50 GB пространство за съхранение на лицензиран потребител. Фирмените акаунти получават неограничени сътрудници, отчети и табла за управление и могат да имат 100 листа на лицензиран потребител. Фирмените акаунти също получават 100 GB място за съхранение на лицензирани потребители; контроли за управление на потребители, групи и ресурси; и достъп до регистрационни файлове за дейности.

Сравнения на цените

Как цената и стойността на Smartsheet се сравняват с другите приложения? Наистина зависи от това как използвате услугата. Например, ако го използвате за управление на проекти, тогава цената е сравнима с приложения от среден клас в тази категория, които се движат около 30 до 45 долара на човек на месец. Приложенията за управление на проекти на най-конкурентни цени струват от по-малко от 5 до 12 долара на човек на месец.

Ако използвате Smartsheet повече от ъглите на базата данни и електронни таблици, тогава бихте могли да го сравните с Airtable. Airtable струва по-малко, като се започне от $ 12 на човек на месец и стигне до $ 24 на човек на месец. Това приложение също има безплатен сервиз, така че можете да го изпробвате толкова дълго, колкото е необходимо.

Първи стъпки с Smartsheet

С Smartsheet можете да направите много неща, ако желаете да се включите в някаква работа. Почти всичко, което можете да направите в програма за електронни таблици, можете да направите в Smartsheet. Не всичко в приложението обаче е силно интуитивно и трябва да планирате да инвестирате малко време в гледане на видео уроци и изучаване на входовете и програмите на програмата.

Когато започнете с Smartsheet, който работи в облака (чрез уеб приложение) и на iOS и Android, създавате или празен лист, или избирате шаблон. Шаблоните са подредени по категория, която включва човешки ресурси, маркетинг, ИТ, проекти, продажби и други области. За да ви дадем представа за гамата, можете да намерите шаблони за най-общите приложения, като формуляр за обратна връзка с клиенти и годишен календар по дни, както и по-целенасочени приложения, като поддръжка на имоти под наем, отчет за разходите, тръбопровод за продажби от Rep и план и бюджет на събитията. След това има шаблони за управление на проекти, включително:

• Agile Project с Гант
• Издайте Tracker с формуляр
• План за стартиране на проекта
• Проект с Гант и бюджетен вариант
• Проект с твърд срок и Гант
• Спринт съвет за планиране

Без значение как се гмурнете в приложението, на екрана се появяват наслагвания, за да обяснят всички важни функции. Съвет за инструменти и връзка към документация и видеоклипове за обучение винаги са на разположение, което ще ви трябва в един момент. Дори и да сте привърженик на Excel, Smartsheet все пак може накрая да ви забие. Не всички формули са идентични в двете приложения.

Smartsheet поддържа подреден интерфейс. Електронната таблица заема средата на екрана. Подобна на Microsoft лента с инструменти в горната част има бутони за форматиране плюс опции за промяна на изгледа. Когато диаграма на Гант е включена с вашия лист, можете да изберете да го видите; тя се появява вдясно от клетките. Плъзгачите ви позволяват да промените ширината на прозорците, за да персонализирате по-добре изгледа си.

Сгъваем ляв страничен панел ви позволява да виждате всички създадени от вас листове или хората, които са споделили с вас. Използвате го за бързо придвижване сред вашите листове.

От дясната страна на интерфейса има няколко икони, които ви позволяват да виждате всички разговори, проведени на този лист, прикачени файлове и коментари, свързани с заявки за проверка. В зависимост от вашето ниво на достъп и типа на акаунта може да видите и заявки за актуализация, дневник на активността, бутон за публикуване, който прави листа видим на публичен URL адрес и обобщение на листа.

Функции и употреба

Smartsheet прави данните от електронните таблици по-динамични за гуруто извън Excel сред нас. Всеки ред или колона може да бъде или падащо меню с персонализирани стойности, списък с контакти, дата, отметка, символ и т.н. За да създадете списък със задачи, например, можете да поставите квадратчета за отметки в една колона и да я наречете Завършен, след което да сложите колона, наречена Име на задачата до нея. Можете дори да добавите трета колона, съдържаща списъка ви с контакти, така че да можете да добавите правоприемник. Smartsheet ви позволява също да зададете няколко души на задача. В графата Списък с контакти трябва да изберете да разрешите няколко контакта на клетка.

Ако мислите да използвате Smartsheet само за проследяване на задачи, може да го сравните и с други приложения за управление на работа, като Airtable и Trello. По-специално Trello печели висока оценка за това, че е толкова лесен за използване. Той може да направи само част от това, което Smartsheet може, но ако всичко, което искате от приложението, е начин за съвместно управление и проследяване на задачи, Trello може да бъде по-подходящ.

За разлика от Trello обаче, можете да добавите йерархии към списъка със задачи в Smartsheet. С едно щракване можете да отстъпите редове под родителските редове. Можете лесно да плъзнете клетки и редове в и от родителските редове или да вземете родителския ред, за да го преместите и всички негови дочерни редове.

Искате ли да видите електронната си таблица по различен начин? Добавете колона за начална и крайна дата и можете да генерирате диаграма на Гант за листа. Добавете още няколко колони и коригирайте някои настройки, а задачите могат да бъдат свързани помежду си в диаграмата на Гант, за да отразяват кога един завършва и започва друг. За съжаление диаграмата на Гант неелегантно споделя екрана с вашата електронна таблица.

Smartsheet превъзхожда добавянето на вида инструменти, които желаете стандартни електронни таблици, предоставени по по-удобен за потребителите начин. Например, неговият инструмент за условно форматиране ви позволява да дефинирате параметрите за попълване на празния стил. Нужни са само няколко кликвания, за да настроите лист, който автоматично подчертава всеки ред, който има стойности, които искате да подчертаете. Същото важи и за неговата система за генериране на отчети, която изплюва нови листове въз основа на вашите зададени критерии.

Тъй като Smartsheet разполага с всички инструменти на приложение за електронни таблици и ръководител на проекти, можете да създадете мощни хибридни документи. Например, можете да създадете бюджетен лист, който използва формули за изчисляване на разходите за всеки проект във фирма, а също така можете да зададете кой е отговорен за всеки проект, доколко този проект е прогресирал и времето за началото на всеки проект и край.

Разбира се, можете да направите много повече с Smartsheet. Например, можете да свържете клетки на един лист към клетки на съвсем различен лист, оставяйки данните да се движат между проектите. Можете да създадете уеб формуляри за събиране на данни, които автоматично се добавят към съответния лист. С някои финализиране можете да добавите ленти за напредък в класациите на Гант. С още по-фина настройка можете да преглеждате и управлявате колко работа е възложена на всеки човек във вашата компания и съответно да балансирате натоварването. Услугата също може да импортира старите ви електронни таблици, което ви позволява да разчупите съществуващата си организационна система.

Поемане на Smartsheet допълнително

Smartsheet има няколко кокетни функции, които си струва да научите. По-специално Workflows си струва да проучите. Workflows е функция, която ви позволява да създавате собствена автоматизация в приложението. Вие задавате някои параметри и когато условията са изпълнени, автоматично се извършва друго действие. Например, можете да създадете следния работен поток: След 1 януари, когато някой елемент е маркиран „завършен“, уведомете Меридж Мениджър със съобщение, което му напомня да прегледа работата с клиента.

Интерфейсът Workflows е лесен за използване, въпреки че не изглежда много впечатляващ, с доста рудиментарен дизайн към него.

В предишен преглед на Smartsheet отбелязахме, че не е идеална система за проследяване на времето, отчитане и няколко други често срещани бизнес задачи. Със сигурност може да успеете да намерите и персонализирате шаблон, който работи за вашите конкретни нужди, или можете да изградите система, ако сте достатъчно умели с електронни таблици. Но в момента няма нищо в приложението за проследяване на времето. Когато попитахме представител на компанията за този въпрос, те споменаха, че Smartshee наскоро е придобил 10000ft, бизнес приложение за планиране на ресурси, планиране на проекти и проследяване на времето. След време очаквайте да видите повече синергия между двете приложения.

Нещо друго, отбелязано в предишен преглед, което е променено, е как Smartsheet запазва данни. Преди това изобщо нямаше автоматично запазване. Трябва да натиснете ръчно бутона за запазване, което е много необичайно за приложение в облака. Сега обаче има опции за автоматично записване на интервали. В личните си настройки не забравяйте да изберете двете опции: Автоматично запазване след 1 минута бездействие и Автоматично запазване на промените ми, когато оставя лист, отчет или табло за управление. Тези настройки са по-добри, но все още не са идеални. Бихме искали да видим, че Smartsheet има автоматично запазване по подразбиране за всяка дейност.

Интеграция и мобилни приложения

Smartsheet работи с доста други приложения и услуги, като Box, Dropbox и Google Drive. Има и богат магазин за приложения, за да добавите повече функционалност. Ако не можете да намерите това, от което се нуждаете, можете да използвате Zapier, за да свържете Smartsheet с други приложения или да работите с API на Smartsheet.

От мобилна страна, Smartsheet има приложения за iOS и Android. Мобилното приложение е добре оптимизирано в смисъл, че не е толкова зашеметяващо и главозамайващо, колкото бихте могли да си представите за приложение за тип електронна таблица. Той работи най-добре за неща като догонване на дискусии или проверка на файлове.

Най-доброто и най-лошото от двата свята

Smartsheet е мощен инструмент за управление на проекти, както в добри, така и в лоши начини. За много ръководители на проекти електронните таблици идват с познаване и гъвкавост. Те обработват необработени данни и можете да ги изградите да правят каквото искате. Да се ​​научиш да ги използваш обаче може да бъде мъчително, ако вече не си на скорост. Освен това, количеството персонализиране, от което понякога се нуждаят, може да изисква умения, които са доста стеснителни от действителното компютърно програмиране.

Доброто: Smartsheet е мощен и гъвкав, с огромен раздел от помощна документация и ръководства за видео. Лошото: В крайна сметка трябва да овладеете както софтуера за управление на проекти, така и софтуера за електронни таблици.

Ако управлението на проекти чрез електронни таблици прозвучи на алеята ви, няма да намерите нищо по-добро от Smartsheet. Ако сте малък бизнес, който трябва бързо да се счупи с управление на проекти без майстор на Excel от ваша страна, придържайте се към нещо, което е по-удобно за потребителите. Вашите най-добри избори трябва да бъдат проектите ни за избор на редактори Zoho Projects, които са отлични за малки фирми на бюджет, проекти за работа в екип, което се отличава с лекотата на използване, и LiquidPlanner, който е най-подходящ за много големи организации със сложни нужди.