Онлайн преглед и рейтинг на Microsoft sharepoint

Първи стъпки с SharePoint Online

Лесно е да се регистрирате с Microsoft SharePoint Online. Просто изберете план и посочете вашето име, имейл, телефонен номер, фирма и адрес. След това създайте потребителски идентификатор, парола и уникален URL адрес (напр. Yourname.onmicrosoft.com). След това проверете дали не сте робот, като въведете код, който ще ви бъде изпратен чрез текстово или телефонно обаждане. И накрая, въведете данните си за плащане и изберете дали да плащате месечно или годишно. Информацията за плащане не се изисква, ако изберете безплатна пробна версия.

Ако това е първият ви опит с Office 365, тогава може да срещнете малко претоварване с информация при първото си влизане. Ако сте се регистрирали за безплатната пробна версия на Microsoft Office 365 Enterprise E3, таблото ви за управление ще включва над дузина свързани плочки към различни програми и функции на Microsoft, включени в Enterprise E3 ниво. Една от тези плочки е Microsoft SharePoint Online. Освен това можете да получите достъп до административните аспекти на Microsoft SharePoint Online от модула администратор, като използвате менюто Администриране от лявата страна.

Microsoft SharePoint Online позволява на потребителите да създават отделни сайтове като организация и организация за управление. Всеки сайт на SharePoint може да има собствена библиотека с документи, тетрадки, сигурност и дизайн. В допълнение, сайтовете могат да бъдат организирани като самостоятелни сайтове или в йерархия чрез използването на поддиви. Когато създавате сайт, ще бъдете подканени да изберете между екипен сайт или сайт за комуникация. Екипните сайтове са традиционните сайтове на SharePoint, предназначени за сътрудничество в рамките на организация, особено когато значителен процент от потребителите ще бъдат включени в управлението на документи. Комуникационните сайтове са полезни за сценарии, при които отделен или малка група създава съдържание, което да бъде консумирано от по-голяма група потребители; мислете за това като за кръстоска между библиотека с документи и блог. И двете опции на сайта могат да се използват за споделяне на документи и са силно адаптивни.

Екипните сайтове в Microsoft SharePoint Online са гъвкави, при условие че някой е готов да се ориентира в кривата на обучение. Библиотеката с документи на сайта например може да бъде конфигурирана с множество полета за метаданни, които могат да се използват за редица различни функции. Изгледът на документ може да бъде персонализиран, за да показва конкретни полета, които да използвате за търсене и сортиране. Изгледът също може да бъде филтриран, за да показва само документи със съвпадащи метаданни, което ще ви позволи да създадете множество изгледи, всеки персонализиран да показва конкретен набор от документи.

Библиотеките на документи на SharePoint Online могат да бъдат синхронизирани с вашия компютър или мобилно устройство, като се използва клиентът Microsoft OneDrive. Потребителите на работния плот могат просто да кликнат върху бутона Sync в библиотеката с документи, за да конфигурират връзката (или да изтеглят софтуера). Нови файлове могат да се добавят в библиотеката с документи чрез плъзгане и пускане, копиране на файлове в синхронизирана папка на вашия работен плот или чрез използване на различни приложения на Office на работен плот или мобилни устройства. Едното почукване срещу Microsoft SharePoint Online в продължение на много години се дължеше на непредсказуемостта на клиента за синхронизиране на OneDrive. Оттогава Microsoft пусна нов клиент OneDrive, който изглежда върши много по-добра работа за синхронизиране на вашите файлове.

Споделяне на документи и сътрудничество

В основата си Microsoft SharePoint Online е платформа за управление на документи. В допълнение към основните възможности за управление на документи, като качване и изтегляне на файлове, редактиране и споделяне, Microsoft SharePoint Online също обработва проследяването на промените. Воденето на дневник за това, кой е направил редакции и ви позволява да изтеглите предишни издания на вашия документ, за да прегледате промените или да се върнете към предишна редакция, предоставя доста голяма гъвкавост на Microsoft SharePoint Online. Потребителите могат също да конфигурират сигнали за библиотека с документи, за да получават известие, когато са направени промени. Документите могат да бъдат проверени, за да се предотвратят проблеми с множество хора, които редактират един и същ файл, въпреки че съвместното авторство (множество потребители редактират един и същ файл едновременно) също се поддържа за съвременни документи на Office, като се предполага, че всички потребители използват Office 2010 или по-нова версия.

Microsoft предлага някои сравнително добри функции за сигурност и съответствие в Office 365, много от които могат да се възползват от Microsoft SharePoint Online. Повечето други пакети за управление на документи от бизнес клас, като Ascensio System OnlyOffice, предлагат основни функции за защита, като разрешения и проследяване на одита. Microsoft SharePoint Online също поддържа тези функции, но също така включва функции с порядък над конкуренцията. За начало можете да създадете правила, които да обработват неща като етикети на документи, предотвратяване на загуба на данни, задържане на документи и достъп до надзор. Етикетите на документите се използват за идентифициране на документи, които може да имат чувствителни данни, като кредитни карти, социалноосигурителни номера или данни за клиенти.

SharePoint предлага инструменти не само да създават и управляват тези етикети, но да ги прилагат към съществуващи документи (или дори имейли, ако използвате пълен пакет Office 365) въз основа на съдържанието на документа. Налични са подобни инструменти за предотвратяване на загубата на данни, като например предотвратяване на споделяне на документи, съдържащи чувствителна информация, извън вашата организация. Налични са и инструменти за управление на задържането на документи, както за предотвратяване на трайно изтриване на документи, така и за налагане на архивиране или премахване след определен период от време. В много от тези случаи Microsoft предлага предварително определен набор от филтри, създадени да улесняват спазването на разпоредбите в различни страни, включително Закона за преносимостта и отчетността на здравното осигуряване (HIPAA) и съответните наредби. Можете също да конфигурирате приложение за политика, като използвате думите за търсене. Тези правила могат да се прилагат в Microsoft SharePoint Online или към отделни сайтове.

Регистрирането на одит може да се използва за проследяване на дейности на потребителско ниво или административни промени. След като регистрирането е активирано, можете да търсите в журнала за одит за конкретни действия, потребители, времеви прозорци или думи за търсене, за да фокусирате изгледа си. Една характеристика, спомената по-рано, eDiscovery, е изчерпателен инструмент за намиране на документи, свързани с конкретна тема, като правен иск. С помощта на eDiscovery можете да намерите документи, които са в обхвата на призовка или друга заявка за информация, да защитите съответните документи, като задържате тях, или дори да експортирате съответните файлове, за да се съобразите със заявката.

Ако тези функции за сигурност звучат плашещо, тогава знайте, че те са напълно незадължителни и няма да ви пречат, ако решите да ги игнорирате. Предлагат се и по-стандартни опции за защита, като например групови или потребителски разрешения. Можете също да конфигурирате как работи споделянето на файлове извън вашата организация, като споделяне само на удостоверени потребители, задаване на срокове за изтичане на анонимен достъп или използвайки групи за управление на тези, които могат да споделят документи външно. Можете също да конфигурирате връзки за споделяне, за да осигурите достъп само до четене до вашите документи.

Гъвкав и разтегателен работен процес

Microsoft SharePoint от известно време поддържа създаването на работен процес и SharePoint Online не е изключение. Докато повечето системи за управление на документи с модул на работния процес поддържат основни задачи за управление на документи, като например маршрутизиране на преглед или заявки за подпис, Microsoft SharePoint Online плътно се интегрира с Microsoft Flow, инструмент за създаване на работни процеси между различни платформи. С помощта на Flow можете да изпращате заявки за одобрение, когато документите се зареждат в библиотека, да се интегрирате с Microsoft Forms, за да насочите информация към съответния контакт или да свържете библиотека с документи с платформа за съхранение в облак на трети страни, като DropBox Business или Google Drive за Work. Microsoft предлага над сто шаблона Flow или можете да превъртите свои.

Друга област, която Microsoft настоява като точка за интеграция в тяхната цялостна платформа за управление на информация, е Microsoft PowerApps. Намерението зад PowerApps е, че потребителите могат много лесно (в относително отношение) да създадат приложение, което може да улавя и съхранява данни в Microsoft SharePoint (дори използвайки Flow). Тези PowerApps могат да бъдат изброени в магазина на Microsoft и да се използват за вътрешни бизнес процеси или като портали, насочени към клиента.

Говорейки за приложения, дългогодишната връзка на Microsoft с разработчиците означава, че каталогът на приложения на Microsoft SharePoint е пълен с приложения, които можете да интегрирате във вашите сайтове на Microsoft SharePoint. Тези приложения се предлагат в платени и безплатни опции, но трябва да сте наясно, че дори безплатните приложения идват с цена. Разрешенията за приложение на Microsoft SharePoint приличат много на вашето мобилно устройство и всяко приложение включва списък с неща, които приложението ще може да прави с вашите документи и данни, така че с тях трябва да се работи с подходяща грижа. При правилните обстоятелства приложенията на Microsoft SharePoint могат да добавят функционалност като подобрени възможности за уведомяване, допълнителни опции на календара, интеграция в други услуги и множество други опции.

SharePoint Online е мощна платформа

Репутацията на Microsoft SharePoint за това, че е трудно да се управлява или дори да се използва, е резултат от фокуса му върху функции над използваемостта. С увеличения фокус на Microsoft да направи Office 365 и различните му компоненти достъпни за администратори на непълно работно време (по-специално онези, които влизат в ролята на необходимост), Microsoft SharePoint Online е разкритие по отношение на предлагането на разширени функции, които се харесват на бизнес клиентите, без да доставят решение е толкова сложно, че не може да се използва от по-малки IT магазини. За да бъдем справедливи, все още има някои тънкости в управлението на Microsoft SharePoint, включително множество локации за административни настройки. Но повечето от функциите са много по-лесни за конфигуриране, отколкото досега.

Цените на Office 365 на Microsoft са агресивни и Microsoft SharePoint Online може да се предлага за много разумни $ 5 на потребител на месец. Но това е все още далеч от цените на $ 1 на потребител на месец, които можете да получите от конкурентната система Ascensio OnlyOffice, другият ни избор на редактор. Все пак, базирайки се на новия си фокус за лесно използване, модерните функции за сътрудничество и сигурност, предлагани с Flow, eDiscovery и голямото разнообразие от конфигурируеми политики за управление, Microsoft SharePoint Online лесно печели една от нашите награди за избор на редактор в управлението на документи. категория.