Как да архивирате имейл акаунта си и да получите достъп до него офлайн

В свят, където Wi-Fi е навсякъде, е лесно да мислите, че имейлът ви винаги ще е достъпен за вас. Но дори Gmail намалява от време на време. Или вашето училище или работа може да прекъсне достъпа до входящата ви поща без предупреждение. Ако установите, че постоянно се забивате в самолет без Wi-Fi, би било хубаво поне да имате достъп до стари съобщения.

Ако загубите имейла ви се струва като липсваща ръка, помислете за архивиране на входящата си поща, за да имате достъп до нея, когато вашият уеб акаунт в противен случай не е достъпен. Няма да имате достъп до нови съобщения, ако интернет се понижи, но ще можете да прегледате целия си архив, което понякога е всичко, което трябва да продължите да работите.

Как да архивирате имейл

Има няколко начина за архивиране на имейла си - например облачна услуга Backupify или Google Takeout услуга, която може да се използва за изтегляне на архив на вашите данни. Въпреки това, за редовно, офлайн архивиране, препоръчвам да преминете по старомоден и да настроите настолен имейл клиент, като Thunderbird.

Стартирайте го от време на време на заден план и той ще изтегля съобщения от всички ваши имейл акаунти, така че ако загубите интернет - или, дай Боже, самия акаунт - все още можете да получите достъп до съобщенията си.



Добавете вашите акаунти към Thunderbird

Изтеглете Thunderbird и го инсталирайте както всяко друго приложение - достъпно е за Windows, macOS и Linux. Когато го стартирате, той ще поиска потребителското име и паролата към вашия имейл акаунт.

Ако използвате обща услуга за уеб поща като Gmail или Outlook, тя ще открие правилните настройки за вас; в противен случай може да се наложи да щракнете върху бутона "Ръчна конфигурация", за да въведете сами номера на сървъра и порта. (Често можете да ги намерите в секцията Помощ на вашата услуга за уеб поща.)

След като добавите акаунта си към Thunderbird, той трябва да започне да изтегля вашите съобщения. Това може да отнеме известно време, така че оставете го да направи всичко и се върнете по-късно.



Конфигурирайте настройките на протокола Thunderbird

Когато настройвате имейл клиент, може да се наложи първо да активирате IMAP (протокол за достъп до интернет съобщения) и POP (протокол за пощенски офис) в настройките на вашата уеб поща. Gmail, например, изисква да го активирате на тази страница. Ако използвате двуфакторно удостоверяване, може да се наложи да генерирате специфична за приложение парола и в настройките на вашата уеб поща. Отново проверете документацията на вашата имейл услуга, ако имате проблеми.

Когато имате избор между IMAP и POP, обикновено искате да изберете IMAP. IMAP се опитва да огледае какво е на сървъра, така че ако изтриете съобщение от входящата си поща на Gmail.com, този имейл ще изчезне и от Thunderbird. POP, от друга страна, е малко по-датиран и създава напълно отделна база данни на вашия компютър.

Освен това искате да сте сигурни, че Thunderbird не изтрива съобщения от сървъра, след като ги изтегли. Можете да направите това, като щракнете с десния бутон на мишката върху акаунта в Thunderbird, отворете Настройки> Настройки на сървъра и премахнете отметката от „Най-много 14 дни“ и „Докато не ги изтрия“ под „Оставете съобщения на сървъра“.



Конфигурирайте Thunderbird за изтегляне на всички съобщения

Всяка услуга използва IMAP малко по-различно. По подразбиране мнозина могат да изтеглят вашата пощенска кутия, но не и други папки, така че ще искате да сте сигурни, че Thunderbird грабва всичките ви съобщения всеки път, когато проверява за поща на сървъра.

Има няколко начина за постигане на това, но най-добрият метод е скрит в редактора на конфигуриране на Thunderbird. Насочете се към Опциите на Thunderbird и отидете на Разширени> Конфигуриране на редактора и натиснете бутона "Приемам риска", когато бъдете подканени. Потърсете настройката mail.server.default.check_all_folders_for_new и щракнете двукратно върху нея, за да я зададете на „True“.

Оттук нататък Thunderbird трябва автоматично да синхронизира целия ви акаунт, а не само вашата пощенска кутия. Ако това не стане, може да се наложи да излезете и да рестартирате Thunderbird след добавяне на нов акаунт или да изчакате да вземе съобщения за всяка папка. Отново този процес може да отнеме много време, ако имате много стари съобщения, така че продължете да вършите друга работа и го оставете да свърши своето.

Когато приключите, поставете компютъра си в Airplane Mode и разгледайте папките си за електронна поща, за да видите дали вашите съобщения са четими. Отново различните уеб услуги могат да внедрят IMAP малко по-различно, така че ако не можете да преглеждате съобщенията си офлайн, може да се наложи да направите малко копаене и тестване в продължение на няколко дни, за да работи всичко правилно.

След като сте сигурни, че Thunderbird изтегля цялата си поща, просто я оставете да работи на заден план, докато използвате компютъра си. Ако предпочитате да не губите ресурси, задайте на Task Scheduler на Windows да стартира Thunderbird веднъж на ден или два, така че той да поддържа своята локална база данни актуализирана с най-новите съобщения. Ако някога загубите интернет, просто стартирайте Thunderbird и той ще работи в офлайн режим, което ви позволява да получите достъп до изтегления архив, за да останете продуктивни.



Създайте резервни копия

Вашият лаптоп е още по-уязвим от загуба на данни от вашата електронна поща, така че след като установите тази „резервна копия“ на вашата система, вероятно ще искате да направите резервно копие на тази резервна копия.

Това трябва да е доста лесно, тъй като така или иначе вече архивирате компютъра си, нали? Ако не, имате много възможности. Просто се уверете, че папката C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Thunderbird е включена във вашите редовни архиви. По този начин, ако твърдият диск на вашия компютър някога се провали, можете да възстановите старата си папка с профили на новата машина и да продължите така, че нищо не се е случило.

Всичко това може да изглежда като обходен процес за нещо толкова рядко, но когато се случи най-лошото, ще се радвате, че поставите това място.