Професионалистите трябва да използват виртуални кредитни карти, а не само дължими сметки

Да предположим, че следващия път, когато чуете за нарушение на сигурността в друга компания, знаете, че не е нужно да се притеснявате, без значение колко голямо е било нарушението или колко номера на кредитни карти са взети. Да предположим, че сте знаели, че дори престъпниците да получат всички данни за кредитната карта от вашата компания чрез доставчик, нямаше какво да направят. Това би било огромно облекчение в сравнение с това колко се чувстват сега, когато всяко голямо нарушение ги кара неистово да търсят известия, че и техните данни са взети.

За щастие, с някаква помощ от отдел „Платежни задължения“, никой ИТ специалист няма нужда да се тревожи, че отново ще загуби номера на кредитната карта на клиента. Причината е, че сега е доста лесно за компаниите да извършват плащания, използвайки виртуални номера на кредитни карти, които са добри само за една транзакция. След като тази транзакция приключи, номерът е безполезен. Няма значение дали лошите имат номер, код за защита и срокове на годност, тъй като никоя от тази информация не може да се използва отново. Това може да се случи, когато настроите вашите търговски плащания с помощта на виртуални кредитни карти и след това конфигурирате вашия счетоводен софтуер за предприятия, така че цялото нещо да се случи автоматично и прозрачно.

Какво представляват виртуалните кредитни карти?

Виртуалните кредитни карти съществуват от известно време, но доскоро те съществуват за потребителите да извършват еднократни плащания онлайн като начин за защита срещу кражба на номер на картата. За бизнес използване бяха най-големите корпорации, които започнаха да използват номера на виртуални карти за закупуване и пътуване, като цяло като част от цялостните си търговски платежни системи.

Но сега виртуални номера на карти за търговски транзакции са налични и за по-малки фирми. Първоначалната подкрепа идва от MasterCard, едно от най-големите имена във финансовата индустрия, въпреки че вероятно други доставчици на плащания ще последват.

„Виртуалните карти са една от най-бързо развиващите се сфери в индустрията“, заяви Джеф Фьоерщайн, старши вицепрезидент по продуктите за големи пазари и управление на платформата в Mastercard. Той каза, че миналата година разходите за виртуални кредитни карти в САЩ са били 122 милиарда долара.

Освен това Feuerstein заяви, че компаниите сега работят със своите банки за извършване на плащания, използвайки номера на виртуални карти, и в процеса постепенно прекратяват плащанията с помощта на чекове и автоматизирани плащания на клиринговата къща (ACH). Той каза, че търговските клиенти установяват, че плащанията с виртуални карти са по-сигурни от другите форми на плащане и освен това обикновено са по-малко скъпи. В някои случаи компаниите могат дори да открият, че получават отстъпка от плащанията си.

Как работят виртуалните кредитни карти

За повечето фирми плащанията с виртуални карти се използват за поръчки и други видове транзакции, при които са представени фактура за доставки срещу поръчки за покупка (ОП). Те често се използват и за плащания на пътни разходи, когато вътрешният туристически офис използва виртуална кредитна карта.

Начинът на работа на процеса зависи от вашата счетоводна система и от банката, с която работите. Като пример, MasterCard поддържа това със собствените си две виртуални платежни системи, наречени „MasterCard в контрола за търговски плащания“ и „MasterCard в контрола за бизнес пътувания“. Начинът, по който MasterCard се справя с това, варира в зависимост от вашите нужди.

Има уебсайт за малки или рядко виртуални плащания, например. За повечето фирми обаче най-лесният избор е да се създаде нов тип файл за разплащане, който определя плащанията да се извършват с помощта на номер на виртуална карта. След това този платежен файл се предава на вашата банка, където се обработва, след което всяко плащане в платежния файл се извършва чрез уникален 16-цифрен номер на кредитна карта за еднократна употреба. Вашият доставчик никога не вижда истински номер на кредитна карта, така че ако те са нарушени, няма значение.

Някои счетоводни системи не използват платежни файлове, така че за тях има интерфейс за програмиране на приложения (API), който позволява на ИТ служителите да интегрират виртуалната платежна система във вашата съществуваща счетоводна система. Няколко други процесори за виртуални плащания, като Bento Technologies за Bento за бизнес, ще предоставят поддръжка на разработчиците, за да внедрят своите API-та във вашата счетоводна система. Други, като Divvy на DivvyPay, се предлагат с потребителски интерфейси (UI) за някои от най-разпространените системи за бизнес счетоводство.

Използвайте VPN, за да осигурите сигурност

За да направите всичко това, вашите ИТ служители трябва да могат да променят или платежните файлове, или да добавят поддръжката на API в съществуващата счетоводна система. Тъй като тази чувствителна информация за плащане ще бъде предадена на вашата финансова институция или в някои случаи на вашите доставчици, ще ви трябва виртуална частна мрежа (VPN), за да гарантирате сигурността. И, разбира се, вашият счетоводен отдел ще се нуждае от достъп до документацията за разходите, за да може да ги одитира.

В момента повечето банки предлагат тази виртуална услуга за плащане безплатно като услуга за своите клиенти, но това може да варира в зависимост от банката, така че трябва да проверите, преди да поемете ангажимент. Вашите доставчици ще получат заплащане точно както биха направили за всяка друга кредитна транзакция, така че не е необходимо специално записване.

• Най-добрите VPN услуги за 2019 г. Най-добрите VPN услуги за 2019 г.
• 5 неща, които трябва да знаете за виртуалните кредитни карти 5 неща, които трябва да знаете за виртуалните кредитни карти
• Най-добрите услуги за обработка на кредитни карти за 2019 г. Най-добрите услуги за обработка на кредитни карти за 2019 г.

Струва си да се отбележи, че използването на виртуални номера на карти за плащания има някои допълнителни предимства извън сигурността на плащането и свободата от притеснение от нарушения на доставчика. Според Feuerstein има някои важни ползи за капитала: тъй като може да има 30 до 45-дневно забавяне на капиталовите разходи, проследяването на разходите е лесно автоматизирано и в много случаи използването на този метод на плащане с карта е по-евтино от чекове или ACH плащания. Често всъщност е по-евтино от приемането на пари за стоки или услуги.

Най-важното съображение за използването на виртуални номера на кредитни карти е сигурността. Хакерите, които нарушат някой от вашите доставчици, няма да имат номера на кредитни карти, които могат да използват, без значение колко усилено се опитват и независимо колко слаба може да е сигурността на доставчика. И това струва много.