Как да закупите услуга за видеоконферентна връзка

Вашата компания е решила да премести част от комуникациите си във видео. Чували сте за големи играчи като ClickMeeting, RingCentral, Skype и Vonage, но всъщност не знаете разликата между тях. Вие също сте чували за насочени към потребителите инструменти като Facetime и Google Hangouts, но всъщност не сте сигурни, че са подходящи за корпоративна употреба.

В нашия списък с най-добрите решения за видеоконференции разделяме разликите между най-добрите инструменти на пазара с сравнение между отделните характеристики. Въпреки че този обзор може да бъде полезен за купувачите, които разбират какво правят тези функции и как могат да се възползват от бизнеса им, може да е твърде напреднал за екипи, които тепърва започват процеса на закупуване на видеоконференции.

За да помогнем, разговаряхме с Брайън Гилман, заместник-председател на продуктовия маркетинг в Vonage, за това кои фактори трябва да вземат предвид начинаещите при избора на решение за видеоконференции. Обсъдихме всичко - от споделяне на съдържание и качество на обажданията до анализи на задния край. Въоръжени с предоставените знания, трябва да можете да се върнете към нашия най-добър кръг от решения за видеоконференции с по-добра представа за това от какво се нуждаете и кой доставчик може да ви го даде.

1 UC или видеоконферентна връзка

Видеоконференциите сами по себе си предоставят на потребителите много различни функции и опции. Въпреки това, в основата си видеоконференциите са просто начин за един потребител да комуникира напред и назад с друг потребител чрез видеопоток на живо. По-усъвършенстваните решения позволяват неща като например едно към много видео предавания, споделяне на екрана и дори функционалност на уебкастинг, които могат да анкетират членовете на аудиторията и да събират данни от зрителите (но ние изпреварваме себе си).

Унифицираните комуникации (UC) предприемат видеоконференции и го добавят към по-голям набор от комуникационни инструменти. Ще можете да изпращате чат и текстови съобщения до колегите. Ще можете да създавате работни процеси за управление на проекти. Ще можете да създавате документи и да пускате едновременни редакции върху тях, както бихте направили с платформа като Google Drive.

Може би най-важният аспект на UC платформата е способността й да се интегрира с решения на трети страни, за да ви помогне по-добре да изтегляте и експортирате данни от инструмент към инструмент. Например, ако трябва да се обадите на клиент и искате да получите достъп до неговите записи, за да подобрите комуникациите си, тогава интеграцията между вашия Salesforce акаунт и вашия UC инструмент прави това невероятно лесно. От вътрешното табло на Salesforce ще можете да стартирате разговора, да преглеждате историята на взаимодействията на клиента и да добавяте бележки за това, което се казва по време на разговора.

„Обединената платформа очевидно е нещо, което би представлявало интерес“, каза Гилман. „Единствена платформа за мобилност, сътрудничество и глас е нещо, което повечето компании търсят днес.“

Гилман предупреждава, че изграждането на комуникационна платформа чрез отделни доставчици би било прекалено скъпо. Освен това, данните може да не се прехвърлят от система в система толкова лесно, колкото биха били в платформа за един доставчик. Плюс това, ако нещо се счупи, ще трябва да определите причината, като говорите с множество повторения за поддръжка от множество компании, което звучи като кошмар.



2 Лесно използване

Всички форми на бизнес софтуер идват с спектър на използваемост. Някои инструменти за маркетинг по имейл са толкова добре проектирани, че изглеждат сякаш някой може да се събуди и да стане маркетинг на имейл, без да има официално обучение. Други инструменти са толкова сложни и технически, че дори и най-напредналите търговци намират, че посягат към бутона за поддръжка.

Видеоконференциите не са по-различни. Някои инструменти предлагат чисти и интуитивни потребителски интерфейси (UI), които ви позволяват да щракнете върху името на човек и да стартирате обаждане директно. Някои ви позволяват да планирате срещи предварително, като щракнете върху календара на колегата и напишете вашето име. Има инструменти, които ви позволяват да създадете виртуална конферентна зала, да изпратите линк и да поканите стотици или хиляди хора в тази зала, без никакви предпоставки за някой от вашите гости. Това са видовете решения, които ще искате да обмислите, когато правите покупката си.

„Много време видеоконференциите имат много нюанси, защото днес се използват много различни протоколи“, казва Гилман. „Вие се сблъсквате с предизвикателства при въвеждането на наследствени платформи, привличането на трети страни, които са извън сайта… това е предизвикателството от години. Способността да се изпрати връзка към платформа на трети страни и да се осъществи това обаждане толкова лесно, колкото телефонно обаждане, е от първостепенно значение за успеха. "

По принцип, ако отворите софтуера за видеоконферентна връзка и се чувствате така, сякаш е трябвало да сте получили инженерна степен, вероятно работите с грешен инструмент.



3 Сътрудничество и споделяне

Дори да решите да не купувате UC платформа, все пак може да искате инструмент за видеоконферентна връзка, който може да проведе основно споделяне на документи и екрани. Тези функции позволяват на потребителите ви да изпращат файлове на всеки в конферентната зала или да извеждат документ от уебсайт на екрана си за демонстрация.

„Необходимостта от сътрудничество и споделяне на съдържание е важна“, каза Гилман. „За да се проведе ефективна среща, споделянето на съдържание е почти толкова важно, колкото гледането лице в лице. Тя може да бъде толкова проста, колкото споделянето на документи, така че потребителите да могат да споделят това, което работят в реално време. Това е критичен компонент за всяка съвместна среда. "

Наличието на тези функции също ви позволява да използвате инструмента за видеоконференции по начини, които преди не сте си представяли. Всеки мисли за видеоконференции за срещи на екипи, но какво да кажем за срещи с клиенти, бъдещи обаждания на купувачи или партньорски обаждания? „Когато започнете да обмисляте как видеото може да трансформира как компаниите могат да правят бизнес, тогава осиновяването става много по-широко разпространено“, каза Гилман.



4 Потребителски срещу бизнес инструменти

Ако сте убедени, че някога ще използвате само инструменти за видеоконференции за комуникация едно към едно, тогава може би сте се подмамили да мислите, че приложението, насочено към потребителите, ще бъде достатъчно, за да свършите работата. В някои случаи може да сте прави. Имайте предвид обаче, че не всички обаждания ще се извършват от границите на офис, който доставя високоскоростен Ethernet. Всъщност повечето от обажданията ви вероятно ще се провеждат на лаптопи и таблети чрез Wi-Fi връзки (някои от които са в движещи се превозни средства).

Ето къде стандартното ви потребителско приложение не успява да осигури стойността на инструмент за видеоконферентна връзка за корпоративни клиенти. „Тези потребителски приложения са страхотни, но се сблъсквате с проблеми с качеството“, каза Гилман. „Те не са достатъчно стабилни, за да се справят с надеждността и устойчивостта, ако говорите с клиент. Вие разглеждате определени потребителски платформи, ако сте на мобилен клиент в колата си; вашето решение за видеоконферентна връзка трябва да е подготвено за работа с най-малко общ знаменател, който вероятно ще бъде мобилно устройство. Способността да се справя със загубата на пакети без деградация на видео и глас е важна. "

„Технологията, която управлява платформи, стана много по-добра. И когато свържете това с качеството на мрежата, което можем да предложим, ние решаваме мрежата “, каза Гилман. „Възможността за споделяне на CAT сканиране на видео би била смешна преди три или четири години. Сега можете да видите най-подробното сканиране на CAT. "



5 Back-End администриране

Тъй като вие сте тази, която избира системата, защо да не изберете тази, която ви дава контрол над всичко? Корпоративни видео инструменти ви дават достъп до функции като запис на обаждания с едно щракване, статистика, която ви казва кой прави най-много разговори, колко дълго хората остават на повиквания, кога хората са отказали повиквания и много други. Можете също така да контролирате кой има административни разрешения за записване на собствения си разговор, кой може да скача или прехвърля разговори на други потребители и кой може да провери качеството на повикванията, за да се гарантира, че системата предоставя ясни изображения.

„Сложните администратори ще искат да знаят каква е загубата на пакети“, каза Гилман. „Беше ли в далечния край? Ако беше местно, тогава трябва да погледнете мрежата. "