Mitratech получава договори за преглед и оценка

Бързата навигация между разделите и цветовите разлики между разделите са добре дошли за по-големите компании или за тези с множество договори. За тези, които ще управляват само ограничен брой договори, броят на раздели може да изглежда прекомерен. В този случай човек може да избере по-опростен дизайн, като тези, предлагани от Асистент за софтуерен договор по Blueridge Software.

GCD има много опции за персонализиране във всеки раздел. Потребителите могат да филтрират и групират договорите, документите, папките и плейърите чрез падащите менюта. Потребителите също могат да пренареждат колоните, които се показват. Тази персонализация обаче идва на цената на простотата. Всички падащи менюта, раздели и бутони по целия екран могат да се почувстват заети в сравнение с чистотата на програми като SecureDocs ContractWorks - която предлага по-малко незабавни персонализации, но осигурява по-малко сложен интерфейс.

Първи настройки

Когато потребителите за първи път навигират през GCD, прозорците за въвеждане се появяват при отваряне на нов раздел. Информацията е особено полезна, тъй като не само обяснява практическите неща, които могат да бъдат направени в тази конкретна област, но и теорията зад този раздел. Например, когато потребителите кликнат върху раздела Папки, GCD информира потребителя, че „папка в GCD съответства на физическа папка или свързващо вещество“ и показва на потребителя как да направи нова папка.

Тези полезни изскачащи прозорци идват за сметка на по-обширно Ръководство за потребителя, като стъпка по стъпка инструкциите, които са достъпни от Assistant Assistant - или видео уроците, които са достъпни от ContractWorks и Contract Insight. Въпреки това, има функция "Попитайте GCD" за всички въпроси, които потребителите могат да имат, на които мини-ръководствата не са отговорили.

Добавянето на нови договори, документи, плейъри, папки и други елементи на GCD е лесно. Бутоните Добавяне са достъпни от всяка страница на тънка сива лента, която преминава в горната част на работното пространство. Тези бутони направиха първоначалната ми настройка бърза и безболезнена, което ми позволи да добавя множество папки и да ги запълня с договори за минути. Околните бутони за бързо добавяне са функции за търсене и известяване на имейл съобщения за лесен достъп.

Един уникален аспект на GCD е, че той прави разлика между това, което нарича Договори и Документи. GCD първоначално определя договорите като финализирани правни споразумения, които могат да съответстват на документ, много документи или изобщо никакви. Потребителите могат да добавят Документи на един или повече етапи по време на процеса на договаряне, включително нови версии, когато станат достъпни. Когато (и ако) документът стане договор, той може да бъде променен с щракване на квадратче за отметка.

Действията и сигналите, механизмите, чрез които потребителите се предпазват от липсващи важни събития по договора, също са лесни за създаване. Сигналите са прикрепени към договори или документи и са лесно адаптивни. Сигналите могат да бъдат конфигурирани така, че да седят на таблата на потребителите, да изпращат известия по имейл, да прикачват документи и да включват специален текст. Сигналите могат да бъдат създадени въз основа на датата на изтичане, крайната дата или на всяка дата, която потребителят желае. Отне ми около 30 секунди, за да настроя първото си предупреждение, без почти никакви инструкции. Действията са задачи или задачи за определен потребител или група потребители, които също лесно се създават.

По отношение на персонализирането, всички полета за въвеждане на данни са адаптивни. Не се изисква ИТ обучение или знания. Успях бързо да добавя и пренареждам полета по мой вкус. Всеки текстови полета, падащи менюта и квадратчета за отметка отнемаха само моменти. Календарът осигурява добра визуална информация за тези, които предпочитат традиционен стил на календара. Тя може да бъде персонализирана да включва само информация, свързана с даден договор, а събитията му могат да се свързват с договорите, документите и действията за бърза навигация.

Търсене и отчитане

GCD генерира отчети въз основа на информацията, която в момента се преглежда от потребителя. Тъй като потребителят може да филтрира и пренарежда цялата видима информация, потребителят може да създаде отчета с пълен контрол. Едно ограничение обаче е, че отчетите могат да бъдат експортирани само в Excel, въпреки че процесът може да се извърши с натискането на един бутон.

GCD има много здрава функция за търсене, в която могат да се търсят всички въведени от потребителя полета с данни и текст на документа. Едно ограничение на GCD е, че резултатите от търсенето не могат да бъдат експортирани, както в Agiloft. Освен това има редица функции, които отличават GCD от другите системи за управление на договори. Една полезна възможност е интеграцията на GCD с Microsoft Word и Outlook. Добавката към Word позволява на потребителите да отварят документи директно в Word, да редактират или modigy, след това да записват от Word директно в GCD. Има подобен плъгин за Outlook, който позволява на потребителите да интегрират GCD в съществуващия имейл, вместо да се опитват да въвеждат дискусия от имейл и в системата за управление на договори, както бихте намерили в записа Onit.

Някои други интересни функции са бутон за изтегляне, който позволява на потребителите да грабват най-новата версия на всички изброени документи или договори, преглед на функциите на PDF или Word версии, качени в GCD (които са напълно търсени и позволяват на потребителите да виждат документите, без да изтеглят файла) и възможност за изпращане на имейли директно от GCD.

Като цяло GCD е изключително лесен за научаване и конфигуриране. Той се интегрира в приложения, които вашите потребители вероятно вече имат (като Microsoft Word, Excel и Outlook) и позволява широко персонализиране. Търсенето и отчитането е лесно, както и добавянето на нови договори, документи и извършването на действия на работния процес. В GCD има много малко грешки, поради което GCD е един от двамата победители в избора на PCMag редактори в тази група.