Преглед и оценка на управление на договори

Onit Contract Management започва от 3000 долара на месец и е по-малко самостоятелно решение, отколкото едно парче от много по-голяма екосистема за приложение на Onit, която обхваща не само управление на договори, но и управление на бизнес процеси (BPM), продажби, човешки ресурси (HR), съответствие, IT и други. Клиентите работят в тази рамка чрез Onit App Builder, което по същество позволява на клиентите да изграждат персонализируеми работни потоци във всички бизнес процеси, които искат. Това е много мощна концепция, ако клиентите обхващат цялата платформа. Само за управление на договорите обаче той е малко по-сложен от по-голямата част от конкуренцията и определено по-скъп, което е това, което го държи зад победителите от нашия избор на редактори в тази категория, Agiloft и Updraft. Ако обаче търсите гъвкава платформа с цялостно отчитане, която умело да управлява договорите и има повече от достатъчно място за разширяване в цялата ви организация, тогава Onit е решил задачата.

Цени и интеграции

Ценовите решения на Onit за управление на договори започват от 3000 долара на месец, но компанията заяви, че ценообразуването зависи изцяло от конфигурацията. Цените на Onit могат да се колебаят въз основа на сложността на работния процес и други фактори. Но решението се оскъпява чрез използване на абонаментен модел без ограничения за потребители или лицензи. Абонаментните такси включват поддръжка, поддръжка и надграждане на софтуера.

Интеграциите на Onit се предлагат и по поръчка, но платформата поддържа стандартна методология за разработване и предоставяне на точки за интеграция в зависимост от спецификациите на клиента. Стандартните интерфейси на Onit се състоят от SFTP / FTP и HTTPS, както и SOAP и REST приложен програмен интерфейс (API) - ниво интеграции. Onit се интегрира с DocuSign, Adobe Sign и Hello Sign за функционалност на eSignature.

В зависимост от изискванията на клиента, Onit заяви, че компанията е изградила SOAP интеграции за платформи, включително IBM Emptoris и OpenText, REST интеграции с API на Google и базирани на файлове интеграции с протоколи и услуги, вариращи от Active Directory (AD) и SharePoint до SAP, Workday и интеграция на ниво SQL с Tableau, наред с други услуги. Onit също поддържа протоколи за сигурност, включително SAML 2.0 с едно подписване (SSO) и OAuth 2.0 удостоверяване.

Управление на жизнения цикъл на договора

Onit използва подход, базиран на клиенти, като използва Onit App Builder, за да персонализира опита на организацията около корпоративните и ведомствените нужди. Таблото за управление по подразбиране за управление на договори и за преглед и одобрение на договори не се е променило много след първоначалния ни преглед, поставяйки линеен календар на договорната дейност, базиран на времева линия, за да се проследи състоянието на договорите в системата.

По подразбиране оформлението на Onit интерфейса е сиво и подобно на Microsoft Excel, но основното табло се появява с цвят по хронологичния изглед на хронологията. Джаджите за интерактивни отчети по-долу показват бързи витрини на брояч с номер на изтичане и одобрение на договора и разбивки на типове договори, стойност и брой на договорите във всяка фаза от жизнения цикъл в пай, барове и линейни графики. Вместо да поставя данните за отчитане и анализи в отделен раздел, както при Agiloft и Concord, Onit централизира данните за отчитане като първото нещо, което виждате, когато влизате в системата. Това ви пречи да се налага да комбинирате изморително чрез бази данни или имейл вериги за данните имаш нужда. Въпреки че не са толкова много опции за персонализиране на отчитане, като показатели за ROI, специфични за отдела, както са открити в Coupa Contract Management Life management, интерактивните отчети са добре проектирани и джаджите и полетата на таблото за влачене и пускане са напълно адаптивни.

Менюто за навигация вляво включва и по-задълбочена страница с отчети. Това е мястото, където можете да създавате ad hoc отчети, филтрирани по групи, фаза, тип договор и т.н. Те могат да бъдат запазени като това, което Onit обозначава като запазени „изгледи“, достъпни от менюто и изпратени като седмични отчети или в персонализиран период от време или изнесени като файлове на Microsoft Excel. Прегледите също могат да се задават на ведомствено и лично ниво, така че показателите и изгледите на таблото за управление на генералния съветник биха се различавали от ръководството, например.

За да започнете действителния процес на приемане на договор, просто натиснете големия бутон плюс (+) в горната дясна част на интерфейса до лентата за търсене. От тук виждате адаптивен списък от опции въз основа на видовете договори и заявки, обработвани от вашия отдел. Имах възможността да изпратя ново искане за правни услуги, нов преглед на договора, формуляр за администриране на договор, стандартен договор за неразгласяване (NDA) или поверително споразумение за разкриване на информация (CDA).

Формата, която виждате е изцяло приспособима, но може да бъде стандартизирана като основен шаблон за различни видове договори. За да вляза в нов формуляр за преглед и одобрение на договора, въведох името и датата на договора, отдела, с който е свързан, заедно с вида на договора, размера, срока на годност и бележките. Тогава имах възможността да въведа информация за други страни, свързани с документа и да кача действителния файл на договора. Onit не прави авторизиране на договори в рамките на платформата; той е фокусиран лазерно върху тръбопровода за жизнения цикъл на договора, като се започне от заявка за договор и се извърши хронологично чрез бизнес одобрение, правен и финансов преглед, подписване и изпълнение.

Най-динамичната част от този процес е сътрудничеството и договарянето, активирано от цялата вградена функционалност, налична във всеки файл на договора. Нови договори и заявки се добавят към главния хранилище на договори, достъпен от менюто отляво. Както менюто отчети, така и хранилището на договора могат да бъдат конфигурирани с неограничени персонализирани изгледи. Например, можете да продължите да сключвате договори от конкретен доставчик или трета страна, по вид или отдел на договора или дори чрез по-сложен изглед, като например „Всички NDA в юридически“.

Когато щракнете върху договор, виждате отгоре тръбопровода за одобрение, като иконите показват на какъв етап от процеса всеки договор се намира в момента. Отляво можете да разгледате основни подробности за договора, заедно с показатели за жизнения цикъл, включително колко дълго договор чака одобрение на бизнеса, правен преглед или финансов преглед, дали договорът не е подписан и т.н. вграден модул за сътрудничество с възможност за публикуване на коментари, връзки и прикачени файлове като договор се договаря. Друга изящна функция е уникален имейл адрес, генериран автоматично за всеки договор, който може да се използва за всякаква кореспонденция и преговори, които се случват по отношение на договора, който е извън системата Onit.

Най-важното е, че в дясната част на всяка страница на договора има панел с опции, който ви позволява да актуализирате текущото състояние на жизнения цикъл на договора (автоматично се отразява в изглед на горната времева линия) и опции за въвеждане на договори за преговори с конкретни потребители в рамките на договора файл. Onit също ви дава динамичната способност да възлагате задачи в тази среда и да свързвате договори и задачи с по-големи проекти. Панелът също така ви предлага опции за добавяне на нови участници, добавяне на бележки при договаряне на договор и преглед на пълната история на одитните пътеки на действията на потребителите, редакции на договори и преговори, фазови промени, изпратени имейли и други.

Единствено Concord предостави това ниво на вградена колаборация, одитност и управление на задачите на платформите, които тествахме по време на този кръг, а не с нивото на естествена промяна на фазите и преговори, открити в Onit. Този интерфейс създава неутрален портал за представители, които да обсъждат споразумения, да споделят промени в червена линия и да актуализират фази, докато изпълним споразумение е готово за подписване. ContractWorks ви предоставя подобен изглед отгоре надолу за проследяване на жизнения цикъл на документа на договора, но без добавения компонент за сътрудничество и договаряне, който Onit предоставя за решаване на целия работен процес в споделен портал.

И накрая, когато договорът е готов за подписване и фазата се актуализира до „Готов за подпис“, Onit ви позволява да влачите и пускате полета за подпис в документа - синхронизиран с DocuSign, Adobe Sign или Hello Sign - и изпращате договора до доставчиците на електронно подписване Можете да настроите автоматизиран работен процес за одобрение на договора, който насочва договор от една страна към друга за подписване. И след като договорът е подписан чрез доставчици на eSignature на трети страни, Onit автоматично прехвърля договора във фаза „Изпълнен“, назначава дата на изпълнение и пуска подписания PDF файл в полето Изпълнен договор. От тук успях да щракна в PDF файла и да превъртя, за да видя подписаните полета в различни точки от целия договор.

Динамична платформа за изпълнение на договор

Onit не е евтин в сравнение с повечето други продукти, тествани в тази група. Но той има най-добрите функции за съвместен жизнен цикъл на договора, договаряне и управление, с подробен контрол в работния процес от край до край. Изборът на редакторите Agiloft победи в персонализирането и отчитането, докато Concord ви предоставя по-просто потребителско изживяване с мощни възможности за създаване на договори. Въпреки това, за предприятията, които търсят платформа, готова за предприятия, която може да се справи с многостранни преговори и да поеме договор от заявка и одобрение през целия процес до подписване и изпълнение - и всичко това в рамките на централизирано преживяване - Onit е мечта на мениджъра на жизнения цикъл на договора.