Въвеждане на бамбук, стъпка по стъпка

BambooHR е избор на нашите редактори за системи за управление на човешките ресурси (HR). Той разполага с разкошен и лесен за използване потребителски интерфейс (UI), отворен интерфейс за програмиране на приложения (API), който ви позволява да разширите инструмента до софтуер на трети страни и различни модули за придържане, като управление на проекти, проследяване на кандидати (AT) и ведомост за заплати, които ви позволяват да разширите HR данните извън традиционните полета.

Ако сте прочели нашия преглед на BambooHR и се интересувате да научите как вашата компания ще използва системата през първите си четири до шест седмици, тогава бъдете сигурни: ще ви обхванем. Разговаряхме с компанията, за да ви дадем основен шаблон за процеса на внедряване.

Имайте предвид, че BambooHR има два вида услуги за внедряване. За клиенти с повече от 16 служители ще имате възможност да закупите пакет за изпълнение. Този пакет включва персонализирани цени, които започват от $ 700, но се увеличават до няколко хиляди долара в зависимост от това колко служители вашата компания планира да влезе в системата. Това е ръководен процес от четири до шест седмици и това е, което ще разберем подробно.

За компании с 15 или по-малко служители BambooHR не предоставя услуга за цялостно внедряване. Вместо това, компанията предлага програма за бърз старт, която по същество е ръководена реализация. Това включва четири уеб семинара, които обясняват характеристиките на всеки инструмент и съответните теми, както и последващи имейли с интерактивни ръководства. Програмата за бърз старт струва 199 долара, но ако завършите програмата за три седмици, ще получите кредит от 49 долара.

Първи стъпки (една седмица)

Ако сте избрали внедряване в координация с BambooHR, тогава първото нещо, което ще направите, е да превърнете пробния си акаунт в чисто нов, чист акаунт. Това изчиства всички ваши пробни и демонстрационни данни и ви насочва към проучване за внедряване. Ще щракнете върху раздела Първи стъпки. Тук ще бъдете помолени да въведете информация за компанията, включително вашето име, имейл, име на компанията и първични данни за контакт. Ще ви бъдат зададени и конкретни въпроси за внедряване, включително когато планирате да разрешите достъп на служителите, независимо дали използвате или не номера на служители, услуги на трети страни, които искате да свържете към системата, и кои модули искате да използвате активирате. Други интересни полета включват дали вашата система ще трябва да отчита чуждестранните разпоредби за данни за международни служители и всякакви конфликти, които могат да ви попречат да завършите интеграцията в рамките на следващите четири седмици. В това проучване ще можете да добавяте персонализирани полета към вашата система, така че да имате готов списък, ако и когато решите да започнете да прилагате системата.

След като попълните анкетата, ще видите снимка на ръководителя на проекта, който ще ви води през този процес, както и приблизителна времева схема за това как ще изглежда процеса на внедряване, след като BambooHR получи и въведе вашите данни. Когато сте готови, изпратете данните на служителя и фирмата си до вашия мениджър на проекти. Данните могат да бъдат изпращани като CSV файл или чрез всеки основен формат за електронни таблици (обаче не може да бъде текстов или PDF файл). Ако вече използвате HR система, можете да експортирате данните си и да ги изпратите директно към специалиста по внедряването на BambooHR.

След като вашите данни бъдат получени и въведени в BambooHR, ще скочите при първото си обаждане с ръководител на проекта. По време на това обаждане ще проверите данните във вашата система и ще обсъдите целия процес на внедряване от началото до края. След това вашият мениджър на проекти ще ви накара да се регистрирате за уеб семинара Първи стъпки.

Вебинарът „Първи стъпки“ е административен преглед на високо ниво на основната функционалност на BambooHR. Потребителите на администраторите ще научат навигацията на своя BambooHR акаунт, какво се предлага на началната страница и как да управляват данни през целия жизнен цикъл на служителите, от наемането до прекратяването. Дава се и просто запознаване с нивата на достъп на служителите и отчитането. Няма да научите нищо супер сложно на този уебинар. Вместо това е предназначено да ви подготви за следващото си телефонно обаждане с вашия ръководител на проекта, по време на което ще започнете да научавате как да използвате системата за вашите специфични нужди.

Основите (3 дни)

Първият основен урок, който вашият ръководител на проекти ще ви научи, е как да използвате отчети във вашата система. Той или тя ще изготви списък със стандартни доклади, включително допълнения и прекратявания, джендър профили, брой на отчетите и оборот на служителите. Просто кликвате върху името на отчет и виждате данните в графичен формат. Можете също така да добавяте персонализирани отчети въз основа на всички полета с данни, активни в BambooHR.

Следващото нещо, което ще направите, е да настроите нива на достъп за всички служители. Каква информация ще видят служителите за себе си? Какво ще видят те за другите служители? Какви промени в системата или техните профили ще могат да направят в системата? Ще могат ли да добавят информация към допълнителни модули или само към стандартния HR инструмент?

След това ще научите как да създавате фирмени съобщения. Това е много прост, текстово-базиран редактор, който ви позволява да публикувате новини и актуализации на главната страница на таблото за управление на BambooHR за всички служители. В допълнение към текста ще можете да добавяте изображения и връзки.

След съобщенията на компанията, вашият проект мениджър ще ви преведе как да управлявате данни в профилите на служителите. Тук ще разберете каква информация искате да въвеждат служителите, за да имат пълни профили с лесно достъпни данни. Ще намерите неща като полета за информация за спешни случаи. Ръководителят на проекта ще ви преведе и през Помощния център. Там ще намерите интерактивни ръководства, които можете да насочите служителите си, ако имат нужда от помощ при използване на системата, но не искат да притесняват никого.

Разширени функции (2 седмици)

На следващо място, вашият проект мениджър ще ви изпрати у дома с задача. Как вашата компания е на борда на нови служители? Какви задачи трябва да бъдат изпълнени, когато някой нов дойде във вашата компания? Ще ги изпратите на вашия мениджър на проекти. Той или тя ще ги въведе в системата. По-нататък той или тя ще ви преведе през зоните за AT, наемане на борда и извън борда на системата. В рамките на системата AT ще научите как да създавате нови работни места, да пишете писма за оферти и да влизате на борда на някого, след като подпише писмо за оферта. На тази страница ще видите задачите за борд, които сте изпратили; те вероятно включват задачи като ръководства за ориентация, документи, които се нуждаят от попълване и настройка на ИТ.

Следващата стъпка ще бъде извършването на повече домашни работи. Ще трябва да съставите документ, който подробно описва политиките на вашата компания за отсрочки. Например, колко дни ваканция натрупва човек за всяка седмица във фирмата? Каква е структурата на дипломите за отпуск за хората, които са били във фирмата след една година? Колко болнични дни получава всеки човек? Екипът по внедряване ще вземе политиките и типовете за вашата компания и ще ги вгради в системата, така че те да се актуализират автоматично в зависимост от начисленията. При следващото си обаждане, вашият проект мениджър ще ви преведе през тези страници и ще ви помоли да проверите дали всички правила са настроени правилно.

По-нататък той или тя ще ви помогне да настроите процеса на работния процес за заявки за отсрочка (т.е. кой може да одобрява заявките за кого). По-нататък той или тя ще ви покаже как да настроите фирмените празници, което позволява на служителите ви да не бъдат денонощни, но да не бъдат докирани да плащат за дни, в които бизнесът ви е затворен. Вие сами ще въведете това, след като разговорът приключи. След това ще трябва да изпратите твърдите данни. Например „Джон е натрупал 20 ваканции годишно и той докладва на Джим“. След това BambooHR ще назначи всеки служител на правилната политика за изключване в системата.

След това ще изпратите информация за вашите предимства на BambooHR. Ще изпратите плановете, които вашата компания използва и кои групи служители имат достъп до тези планове. Това включва медицински, пенсионни и животозастрахователни планове. BambooHR ще въведе тези планове в софтуера. Ще скочите на повикване, за да се уверите, че всички планове са правилни в системата и че са обвързани с правилните групи служители. След като направите това, ще изпратите твърдите данни относно кои служители, кои планове, кои служители са добавили зависими и кои служители са се отказали от покритието.

На следващо място, вашият проект мениджър ще ви покаже как да добавяте обучения на служителите към системата. Те включват вашите стандартни въпросници за ориентация и тестове за тормоз на компанията. Ако щракнете върху „Добавяне на обучение“, ще можете да добавите връзка или файл към вашите учебни материали, така че служителите да имат достъп до документите в BambooHR. Тук ще можете да програмирате за кого се изисква всяко обучение (т.е. всички служители или само персонал по продажбите). Той или тя ще ви покаже къде да настроите периодични обучения и срокове за обучение. След това ще изпратите твърди данни до ръководителя на проекта, посочвайки кои служители вече са завършили обучения, кои служители все още дължат обучения и всички други съществуващи данни за обучение, които искате да продължите да работите.

Подготовка за Rollout (3 дни)

Ще имате още едно обаждане с вашия ръководител на проекти. Ще прегледате всичко последно. Вашият ръководител на проекти ще ви преведе как да се свържете с поддръжката на клиенти. След като зададете всичките си въпроси и се почувствате комфортно да работите в рамките на системата самостоятелно, вашият проект мениджър ще отбележи изпълнението като завършено. Ще бъдете насочени към анкета, в която ще можете да изразите мнението си за целия процес на внедряване. След като приключите с проучването, ще бъдете насочени към чисто новото си табло BambooHR.