Преглед и оценка на офиса на Ooma

Ooma Office започва от $ 69, 99 за един интернет протокол (IP) настолен телефон и $ 19.95 на потребител на месец за достъп до услугата. Като цяло, това е солидна система за бизнес телефон, въпреки че това е друг доставчик, който се стреми към малкия край на клиентския спектър на малкия бизнес. Типичният клиент на Ooma търси повече функционалност, която могат да получат с решение за телефония от нисък клас или с ориентирана към дома VoIP услуга, но не всички от разширените функции, които бихте могли да получите с плейърите от по-висок клас, като например с нашите редактори Победители в избора AT&T Collaborate и RingCentral Office.

Но дори и ако малък бизнес не се нуждае от всички най-новите функции за комуникация и сътрудничество, той все пак може да намери много полза в по-опростения подход на Ooma Office. Работниците може да не изискват неща като запис на разговори, интелигентен скрининг на разговори и видеоконференции, всички предлагани от разширени услуги, като нашите победители в избора на редактора. Ако това е така, тогава организацията вероятно ще се възползва от солидния на Ooma по-основен достъп до възможностите за IP телефония, макар че основната й привлекателност вероятно ще бъде лесната настройка и процесът на закупуване без договор. Въпреки че компанията казва, че Ooma Office може да мащабира до стотици линии, нашето тестване показва, че е най-подходящ за офиси със сравнително малък брой служители, които се нуждаят от собствени разширения.

От предишния ни преглед Ooma направи значителни промени в потребителския си интерфейс (UI) и в част от основния софтуер. Ooma Office сега включва подобрения като виртуален рецепционист, паркиране на обаждания, идентификация на групата на звънене и наблюдение на разширенията за рецепционисти или администратори. Има и функция за домофон, така че можете да дразните няколко души едновременно.

железария

Базовата станция на Ooma по същество е черна кутия, която ви позволява да свързвате аналогови телефонни устройства към услугата Ooma. Ако решите да закупите Ooma с базова станция, тя трябва да бъде свързана към вашата мрежа, която в тестовата мрежа беше комутатор на Gigabit Ethernet в мрежовото ядро ​​на мрежата. Можете да избегнете Базова станция, като просто изберете да използвате IP телефон без Базова станция, тъй като те могат да се свързват директно с Ooma. Все пак в наши дни повечето големи доставчици на облачни телефонни централи не изискват хардуер, различен от настолни телефони, а в повечето случаи дори и тези са незадължителни за организации, които предпочитат служителите си да използват софтуерни телефони или дори собствени мобилни устройства. Това със сигурност е по-евтино в някои случаи, въпреки че може да доведе до собствени главоболия при мобилни управленски функции в по-големите организации.

Независимо от това, като се има предвид простият и малък отпечатък на базовата станция Ooma (4 инча на 4 инча на 1 инч, което е по-малко от повечето четирипортови рутери) и факта, че иначе услугата функционира много подобно на други предложения за облачни телефонни централи, опцията за базова станция все още трябва да е привлекателна за мнозина. Това е особено важно, ако замените стара собствена телефонна система с такава, която има много по-голям отпечатък на хардуера. Едно предимство е, че всяка базова станция на Ooma може да поддържа максимум пет специализирани потребители, въпреки че Ooma Office поддържа до четири базови станции на клиент за общо 20 аналогови потребители. Можете обаче да продължите да добавяте IP телефони извън този номер.

Базова станция Ooma

Тъй като понастоящем услугата Ooma разпознава само четири базови станции на клиент, ще трябва да оцените икономичността и апетита си за управление на множество единици. При моята оценка използвах само една базова станция Ooma. Имайте предвид, че това се отнася само за броя на служителите, които използвате хардуер за телефония, който изисква базова станция, за да видите облачната услуга. Ако използвате IP телефони, този вид хардуер ще се свърже директно към услугата, така че според Ooma няма ограничение за броя на вашите потребители, ако решите да продължите по този път.

Една забележителна характеристика на Ooma Office е безжичното радио DECT 6.0, вградено в базовата станция Ooma. Компанията предлага пакет с две устройства Ooma Linx, които имат аналогови стандартни портове RJ-11 или можете да закупите базовата станция без Linx, ако нямате планове да ги използвате. Чрез включване на периферните устройства на Ooma Linx във всеки електрически контакт, клиентите могат да свържат един аналогов телефон или дори безжични телефонни системи, които поддържат множество телефони, които се свързват към тази линия. Въпреки че не тествахме Linx за тази актуализация, Ooma предостави безжичен телефон Ooma DP1, който работи с Базовата станция. Това е стандартен офис телефон с кабелна слушалка, който се свързва безжично с Базовата станция.

Оома Линкс

Всяка базова станция Ooma ви позволява да свържете до четири устройства Ooma Linx. Ако искате да добавите още, можете да закупите базови станции. Тук ще трябва да направите математиката, за да видите дали икономиката работи за вас. Инсталирането на Linx е тривиална операция, така че наистина става въпрос за вашия бюджет и броя на телефонните разширения, които трябва да свържете.

Базовата станция на Ooma Office се продава за 99, 99 долара от Ooma, въпреки че може да бъде намерена за по-малко от дистрибутори на трети страни, включително Amazon. Устройствата на Linx се продават за $ 49, 99 (или по-малко от Amazon). Тези дистрибутори могат да предлагат различни пакети, включително устройствата Linx или телефона DP1.

Настройвам

В зависимост от това къде купувате хардуера си, трябва да създадете акаунта си на уебсайта на компанията. Първото нещо, което ще забележите, е изборът да влезете в портала за администратори или портала на потребителите. Изберете оранжевия бутон „Активирайте акаунта си“ (вижте Фигура 1).

Фигура 1. За да настроите услугата си, изберете оранжевия бутон „Активирайте акаунта си“ в долната част на влизането в администратора.

Ако купувате вашата екипировка Ooma директно от компанията, акаунтът ви трябва да бъде настроен като част от процеса на продажбите, което означава, че хардуерът трябва да бъде предварително конфигуриран, така че всичко да е плей-плей. Тази опция беше избрана, когато получихме оборудването си от Ooma и навсякъде имаше зелени стикери, които съобщават за този факт. За съжаление, този процес не работи правилно по време на нашето тестване, което изисква известна намеса от екипа за поддръжка на Ooma, за да стартират нещата. Поддръжката на Ooma обаче беше отлична, така че процесът не беше толкова болезнен, колкото можеше да бъде.

Ако всичко работи правилно, просто попълвате полетата в екрана за активиране с основните въпроси, включително идентификатора на базовата станция, които можете да намерите в долната част на устройството (вижте Фигура 2). След това включвате базовата станция и избирате „Отидете на Ooma Office Manager“, което ви насочва към помощника за експресна настройка. След като светлината в долната част на базовата станция стане синя, вие сте свързани. Обикновено отнема по-малко от 5 минути, но ако се изисква надстройка на фърмуера, тогава според компанията може да отнеме до 30 минути.

Фигура 2. Активирайте вашата базова станция, като използвате кода, разположен в долната част на устройството.

Базовата станция Ooma включва Ethernet кабел за свързване към вашия рутер. След като светлината в долната част на базовата станция стане синя, ще разберете, че е свързана с мрежата. Експресната настройка в портала „Администратори“ ви позволява лесно да присвоите потребители на разширения. По време на процеса на настройка на потребителя можете да посочите аналогов телефон, включен в базовата станция, устройството Ooma Linx, мобилно приложение (Android или iOS) и един от IP телефоните, които Ooma предлага. Можете също да зададете разрешения за пренасочване на входящи повиквания към външен номер. Управляващата конзола също така показва възможността на всеки потребител да получава достъп до моста на конферентен сървър и възможност за виртуално изпращане и получаване на факс, предоставена с услугата (вижте Фигура 3).

Фигура 3. Настройка на администратора на всяко потребителско разширение, виртуалния рецепционист, групите звънене и други функции.

В процеса на настройка администраторите могат да създават групи за звънене, като продажби или финанси. Можете да го настроите да има всички разширения в група пръстен едновременно или последователно (вижте Фигура 4). Разширените опции ви позволяват да определите дали да изпратите повикващия към гласова поща или да прехвърлите повикването в друго разширение след определен от администратора брой позвънявания. Определянето на кои разширения да се включи в група с пръстени е интуитивно.

Фигура 4. Настройката на групата на звънене е интуитивна.

Докато Ooma Office поддържа директно вътрешно набиране (DID), за да позволи на служителите да се обаждат помежду си собствени телефонни номера, онези, които се обаждат на основната линия на вашата компания, могат да провеждат своите обаждания, насочени от виртуалния рецепционист (фигура 5). Можете да настроите менюто си за избор, например за достъп до група на звънене (например продажби или финанси), да изберете разширение или да получите достъп до фирмена директория. След като картографирате тези решения, можете да напишете скрипт, който автоматично ще поздрави обаждащите се с опциите на менюто ви.

Виртуалният рецепционист в Ooma Office е синтетично звучащ, но адекватен и ви предлага избор на мъжки или женски глас. Не забравяйте да включите запетаи за паузи в сценария си за по-естествен поздрав. Ако предпочитате вашите обаждащи се да бъдат посрещнати с човешки глас, тогава можете да запишете предварително и да го качите. И в двата случая поздравът за виртуална рецепционистка е лесен за настройка и промяна по всяко време.

Фигура 5. Настройка на виртуална рецепционистка.

Опции за конфигурация

Всяко потребителско разширение включва специален телефонен номер, отделен виртуален факс номер и достъп до сървъра за виртуална конференция. Администраторите могат да определят дали да предоставят на служителите достъп до Virtual Conference Server. Цената от 19, 95 долара на месец на потребител включва също така групите на звънене, виртуален рецепционист и безплатно пренасяне на номера, които можете да инициирате по време на процеса на настройка (фигура 6).

Фигура 6. Пренасянето на съществуващи номера е включено и лесно се извършва чрез процеса на настройка.

Потребителите могат да изберат няколко уникални местни телефонни номера с различни кодове на цена на цена от 9, 95 долара всеки месец. Първоначалната Ви услуга идва с един безплатен 800 номер с 500 входящи минути за разговори на месец и 3, 4 цента в минута след това. Допълнителни безплатни номера се предлагат от $ 9.95, също с 500 безплатни минути и 3.4 цента за допълнителни минути. Всеки потребител може да извършва или да получава обаждания или от IP телефоните на Cisco или Yealink, предлагани от Ooma, аналогови телефони (окабелени или безжични), свързани към Linx или към базовата станция Ooma, и един клиент за мобилен телефон. Въпреки че администраторите могат да предоставят на потребителите достъп до всички тези едновременно, всеки потребител е ограничен до използване на един от всеки тип устройство наведнъж. Това означава, че докато потребителите могат да инсталират приложението Ooma Office на повече от едно устройство (включително мобилните си телефони и таблети), те не могат да ги свързват едновременно.

Услугата обаче предлага пренасочване на обаждане до който и да е наземен или мобилен номер. Също така би било хубаво, ако има приложение за компютри с Mac и Windows, така че хората да могат да използват своите настолни компютри или лаптопи като свой телефон. Уеб клиентът позволява на потребителите да инициират телефонни обаждания, като въвеждат или поставят номера и избират устройството, което да се използва за повикване (Фигура 7).

Фигура 7. Ooma Office няма клиент за Mac или PC, но можете да инициирате обаждания от вашия работен плот, лаптоп или всяко достъпно за интернет устройство.

Потребителски опит

Ако искате вашите потребители да имат IP телефони на бюрата си, тогава можете да изберете от началния, двуредов T21P E2 от Yealink ($ 69, 99) или по-функционалния T23G от Yealink ($ 99, 99), които Ooma предостави за този преглед, T21P E2 има двуредови клавиши за до четири едновременни повиквания и четири меки клавиша, докато T23G може да поддържа три линии и до шест едновременни повиквания.

Ooma предлага и два телефона на Cisco: SPA 303 ($ 109, 99) с три линии и поддръжка за шест едновременни разговори и четири линиите SPA 504G, които могат да обработват до осем едновременни разговора. Ooma предлага и IP9 конферентен телефон на CP920 от Yealink за $ 399.99.

Качеството на тестовия блок Yealink T23G беше адекватно. Ooma DP1 беше телефон от по-висок клас, но трябва да се използва с базовата станция Ooma. Другият телефон, който използвахме при тестване, беше евтин аналогов телефон Vtech CD-1103 (7, 98 долара в Walmart), който бихте използвали, за да кажете на служител, че трябва да започне работа по автобиографията си. Странно е, че именно Vtech е имал най-доброто качество на звука на групата.

Едно ограничение на избора на телефон е, че трябва да получите телефоните си от Ooma на дистрибутор, който е конфигурирал телефоните специално за Ooma. Не можете просто да добавите SIP телефони, които може би вече имате на разположение или които получавате другаде в мрежата на Ooma.

Подобно на много облачни PBX услуги днес, потребителите, които не изискват настолен телефон, могат да използват всички възможности в Ooma Office на своите мобилни телефони с мобилното приложение Ooma и много от възможностите на своите аналогови телефони.

Основни функции

В допълнение към вече отбелязаните функции, Ooma Office предлага музика на задържане, прехвърляне на повиквания, набиране на разширение по разширение, отчети за обаждания и възможност за създаване на правила за маршрутизиране на разговори въз основа на определено работно време. Въпреки че липсват допълнителни функции, които предлагат неговите конкуренти - често на по-висока цена - изглежда, че ограничените опции се превръщат в по-малко потенциални проблеми на дрънкащите клиенти. Може би затова Ooma Office наскоро оглави наградите за бизнес избор на PCMag.

Ooma не е аналогична, че неговата облачна централа е предназначена за най-малките малки предприятия. Въпреки това, компанията закупи Voxter през 2018 г., който предлага обединени комуникации като услуга (UCaaS), които са по-фокусирани върху корпоративните потребители. В резултат Ooma преименува своята Ooma Office група "Ooma Business", която ще се състои от двете предложения (компанията също има жилищни комуникации и бизнес линии за домашна сигурност).

Като цяло, това, което липсва на услугата Ooma Office от нисък клас в pizzazz, компанията компенсира с практична телефонна услуга, насочена директно към по-малки предприятия. Ако търсите основно решение, тогава Ooma е солидна опция, особено след като не изисква договор. Ако просто влизате в облачни централи, Ooma е доста безопасна първа стъпка.