Как да използвате безплатно Microsoft екипи

Ако управлявате собствен бизнес или сте част от работна група в по-голяма компания, има вероятност някъде да общувате и да си сътрудничите с тези вътре и извън вашата организация. Вече няма нужда да се притеснявате за скъпи инструменти за сътрудничество като Office 365 и SharePoint сега, когато Microsoft Teams е свободна за използване.

В миналото Microsoft предлагаше само бизнес ориентирани абонаменти, които носеха месечна цена. Въпреки това, за да се конкурира с услуги като Slack, Microsoft представи безплатно издание на Teams през 2018 г., което предлага разнообразни предимства.

С безплатния аромат на екипите на Microsoft получавате неограничени чатове, аудио и видео разговори и 10 GB съхранение на файлове за целия си екип, плюс 2 GB лична памет за всеки отделен човек. Microsoft Teams се интегрира с всички приложения на Office Online, включително Word, Excel, PowerPoint и OneNote, и с повече от 140 бизнес приложения. Добавете до 300 души в мрежата си от контакти, които могат да бъдат вътре или извън вашата организация.

Имайте предвид, че безплатната версия на Microsoft Teams е достъпна само за тези без платен търговски абонамент за Office 365. Абонатите на Office 365, които се опитват да се регистрират за екипи, се пренасочват към управляван акаунт за техния съществуващ план. Клиентите, които нямат лиценз за екипи като част от абонамент за Office 365, могат да се регистрират за безплатна едногодишна пробна версия.

Ако имате абонамент за Office 365 и все още искате да използвате Екипи безплатно, можете просто да се регистрирате с различен имейл адрес. Просто трябва да използвате имейл адрес, който е регистриран като акаунт в Microsoft.

Регистрирайте се за екипи на Microsoft

За да започнете безплатно с екипи, отворете уеб страницата на екипите на Microsoft и се регистрирайте за акаунт. Тук можете да сравните безплатната услуга с платен план и да вземете окончателното си решение преди да се регистрирате.



Надстройте до Desktop App

Уеб приложението Teams е добре за повечето основни функции, но за да се възползвате максимално от тази услуга, ще искате да инсталирате настолното приложение. Ако не го изтеглите по време на първоначалната настройка, вземете го от уебсайта за изтегляне на екипи и изберете версията за Windows 7+ (която включва прозорец 10) или Mac OS X 10.10+, което ще ви позволи да използвате всички функции за виртуални срещи, като споделяне на екрана и бялата дъска.



Изтеглете мобилното приложение

Трябва също да инсталирате мобилната версия на Microsoft Teams (iOS, Android), която предлага много от същите функции, намиращи се в настолното приложение и ще ви помогне да поддържате връзка с вашия екип в движение.



Настройте акаунта на вашите отбори

Въпреки това решите да се регистрирате, ще трябва да въведете имейл адрес, който да използвате с вашия акаунт. Това трябва да бъде свързано с акаунт в Microsoft, за да работи. Продължете през процеса на регистрация, като въведете парола и името на компанията, с която сте свързани. Ще имате възможност да използвате приложението Teams Windows или да се придържате към уеб версията. За простота тук ще използваме уеб приложението.



Създайте вашата организация

В първоначалния прозорец на екипите можете да изберете вашето име и да качите снимка на себе си. След това поканете други да се присъединят към вашия екип, като въведете техните имейл адреси. Можете да добавите екранно име за всеки човек в дясната колона. Кликнете върху връзката Добавяне на още, ако се нуждаете от интервали за повече адреси. Щракнете върху бутона за изпращане на покани и след това затворете прозореца с покани.

Хората, които сте поканили, ще получат известие за покана по имейл и могат да се присъединят към вашия екип, като кликнете върху прикачената връзка. След това те ще бъдат отведени в екипите на Microsoft, където те също могат да изберат име за показване и да добавят снимка. На този етап вече можете да започнете да използвате всички функции, включени в безплатната версия на Teams.



Започнете разговор

Първата задача, която може да искате да се заемете, е да започнете разговор, приветстващ всички в екипа си. Разделът Екипи ви позволява да взаимодействате с всички членове на вашата организация. Докоснете текстовото поле в този раздел и напишете думите си за добре дошли. Вижте иконите под полето, за да форматирате текста си, добавете емоджи или GIF и други. След това всеки от екипа може да отговори на вашето съобщение и да накара разговора да се подвие.



Споделяне на файлове

Можете да споделите файл с всички от вашия екип. Кликнете върху иконата за прикрепяне на хартия и изберете файла, който искате да споделите. Можете да изберете файл от вашия сайт на Microsoft Teams, от OneDrive или от вашия компютър.



Отваряне на Microsoft Office файлове

Ако споделяте файл в Microsoft Office (Word документ, електронна таблица в Excel, презентация на PowerPoint или тетрадка на OneNote), всеки човек от екипа може да кликне върху файла, за да го види в интерфейса на Teams.

За да промените файла, щракнете върху бутона Редактиране и изберете опцията за редактиране в съответното приложение на Office Online. В приложението Office Online членовете на екипа вече могат да редактират файла в браузъра или в пълната версия на приложението Office, ако са заредени на своите компютри.



Започнете частен чат

Вместо да говорите с целия екип, можете да разговаряте насаме с друг човек или група. За да започнете, щракнете върху иконата за чат в лявата лента с инструменти. Кликнете върху връзката за Частен чат и се обадете, за да пуснете кратко видео на функцията за чат. След това кликнете върху иконата за нов чат в горната част на екрана.

Когато започвате чисто нов чат, въведете лицето или хората, с които искате да говорите, в полето To в горната част на екрана. Въведете съобщението си в полето Ново съобщение в долната част и щракнете върху Изпращане. Съществуващите чатове ще бъдат запазени в лявата част на екрана за лесен достъп.



Започнете виртуална среща на живо

За разлика от другите цифрови работни места, Teams има вграден инструмент за аудио и видеоконференции. За да използвате тази функция, ще трябва да работите в Google Chrome, Microsoft Edge или да стартирате приложението Windows Teams.

На страницата си Екипи щракнете върху бутона Запознайте се сега до текстовото поле, за да стартирате виртуална среща на живо. Първият път, когато правите това, ще бъдете помолени да разрешите на екипите на Microsoft да използват вашия микрофон и камера.

Преди старта на срещата имате възможност да промените някои подробности. Можете да добавите тема за вашата среща. Решете дали искате да проведете аудио или видео среща. Кликнете върху бутона Среща сега, за да стартирате официално срещата.



Вътре в мястото за виртуални срещи

В прозореца за среща щракнете върху имената на другите хора, които искате да се присъедините. След това можете да проведете срещата си. В екрана за виртуална среща имате опции за управление на видео и аудио емисия, предаване на друг екран, редактиране на други настройки и прекратяване на разговора.

Докато Microsoft Edge и настолното приложение Teams поддържат както видео, така и аудио чатове, Chrome засега поддържа само аудио чатове.



Интеграция на приложения

Можете да добавяте и интегрирате различни приложения и услуги в екипи, за да разширите функционалността му. Кликнете върху иконата за магазин в долната част на лентата с менюта вляво. Изберете приложението, което искате да инсталирате. На екрана за настройка изберете вашия екип и натиснете бутона Install.



Използване на интегрирани приложения

Екипите могат да се интегрират с много различни услуги на Microsoft и трети страни, като приложения за управление на проекти Trello и Asana, приложения за производителност като Evernote и SurveyMonkey, други комунални услуги като Polly и GitHub и много други.

След като приложението е интегрирано с екипи, вие ще имате достъп до приложението директно от страницата си с екипи. Например, ако инсталирате приложението News, ще се появи бутон за него, който ще ви позволи да добавяте съдържание от приложението директно във вашите разговори.