Преглед и рейтинг на Mavenlink

Един от най-добрите начини да извлечете екипите на проекти от имейл и да влезете в пространство, където реалната работа може да се свърши по-ефективно, е използването на онлайн инструмент за сътрудничество, който централизира задачите, комуникацията и управлението на работния процес. От тази гледна точка Mavenlink (39 долара на потребител на месец) е проста услуга, която комбинира добри нива на разрешения, много професионален потребителски интерфейс (UI) и няколко нива на обслужване. Настройката е бърза, но няма най-лесната навигация.

Освен сътрудничеството, тези видове инструменти обикновено добавят няколко други видове силози, за да разгърнат своите предложения. Mavenlink не е изключение, като се фокусира върху управлението на проекти (PM) и проследяването на времето. Въпреки че Mavenlink е достоен избор за онлайн PM, той не побеждава двата препоръчани редактора на PCMag в тази категория, проекти за работа в екип и Zoho проекти - и двамата предлагат на малкия бизнес малко повече по отношение на функции и стойност. Подобно на страницата за проследяване на времето Mavenlink е способно решение, но цената и характеристиките му не съвпадат напълно с нашия избор на редактор в тази категория, TSheets.

Друг инструмент за управление на работата спечели избора на редактора на PCMag, въпреки че е по-подходящ за средни размери на големи организации, които искат напълно да променят начина си на работа. LiquidPlanner е фантастичен вариант, но той изисква пълен вход и много обучение, за да извлече напълно ползите от него.

Цени и планове

Mavenlink предлага четири нива на платена услуга, плюс безплатно ниво, което е леко трудно да се намери. Можете да изпробвате всеки от платените видове сметки за 10 дни, без да се изисква кредитна карта. Безплатният план Mavenlink ви позволява да управлявате неограничен брой проекти с неограничен брой съотборници, но получавате само 500 мегабайта (MB) място за съхранение.

Сред платените акаунти на Mavenlink са Mavenlink Teams, Professional, Premier и Enterprise. За всеки тип акаунт можете да поканите външни сътрудници да имат ограничен достъп до вашия Mavenlink акаунт, което ви позволява например да споделяте напредъка на проекта с клиентите.

Акаунтът на Teams ви предоставя 10 GB място за съхранение и всички основни инструменти за сътрудничество и PM, с няколко изключения. Не получавате обаче инструменти за управление на портфейли или промяна на заявки. Освен това не получавате инструменти за счетоводство, планиране на ресурси или бизнес разузнаване. Цената за план на екипите е 19 долара на месец за до петима потребители, когато се плащат годишно, което излиза на 228 долара. Не забравяйте, че това е цената за петима души. За да добавите още потребители след първите пет, ще плащате допълнителни $ 4 на потребител на месец, което излиза на допълнително $ 48 на човек, въз основа на заплащане за услуга на стойност една година предварително.

Mavenlink Professional включва 50 GB памет и добавя още няколко функции, но струва много повече. С този слой получавате инструменти за счетоводство на проекти, което означава проследяване на времето и разходите, както и инструменти за бюджетиране на проекти, плюс инструменти за управление на заявките за промяна. Професионалният план струва $ 39 на потребител на месец с годишен договор и без опция за месец. Така че гледате 348 долара на човек за годината. Това може да се скъпи доста бързо.

Mavenlink казва, че Premier е най-популярното ниво на обслужване и предлага много съхранение (100 GB) и допълнителни функции, включително проследяване на време и разходи, фактуриране, тарифни карти, бюджети на проекти и проследяване на маржа, планиране на ресурси, анализи и използване - и свързани с ресурсите отчети в инструмента за бизнес разузнаване Mavenlink, Insights, който предлага 40 предварително изградени отчета и персонализирани отчети. Нивото на Enterprise предлага 1 TB съхранение плюс разширени услуги, като анализи в реално време и персонализирани инструменти за отчитане. Нито един от тези нива на обслужване няма ценови листи; трябва да се свържете с компанията за оферта. Premier и Enterprise варират от $ 59 - $ 79 на потребител на месец, в зависимост от това дали потребителите избират функцията Insights and Proofing, която ви позволява да коментирате проекти и да предоставяте обратна връзка. Mavenlink беше малко неясен по отношение на това как функциите Insights and Proofing влияят на цените в този диапазон.

За сравнение всеки проект за работа в екип и Zoho проекти струват около 600 долара годишно за неограничен брой потребители. План на Mavenlink Professional за 10 потребители ще струва $ 3, 480 за годината. Тези прогнози се базират на план за проекти за работа в екип от 49 долара на месец, който включва подкрепа за до 40 проекта и 20 GB пространство, и план на Zoho Projects за 50 долара на месец, който позволява 50 проекта и се предлага с 15 GB на място за съхранение. В зависимост от размера и нуждите на малък бизнес, Zoho проекти и проекти за работа в екип могат да предложат най-добрата стойност.

Няколко услуги, които таксуват на потребител на месец, са Volerro (7, 99 долара на потребител на месец за плана му за бизнес екипи), LiquidPlanner (45 долара на потребител на месец с минимум 5 потребители), Comindware Projects (28, 49 долара на потребител на месец) и Лесни проекти ($ 24 на потребител на месец). Често структурата на таксите на потребител на месец е показател, че инструментът е по-подходящ за по-големи предприятия и предприятия, отколкото за малки или микро предприятия.

Щастливи сме, че Mavenlink предлага наистина безплатен акаунт, който можете да използвате за неограничен период от време, само за да се запознаете с основната услуга и потребителския интерфейс. Няколко други онлайн PM услуги все още предлагат безплатни акаунти също. Те включват Volerro, Проекти за работа в екип, Zoho проекти, ProofHub и Wrike. Всички те също имат ограничения. С Volerro можете да управлявате само три проекта или 100 MB съхранени файлове, на който и таван да ударите първо. Проектите за работа в екип поддържат само два проекта безплатно, докато Zoho Projects и ProofHub поддържат само един. Wrike поддържа неограничен брой проекти и петима потребители в своя безплатен план, но нарязва функциите, така че да не получавате подзадачи, графики, графики на Гант или дори табла за управление. Basecamp, веднъж лидер в безплатния премиер, вече няма безплатен план, освен ако не сте учител или имате акаунт в Basecamp Classic, като в този случай сте се събрали в него, но сте заседнали в стария потребителски интерфейс без достъп до нови функции.

Приготвяме се да започнем

Mavenlink работи като повечето традиционни PM услуги. Той е онлайн и се актуализира в реално време, така че ще се нуждаете от интернет връзка, когато го използвате. За начало създадохме няколко демонстрационни проекта и превърнахме един от тях в шаблон, за да можем отново да използваме основната му структура.

За всеки проект Mavenlink ви позволява да решите дали проектът е за доставчика или клиента. Можете също да коригирате видимостта, за да направите проект отворен за всички в рамките на вашата организация, за да се присъедините, отворен само за тези с права на администратор или частен и достъпен само за тези, които поканите да се присъедините към него. По същия начин, дискусиите могат да бъдат настроени да бъдат отворени или частни.

Интерфейсът на Mavenlink е доста ясен и ясен. Сблъскахме се с някои опити и грешки в измислянето как да се присъединим към проект, който е отворен за всички. Когато поканите хората да се присъединят към проект, те получават покана по имейл и в крайна сметка научихме, че най-добрият начин да се присъедините към проект е просто да кликнете върху връзката в имейла. Просто разузнаването вътре в Mavenlink, за да намери проекта, към който трябваше да се присъединим, не ни помогна. Без покана по имейл за присъединяване към проект, клиентският изглед е празен. Въпреки че списъкът с проекти беше празен в изгледа на служителите, видяхме пълен списък с проекти в администраторския акаунт.

Mavenlink изглежда сериозно. Това е далеч от натоварената със стикер, цветно кодирана бонанса на Trello, лек инструмент в стил Kanban за управление на работата. Все пак получавате някакво цветно кодиране до проекти с цвят на синьо по подразбиране. Можете да маркирате проектите като активни, изпратени, преглед на нуждите или задържан.

След като започнете да възлагате задачи на хора, да планирате срокове и основни етапи и да качвате файлове във вашия проект в Mavenlink, можете да разгледате проекта си в няколко различни изгледа, като изглед на Track Task или изглед на диаграма на Гант. Всеки проект има и емисия за активност, в която можете да видите всеки детайл за проекта, какъвто се проявява, както и емисия за дейности във всички проекти, към които сте прикачени. Емисия за дейности позволява @ споменавания, което означава, че можете да насочвате колегите към проекти и задачи. Емисия за активност позволява изпуснати файлове от Google Drive и функционалност за одобрение за заявки, свързани с време и разходи.

Към всяка задача можете да добавите голяма част от детайлите, като правоприемник, краен срок, маркери, подзадачи и дори контролен списък. Удобната лента със задачи от дясната страна на изгледа „Дейност“ ви позволява да виждате задачи на всеки или само задачи, възложени ви. За да получите по-усъвършенствано филтриране, като например да видите само задачи, зададени на конкретен човек, които са завършени, ще преминете към пълния изглед на Track Task Tracker.

По-дълбоки функции

Mavenlink изглежда добре подходящ за по-големи организации и предприятия, защото потребителите могат да имат различни роли с различни разрешения. Такива специфични разрешения не са често необходими в много малки предприятия. Опциите за разрешения за проекти включват администратор, ръководител на проекти, създател на проект и сътрудник (няма да ви отегчаваме твърде много с всички подробности за разрешенията).

Например, ръководителят на проекта може да насочва финансови проекти, да създава проекти и да си сътрудничи с проекти, но не може да управлява членове на акаунта, да редактира информация за фактуриране, да редактира данни и планове за акаунта или да променя персонализирана марка. Колабораторът може да сътрудничи само по проекта и не може да докосва нищо друго.

Харесваме нивата на разрешения, защото те вършат чудесна работа, като помагат на бизнеса да управлява достъпа, без да се прекарва зад борда. Настройването на разрешения е интуитивен процес. След като изберете роли като администратор или водещ проект, X и отметките ще се покажат до функции, за да покажат какво е активирано за конкретен потребител. За да прегледате отчетите за аналитика, се нуждаете от достъп за нивото на преглед на отчети и нагоре. Има достатъчно възможности, но те не са преодолими. Някои предприятия може да се нуждаят от високо ниво на подробности за разрешенията, а за тези организации бихме препоръчали Workfront. В Workfront, в зависимост от вашата роля, можете дори да видите напълно различен потребителски интерфейс от този, който виждат другите потребители.

Отлична функция в Mavenlink се нарича Smart Snips. Това ви позволява да правите подчертани коментари към качените файлове направо в браузъра. Това е прост начин да маркирате всеки файл, прикачен към задача или проект, като нарисувате поле около раздел, който искате да обсъдите и добавите коментар. Volerro има подобни инструменти за маркиране, но това ви ограничава да правите нещо повече от обиколка на област от документа и добавяне на коментар. Ако вашият екип често обсъжда произведения на изкуството или презентации, Smart Snips на Mavenlink е безценна функция. Mavenlink Proofing също е ключов инструмент. Той има всички предимства на Smart Snips, но ви позволява да преглеждате активи директно в конзолата. Можете да коментирате типове файлове, да преглеждате пълен архив за редактиране и да работите заедно с колегите за по-незабавен контрол.

Отчетите в Premier акаунта си струва да има, защото включват финансова информация и графики за времето. В долните нива на обслужване не получавате никакви отчети, освен възможността да експортирате данни за проектите в CSV или Microsoft Excel файл.

Ако инструментите за отчитане са това, от което се нуждаете, препоръчваме да разгледате LiquidPlanner, който предлага както инструменти за управление на работа, така и управление на работата. LiquidPlanner разполага с широки функции за проследяване на платимост спрямо часовете, които не могат да се платят, и други функции за управление на разходите. Mavenlink предлага резюме на одита на времето, което показва действително отработените часове в сравнение с „капацитет на работната седмица“ или сумата, която биха могли да работят за седмица. Той също така проследява състоянието на одобрените часове на часовете.

Въпреки че Mavenlink поддържа членовете на екипа свързани и общуват по време на работа по проект, то няма вградено приложение за чат, което е едно нещо, което обичаме да виждаме във всяка система за управление на работата. Хората понякога трябва да си задават бързи въпроси, които не е задължително да бъдат архивирани заедно с проект („Вие сте на бюрото си?“ „Можем ли да скочим на телефонно обаждане в момента?“ „Отговорихте ли на имейла на клиента ? "). Zoho Projects и Volerro поставят приложение за чат точно в работното пространство, както и работното място обслужва Podio. Работата в екип предлага безплатно приложение за чат, но е отделно от работното пространство на Teamwork Projects, което е по-малко от идеално. Можете също така просто да използвате Slack или Google Hangouts или някое друго приложение за чат.

Приложения и екстри

За съжаление Mavenlink няма специални мобилни приложения, но има уебсайт, оптимизиран за мобилни устройства, който можете да видите в повечето мобилни браузъри. Мобилният сайт гарантира, че можете да видите емисиите за дейности по проекти, да имате достъп до списъка със задачи, да проследявате времето си и дори да регистрирате разходи от където и да сте.

Макар че Trello е много по-лек за функции, предлага богат набор от мобилни приложения за iOS, Android, Windows Phone и дори Amazon Fire. Проектите Zoho и проектите за работа в екип, изборът на нашите редактори в PM, и двете имат мобилни приложения за iOS и Android.

По отношение на свързването с други приложения и услуги, Mavenlink се справя много по-добре. Можете да го интегрирате с Google Apps, PayPal и QuickBooks. Има и API документация, която позволява на екипите да създават приложения и интеграции, от които се нуждаят.

За тези, които не разбират кода, Mavenlink се поддържа и от мрежата на Zapier. Zapier е нещо като IFTTT на бизнес приложенията. Това е инструмент, който всеки може да използва (дори и да нямате опит в програмирането) за създаване на бързи автоматизации между две бизнес приложения. Например, можете да свържете Mavenlink и GitHub с помощта на Zapier, така че когато се създаде определен тип запис в Mavenlink, нов проблем на GitHub автоматично се регистрира.

Както при самостоятелните инструменти за проследяване на времето като VeriClock и TSheets, таймерът в Mavenlink е на видно място в мобилното приложение. Бутонът Start е добре проектиран, както и синият бутон Save. Липсват обаче добре проектираните функции на Clock In, Clock Out и Take Break на TSheets, нашият избор на редактори в категорията за проследяване на времето. Мобилният браузър е удобен и лесен начин за регистриране на време за Mavenlink и е лесен за използване като VeriClock.

Проследяване на времето за големи компании

Въпреки че никога не бихте използвали Mavenlink като самостоятелен инструмент за проследяване на времето, той предлага голямо разнообразие от функции за управление на времето и разходите. За разлика от инструменти като Hubstaff и TSheets, които са чисти инструменти за проследяване на времето за игра, предназначени за работници и мениджъри, функцията за проследяване на времето на Mavenlink е изградена, за да помогне на мениджърите да имат по-добър контрол по отношение на това колко работа се прави, колко пари се харчат и т.н. как по-добре да прогнозираме подобни проекти в бъдеще. В резултат на това някои функции, като например обаждане към регистрация, SMS за регистрация, регистрация за снимки или видео, създаване на персонализирани полета (за неща като пробег и проследяване въз основа на количество) не са налични. Преди да се потопим твърде дълбоко в това, което Mavenlink няма, нека обсъдим потребителското изживяване (UX).

Като работник можете да получите достъп до функциите за проследяване на времето в Mavenlink чрез пробиване на проект или чрез натискане на бутона за време за запис, който винаги е в горната дясна част на конзолата, независимо в кой модул се намирате. Бутонът за проследяване на времето е най-бързият начин работниците да скочат в конзолата за проследяване на времето на Mavenlink. До бутона „Track Time“ има малък спирачен часовник. Това е изящна функция, която няма да намерите при инструменти като Wrike, при които сте принудени да се нагърбите със задачата, преди да започнете да стартирате часовника. записи се появяват и на таблото за приложение. Странно нещо в Mavenlink е, че можете да започнете да проследявате времето, преди да посочите кой проект проследявате. След като посочите проекта в изскачащото поле Time Entry, можете да запазите информацията в Добавянето на времеви записи в часове и минути в страницата на часовия лист е подобен процес като в TimeSolv Pro.

Можете да проследявате времето за деня, както и лентова диаграма на времето, отработено за седмицата. Таблото за управление също предоставя полезен изглед за това колко време е използвано за плащане. Mavenlink ви дава достъп до перфоратор, който ви позволява да започнете да работите и да проверите отново, за да видите колко дълго сте работили, след като задачата ви е завършена. Или можете да добавите продължителност, ако знаете за факт, че ще работите, да речем, 8 часа и 25 минути. В този изглед ще можете да прегледате всички проекти, по които работите, да изберете проекта, за който ще следите времето си, и да изберете конкретната задача, роля и свързаните с тях разходи за текущото ви време проследяващ период.

Седмичният график ви позволява да видите часовете и задачите, върху които работите. Можете да коригирате и редактирате всяка промяна в рамките на графика, което е огромно предимство за служителите, които обичат да обменят проекти и задачи, или работниците, които не работят по строг график 9-5. Можете също така да добавите смени към своя лист, да видите чакащи одобрения, както и отхвърлени записи. Всеки, който има достъп до инструмента, може да изпраща съобщения на потребителите, използвайки @ споменавания, да ги попита защо не са изпратили или защо не са се включили и излизат. Споменаването ще се покаже в емисията за активност на потребителя и той ще получи имейл за споменаването.

Като администратор можете да преглеждате всички часове, присвоени на един проект през дадена седмица, в своя преглед на седмичен график. Можете да одобрите или отхвърлите промените от тук. Можете да получите разбивка на времевите записи по проект или по задачи. Можете да видите какво не е изпратено и какво чака. Mavenlink отиде по-горе и отвъд, за да изравнява отработените часове с плащания, свързани с дадена задача, дотолкова, че конкретно лице, което е регистрирано в Mavenlink, може да бъде автоматично настроено да плаща различна ставка за различна задача. Wrike няма да ви позволи автоматично да присвоявате тарифи на никого и таксуването срещу часовете, които не могат да се плащат, трябва да се добави като персонализирано поле. С помощта на функцията за отчитане на Mavenlink вие можете да видите колко часа сте регистрирани, колко са платими срещу несменяеми. Можете да сравнявате и сравнявате проекти въз основа на проследяването на времето и на часовите разходи.

Използвайки инструмента Insights, можете да видите колко неща са регистрирани, одобрени и отхвърлени за определен период от време или проект. Можете също така да разгледате какво сте планирали спрямо това, което се предвижда. Интеграциите с Concur и Expensify правят това отличен инструмент за компании, които използват софтуер за автоматизиране на проследяването на времето, таксуването и плащанията. Интеграциите са органични, така че данните протичат напред и назад между системите без слепи от данни. Освен това Mavenlink ви позволява да планирате кога отчетите излизат и те могат да бъдат изпращани автоматично по имейл за конкретен проект. Можете да преглеждате отчети, които показват кои срокове са одобрени. Вече можете също да планирате, когато отчетите излизат по имейл въз основа на нуждите на определен проект. Можете да изберете час като 10:30 ч. И да ги изпращате автоматично всеки ден по това време. Създадохме отчет за анализиране на ефективността и успяхме да прегледаме записите във времето, които могат да бъдат платими или неизпълними.

Както споменахме, няма да искате да купувате Mavenlink единствено за времето си за проследяване на времето. Други инструменти, като Hubstaff, TSheets и VeriClock са проектирани като чисти инструменти за проследяване на времето за игра. Те прецизно проследяват проследяването по начин, който е близо до драконов: TSheets и VeriClock ви позволяват да видите GPS местоположението на чекин-овете за смартфони и автоматично да влизате в часовете, когато достигнете радиуса на географиране. Те също така ви позволяват да блокирате IP адреси, така че служителите да работят само в района, в който искате да работят, и могат да бъдат настроени така, че да принудят служителите да щракнат селфи пред работния сайт, за да докажат присъствието. Mavenlink не е създаден за това ниво на надзор. По-скоро е предназначен за по-големи организации да проследяват, управляват и прогнозират присъствието на проекти за подобряване на операциите. Ако това е необходимо, тогава проследяването на времето на Mavenlink може само да помогне на вашата компания.

Твърд избор

Mavenlink е солидна PM услуга. Интерфейсът не е толкова привлекателен, колкото чистите инструменти за проследяване на времето за игра като TSheets или други инструменти на PM като Zoho Projects, но функционалността е здрава. Premier ниво на услуга предлага полезен набор от функции, включително инструменти за отчитане, финансови интеграции и т.н. Все пак за малкия бизнес PCMag препоръчва избор на редактори Zoho проекти и проекти за работа в екип, тъй като те предлагат голяма стойност на производителността на растящите екипи, особено защото цената им на месец поддържа неограничен брой потребители. По-големите организации, които обмислят Mavenlink, може да искат да разследват и LiquidPlanner, който също е избор на редактор.

За повече информация относно Mavenlink и главния изпълнителен директор Ray Grainger, вижте нашето интервю, изпълнителният директор на Mavenlink's Adventureus Set Njego Sights на изток.