Видео: In these unpredictable times, Paychex is here to help. (Септември 2024)
Paychex Accounting Online беше пусната едва в края на 2013 г., но двете интегрирани приложения, които я съставят, съществуват доста по-дълго. Основното счетоводно приложение е канадската услуга Kashoo, която вече е достъпна като интегриран пакет с Paychex Online Payroll. Марката Paychex обаче е на повече от 40 години и е доста позната на бизнес общността. Неговите заплати, човешки ресурси и решения за аутсорсинг на ползи са добре спазвани и използвани от повече от половин милион американски фирми. Kashoo, от друга страна, е сравнително нов; това е солиден уебсайт за счетоводство с двойни записи, който е лесен за разбиране и използване. Но в Paychex Accounting Online (от $ 27 на месец плюс такси) липсват много от функциите, намиращи се в неговите конкуренти, като поръчки за покупки, подробни записи за контакти, проследяване на артикули и категоризация на транзакциите.
Хибридният подход е чудесен пример за развиващия се характер на счетоводството на малкия бизнес, когато той се движи в облака. Някои компании като Intuit и Xero предоставят основно счетоводно решение и приложение за обработка на заплати, които са интегрирани безпроблемно. Други организации си партнират помежду си и интегрират свързани сайтове, какъвто е случаят с Paychex Accounting Online. Това се случва вече години наред, най-добрият пример вероятно е Intuit App Center, който разполага със стотици добавки, които разширяват полезността на работния плот на QuickBooks и QuickBooks Online Plus, в области като CRM, таксуване и фактуриране и време / разходи управление.
Вземания и задължения
Paychex Accounting Online най-добре ще обслужва малкия бизнес със скромни вземания и изискуеми нужди, но които се нуждаят от истинско двойно счетоводство, без да се налага да разбират основните дебити и кредити. Той се предлага с персонализиран сметкоплан (най-добре персонализиран от счетоводител, когото можете да поканите да наблюдава вашата дейност) и стандартни финансови отчети: баланс, печалба и загуба и пробен баланс. Можете да ги експортирате в PDF, Excel, CSV и HTML формати. Можете да въведете корекции на транзакциите, но работата с дебити и кредити е най-добре да се остави на вашия счетоводител.
Сайтът не използва термина "вземане на сметка". По-скоро щракнете върху раздела "Доход", за да отворите опциите си там. Можете да въведете различен доход, фактура или плащане. Шаблон за запис на вашите клиенти съдържа много проста информация за контакт, с няколко други падащи списъци за променливи като Условия и сметка за доходите. Шаблонът за фактури е приблизително съпоставим с тези, предлагани от конкурентите, тъй като включва основните полета за неща като данък върху продажбите, условия и срок на плащане. И можете да ги изпратите по имейл на клиенти.
Но не можете да присвоите фактури на категории като продавач, подразделение или местоположение, нито клиентите ви могат да върнат плащане с кредитна карта (няма поддръжка за търговски акаунти). Няма проследяване на нивата на запасите (въпреки че е наличен основен запис на артикули), нито алтернативни цени (отстъпки и т.н.). Единственият доклад, предлаган тук, е възрастовите вземания, чиято единствена възможност за персонализиране е крайната дата.
Нивото на детайлност и персонализиране е сходно за дължими сметки или „Разходи“. Можете да попълните формуляр, в който се очертават разходи или сметки, и да записвате плащания. Шаблоните за запис на доставчици ще обслужват добре простите бизнеси, но те не са толкова подробни, колкото Xero например. Възрастните задължения са единственият доклад, достъпен тук.
Банкиране в облака
Най-добрите решения за онлайн счетоводство и лични финанси (всъщност повечето от тях за период) ви позволяват да се свържете с финансовите институции, където имате акаунти и изтегляте транзакции. Paychex Accounting Online не е изключение. Просто изберете името на вашата банка или компания за кредитни карти и въведете вашите данни за вход за тези сайтове. Paychex Accounting Online след това осъществява връзка и прави първоначалното изтегляне. Можете също да качвате банкови извлечения ръчно.
Можете, разбира се, да въвеждате доходи и транзакции и ръчно. И можете да превеждате средства между сметки. Но Paychex Accounting Online не предлага по-сложната, текуща функция за банково съгласуване, която Xero и QuickBooks Online Plusdo. Действа подобно на съвместяването на хартия. Трябва да поставите отметка пред всички транзакции на сайта, които се показват на извлечението ви на хартия, плюс да маркирате онлайн транзакциите си на банковото извлечение. Това изглежда като дублирано въвеждане на данни, което онлайн счетоводството е трябвало да избегне.
Логически работен поток
Paychex Accounting Online беше ясно разработена, като се има предвид специалистът, който не е счетоводен. Потребителският му интерфейс е чист и неподправен и използва език, който лаиците биха разбрали. Левият вертикален прозорец съдържа текстови връзки към всеки елемент на сайта. Първо, разбира се, е таблото за управление, което е малко нетипично за този тип уебсайтове. В центъра на екрана, който обикновено съдържа ключови бизнес номера, има два прозореца с раздели: един за въвеждане на доходи и друг за разходи.
Това оформление е подобно на това, което виждате, когато щракнете върху отделните връзки за приходи и разходи, въпреки че таблото за управление не показва историята на транзакциите в долната част на екрана. Вашите бизнес данни в реално време - предимно салда по профила - се показват в десния вертикален прозорец. И няма диаграми или графики.
В лявата вертикална част се показват връзки към други области на сайта. За разлика от онлайн счетоводните решения, които са по-сложни, Paychex Accounting Online е достатъчно неусложнен, че всичко е изписано в този прозорец, дори отделните отчети (които са малко). Кликнете върху връзка и се появява основният работен екран за тази дейност, вместо да представя друго меню от под-връзки.
Връзката с Paychex
Докато конкуриращите се сайтове за онлайн счетоводство бавно изграждаха свои собствени добре интегрирани приложения за заплати, Paychex премина в другата посока. Той изгради ново решение, като улесни интеграцията на Paychex Online Payroll със съществуващата счетоводна услуга Kashoo, както беше споменато по-рано. Въвеждате информация за заплати в приложението Paychex и след това ги импортирате ръчно в счетоводната страна. Поддържат се изчисляване на данък върху заплатите и подаване / плащане. Paychex не публикува цени; по-скоро трябва да поискате оферта.
Paychex Accounting Online не е труден сайт, за да се научи сравнително бързо, но всеки, който е нов в счетоводството, вероятно ще изисква разяснения и помощ, въпреки стандартния английски подход на приложението към потребителския интерфейс - това е само естеството на счетоводния звяр. Сайтът поддържа потребители с разнообразни помощни ресурси, включително видеоклипове, вебинари, онлайн статии, чат и телефон. Мобилният достъп е достъпен и за двете приложения на iOS устройства, но поддръжката на Android е ограничена до самото приложение за заплати.
Хубаво е да видите доставчици на финансови решения, които се обединяват, за да предоставят на бизнеса пакети от приложения, които имат смисъл. Ако вече използвате услугите за заплащане на Paychex и искате да ги омъжите за много основни счетоводни функции с двойно въвеждане, Paychex Accounting Online със сигурност си струва да се обмисли. На този етап обаче, ако вашата компания се нуждае от повече функционалност от офертите за онлайн счетоводство на Paychex, както и от цялостна, гладко интегрирана обработка на заплати, QuickBooks Online Plus, изборът на редактор на PCMag за онлайн счетоводство е по-добър избор.
