Преглед и оценка на предимствата на софтуера за страхотни умове

Не се отлагайте от уебсайта, ако решите да изследвате Преимущество на софтуерния договор за Големите умове. Да, това е бавно и трудно за навигиране, но ако се ровите в тях, ще намерите информация на много добре представена и много персонализирана платформа за управление на договори. За съжаление, уебсайтът донякъде отразява приложението в това, че Great Minds постави значителна бариера на кривата на обучение между вас и пълно използване на Contract Advantage. Въпреки това, компанията продължава да подобрява продукта, както се доказва от факта, че след първоначалния ни преглед, Contract Advantage добави подобрения на потребителския интерфейс (UI), нови интеграции, автоматизация на работния процес и други; и това означава, че пресичането на тази бариера за обучение може би си заслужава за много.

Тази платформа за управление на ветерани договори започва от само 75 долара на посочен потребител на месец и не се фокусира върху нито един аспект от процеса на управление на договорите. По-скоро той предоставя набор от функционалности в рамките на съхранение и категоризация на договори, създаване и редактиране на договори, работни процеси и електронен подпис, както и отчитане и сигнали. Най-големите проблеми с този продукт бяха по отношение на използваемостта и съвместимостта за първоначално ставане и работа. Компанията предоставя множество изчерпателни ръководства, помощни документи и ресурси, за да ви помогне в навигацията и персонализирането на системата. Но огромното количество персонализиране може да бъде обезсърчително и дори с подобренията след първоначалния ни преглед и помощните материали, потребителският интерфейс е удобен само за потребителя, след като получите обекта на продукта. Компанията казва, че нейните помощни ресурси не заместват официалното обучение. Компанията предоставя демонстрации и тренировъчни сесии, включително 3-5 дни обучение и настройка на място в зависимост от избрания от вас план.

Изборът на редактори предоставя по-добро създаване на договори, а изборът на редактори Agiloft е по-лесен за използване с също толкова възможности за персонализиране. Има и редица по-интуитивни, базирани на облаци продукти, прегледани в този обзор, които са далеч по-лесни за използване, но без почти толкова функционалност на ниво предприятие. Въпреки това, за среден размер на големи фирми и организации, които могат да отделят време за настройка на системата и персонализиране на потребителския интерфейс, шаблони за договори и опции за управление и автоматизация на работния процес, Contract Advantage е сред най-мощните инструменти на пазара.

Издания и цени

Contract Advantage се предлага в три различни версии: WebEssentials, WebPro и WebElite. Ценообразуването се различава в зависимост от това дали искате хоствания продукт, наличен чрез уеб портал или инсталираната версия на Contract Advantage, която да съществува на сървър зад вашата защитна стена. Blueridge Software Assistant Assistant е единственият друг продукт, тестван в тази група, който предлага локална опция.

Планът на WebEssentials започва от $ 75 на посочен потребител на месец и $ 90 за едновременно място на месец. За инсталираната версия ценообразуването е еднократна лицензионна такса от 500 щатски долара на посочен потребител и 875 долара за съпътстващ потребител. Следващият план е WebPro, който започва от $ 83 на посочен потребител и $ 99 на едновременно потребител на месец. Инсталираната версия струва 550 долара на посочен потребител и 963 долара на съпътстващ потребител за еднократния лиценз.

И накрая, има изданието WebElite, което започва от $ 95 на посочен потребител и $ 114 на едновременно потребител на месец. Инсталираната версия на WebElite струва $ 633 на посочен потребител и $ 1, 108 за едновременен потребител за еднократния лиценз. Софтуерът Great Minds предлага също и места за гледане само за Contract Advantage, вариращи от 15 до 20 долара на месец за хоствани системи и лицензионна такса от 150 до 175 долара за инсталирани системи. Както споменахме, компанията предлага и обучение на място с всеки план, за да помогне за значителната крива на обучение. Включеното обучение е три дни за WebEssentials, четири дни за WebPro и пет дни за WebElite.

Въпреки че всички тези издания имат "Web" в имената си, това не означава, че те се изпълняват само като хоствани облачни услуги. Вместо това, това означава, че потребителите взаимодействат с тях чрез уеб браузър, който е насочен към софтуер, работещ или на сървъри, хоствани от Great Minds Software, или на сървъри, работещи в клиентски центрове за данни. Изборът зависи от вас. Contract Advantage има множество опции за разгръщане и ценообразуване, така че не забравяйте да разберете пълната картина преди да закупите. И не забравяйте, че стартирането на софтуера локално означава инвестиране в Microsoft SQL Server (2008, 2012, 2014 или издание 2016) или Windows Server (2008 R2, 2012 R2 или 2016 R2 сървър).

Тази добавена инфраструктура означава допълнителни разходи над основната лицензионна цена на Contract Advantage: лицензи за достъп до сървър и клиент за двете платформи на Microsoft, както и цената на специализирана сървърна машина, физическа или виртуална. Това също означава, потенциално, някаква допълнителна сложност за малки операции без вътрешна ИТ персонал за управление на сървъри и бази данни. Това може да доведе до повече разходи за ИТ консултации на трети страни. Всичко това може да бъде твърде сложно за някои бизнеси, особено много малки операции, като еднолични търговци. За операции на средни размери с физически или виртуален сървър за запазване и някои ИТ цикли, отворени за управление, Contract Advantage предлага гъвкаво лицензиране, всички основни компоненти и огромно количество персонализиране.

Клиентите обаче трябва да проучат внимателно възможностите на всяко издание, тъй като има забележими разлики. Например, има редица функции, които не са налични в изданието WebEssentials или WebPro. Изданията WebElite и WebPro предлагат библиотека с клаузи и възможности за интелектуална собственост (IP), финансови и специализирани възможности за проследяване. Също така, изданието WebElite предлага дефинирани от потребителя отчети, работен поток с автоматично уведомяване, дефинирани от потребителя и предварително попълнени шаблони за документи и проследяване на фактури. Броят на наличните доклади също се увеличава по издания. Получавате 60 отчета с WebEssentials, 70 с WebPro и достъп до 115+ отчета с WebElite. Както при много системи за управление на договори, има голямо разнообразие от характеристики и високо ниво на индивидуализация. Този преглед се фокусира главно върху изчерпателната функционалност - основните характеристики на управлението на договори - и другите многобройни функции в по-малка степен.

Приготвяме се да започнем

Подобно на много от другите много адаптивни системи за управление на договори, които разгледахме, включително Agiloft и Coupa Управление на жизнения цикъл на договори, предимството на договора първоначално е трудно за навигация. Широката функционалност, включена в Contract Advantage, означава, че сте изправени пред препълнен потребителски интерфейс от бутони, раздели, полета с данни и менюта, за да персонализирате вашето преживяване.

В сравнение с опростения потребителски интерфейс на Concord, подобен на Gmail, или с обикновените облачни табла за управление, намиращи се в по-малко мощни инструменти на SaaS като ContractSafe и Contract Hound, Contract Advantage не е инструмент, в който можете просто да влезете и да започнете да използвате. В допълнение към демонстрация вместо официални тренировки, Great Minds Software предостави редица ръководства за потребителя, необходими за стартиране. Въоръжени с ръководство за начална работа, ръководство за работен поток, мини ръководство за промяна на дисплеи и преименуване на полета и мини ръководство за настройките на уеб браузъра, процесът на настройка започна с моя тестов акаунт, свързан с примерна база данни.

Софтуерът Great Minds казва, че системата работи с Google Chrome, Microsoft Edge и Safari, както и Internet Explorer (IE) за различните предлагани портали. Но основната система в момента работи само в IE и изисква досадна степен на настройване на настройките, за да работи. За нашето актуализирано тестване за преглед използвах компютър с Windows 10 с инсталиран Microsoft Edge и Google Chrome. Но, за да накарам уеб порталът Contract Advantage да работи, трябваше да отворя IE и да премина през ръководството за браузъра, за да включа правилните настройки за съвместимост. Преимуществото на договора е оптимизирано за IE 6, 7, 8 и 9, всички от които са остарели. По-новите компютри, работещи с IE11, трябва да конфигурират редица интернет и разширени опции за сигурност в браузъра, за да работят. За уеб-базиран продукт през 2017 г. тази степен на допълнителна настройка, за да се даде възможност за обратно съвместимост, е значителен удар срещу продукта за всяка организация, която все още не използва наследен софтуер. Компанията обяви, че очаква цялата ядрена система да е активирана в много браузър през първото тримесечие на 2018 г.

Персонализиран жизнен цикъл на управление

Почти всеки аспект на Contract Advantage е много адаптивен. Преимуществото на договора може да бъде настроено да се отваря или на таблото на потребителя, или само в главното меню (което също се намира на таблото за управление). Таблото за управление се състои от различни прозорци или плочки, наречени „джунджурии“. Тези джунджурии могат да бъдат конфигурирани да показват почти всякакъв вид информация, включително минали дължими действия, предстоящи действия, активни задачи на потребителя и изтичане на срока на договора. Всички приспособления на таблото за управление могат да бъдат преместени и пуснати на ново място и могат да се добавят още приспособления. Дори цветовата схема може да бъде променена, така че потребителите могат да възлагат например различни цветове за редовни договори, подизпълнители или главни договори за по-лесна визуална идентификация. Таблото за управление може също да бъде конфигурирано да показва фирмени съобщения или графика, показваща отчети като сравнения на номера на договора за година и година. Всеки потребител може да персонализира таблото си с цветни схеми и джунджурии в менюто с настройки, но главното меню винаги е достъпно от долната лява страна.

Contract Advantage ви предоставя и централно хранилище за документи с редица допълнителни модули, които можете да добавите в зависимост от вашите бизнес нужди (например финансов или модул за недвижими имоти). В това отношение системата за управление на договори почти е близка до системата за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) по своята конфигуруемост. Има и портал за заявка за договор за потребители, които не се нуждаят от администраторски възможности. Това дава на бизнес потребителите и надзорните потребители потребителски интерфейс, чрез който да представят договори за одобрение, одобряване или отхвърляне на документи и управление на работните процеси. Всички форми и полета се настройват от администратора, така че този вид портал е полезен за предприятие, в което различните отдели трябва да подават и управляват различни видове договори.

Въпреки че Contract Advantage няма същите графични възможности на таблото за управление, както при Agiloft, потребителите на Contract Advantage имат донякъде уникалната способност да избират свои собствени цветови схеми на няколко от страниците - по-специално страниците с табло за управление и договори. Донякъде е изненадващо, че тази функция не е по-лесно достъпна в други системи. Contract Advantage е един от малкото, които сме виждали с такива възможности. С наличен пълен палет, потребителите могат да облекат Contract Advantage по свой вкус.

Основното заглавие (в горната част на страницата) може да бъде персонализирано с логото и цветовете на компанията. Има два основни начина на потребителите да се движат през предимство на договора: през лентата с менюта и през главното меню. Главното меню е списък с приспособления за различните аспекти на основната функционалност на Договорно предимство, включително договори, страни, контакти и хранилище за документи. Лентата с менюта преминава в горната част на всяка страница; той осигурява бърз достъп до много от областите на страниците на главното меню, както и до модули и отчети.

Един интересен аспект на потребителския интерфейс е, че много от екраните за избор на договори имат усещането за електронна таблица на Microsoft Excel, дори повече от много от другите продукти, които прегледах. Това вероятно ще осигури известно ниво на комфорт на потребителите, които са добре запознати с програмите на Microsoft Excel или електронни таблици. Това обаче може да не се хареса на потребителите, които предпочитат подход за управление на договорен тип виртуален файлов шкаф, който може да се намери в системи като ContractWorks и ContractSafe.

Добавянето на договор към системата е сравнително безболезнено; просто е да щракнете върху Нов договор и да въведете съответната информация, за да започнете процеса на въвеждане на данни. След като бъде въведена основната информация за договора за създаване на профил, може да се добави останалата информация. В изданието WebElite можете също да заредите договора от шаблон. Страницата ви позволява също да добавите по-напреднала информация за страна по договора и преговори, включително „отговорното лице“ за всяка компания, участваща в споразумение. Можете също така да добавите имената на всички страни, които са от всяка страна на делото, както и кои потребители са определени като подписали.

Профилите на договора имат индекс за навигация на страниците отляво, за да се движат между Резюме, Действия, Изменения и Клаузи. Потребителски страници на договори могат да се добавят в изданието WebElite. На страницата „Резюме“ има заглавка, която показва най-основната информация (като вид, срок, срок на годност и статус). Може да бъде въведена информация, свързана със страни, контакти, подробности и състоянието. Освен това, ако потребителят има разрешение, почти всичко на страницата може да бъде индивидуализирано или променено по цялата система, ако желаете.

Страните и контактите могат да бъдат добавени от списък на съществуващите заинтересовани страни или добавени, ако са нова компания. Тази функционалност позволява както бързо въвеждане на данни, така и по-ефективно отчитане. Когато няма централен списък на страните, потребителите могат да променят точната формулировка на дадена компания (напр. Между XYZ Incorporated, XYZ Inc. и XYZ), което може да доведе до пълно и грешно търсене и отчитане. Contract Advantage има допълнителна полезна функция, която преди не бях виждал в раздела „История на FKA“. FKA означава „Бивш известен като“ и тази полезна функция позволява да се документират бившите имена на компанията точно в профила, за да се следи промяната на имената на корпорациите.

Следват подробности за договора и основни дати. Именно в тези области ще бъде въведена по-голямата част от данните на договора. Разделът Подробности за договора може да бъде конфигуриран от администратор, за да представи определени полета за данни въз основа на типа договор, първоначално избран от потребителя или за всички видове договори. Може да се създаде всякакъв вид поле: квадратчета за отметка, текстови полета, падащи списъци, списъци с много вписвания, валутни полета и дати. Освен това могат да бъдат определени редица ключови дати, включително споразумение, влизане в сила, прекратяване, срок на годност и дата на подновяване.

От ключовите дати бързо могат да бъдат създадени действия, които да напомнят на отговорните за важни бъдещи събития. Ранните предупреждения могат да бъдат създадени, като автоматични имейли се изпращат на съответните хора за произволен брой дни преди събитието. Ако финансовата информация е замесена от събитието, тогава такава информация може да бъде добавена. Известията могат да бъдат непрекъснато изпращани до промяна на състоянието на Действието. Известията могат дори да бъдат изпращани до контрагента.

Ако имате модула за подписване на документ, който е достъпен само с изданието WebElite, тогава можете също да интегрирате процеса с DocuSign за електронни подписи. Ако сте активирани, ако щракнете върху името на контакт на страницата на договора, тогава той може да запише техните идентификационни данни директно в DocuSign. След като генерирате документа с всички съответни дати, можете да зададете незадължителен подписващ. Ако използвате шаблон, той вече ще има конкретен договорен език и можете просто да попълните съответните полета. Можете да генерирате Microsoft Word или PDF файл с блокове за подписване, изпуснати в определените области на договора. Всеки договор има собствено хранилище за документи, в което можете да персонализирате структурата на папките. Системата автоматично записва договора в работен процес за одобрение. Така че, ако това е договор за покупка, тогава няма да видите папки за финансови или застрахователни и т.н. Няма вътрешен електронен подпис, така че можете да активирате интеграцията на DocuSign, ако имате акаунт, или ще трябва да отпечатате документи, подпишете ръчно и качете подписаната версия обратно в работния процес на одобрение.

Разширени работни процеси, търсене и отчитане

За по-напреднали потребители в изданието WebElite може да се добави информация за работния процес за договора в секцията Състояние на процеса на договаряне. Може да се създаде конфигурируем списък от стъпки, за да могат мениджърите да проследяват напредъка на даден договор. Да / не могат да се настройват бутони с опции до различни състояния (напр. Изпратено на законно, изпълнено, изпратено до счетоводство, изпратено на договаряща страна и заявка за приемане) с полета за дата за документиране на времевата линия.

Възможностите за автоматизация на работния процес бяха подобрени след първоначалния ни преглед, с повече шаблони на работния процес, както и задачи след работния процес. След приключване на договор можете да зададете последващи действия като изпращане на имейл подписан документ, генериране на отчет и др. Всички тези последващи действия се задействат автоматично. Шаблоните на работния процес могат да бъдат модифицирани, за да посочат задача, кой е отговорен за нея, нейната продължителност и известия за нова стъпка в работен процес. Обобщените сигнали могат да се задават и на персонализирани интервали от време.

Contract Advantage също има разширени функции за договаряне и проследяване на договори. Те ви позволяват да проследявате изменения на договор, прикрепени към запис за изменение в хранилището на документи на договора. Системата също има функция за сравнение на версиите и включва контрол на отстъпването и пълен дневник за одит на всички промени и актуализации. Редактирането на договори ще стартира Microsoft Word директно и ще ви позволи да правите промени директно в документа. Но системата ще сканира и обработва актуализираната версия с оптично разпознаване на символи (OCR), за да регистрира промени.

Подобно на много системи за управление на договори, има функция на Note. В Contract Advantage тази функция се нарича "Дневник на договора:" и позволява на потребителите да прикачват коментари към профила на договора, като създават записи в дневника с печат на дата и час. Подобно на много системи, договорните профили могат да бъдат копирани, но Contract Advantage добавя възможността да се контролира каква индивидуална информация в профила се копира.

Contract Advantage използва малко по-различен подход към документа или файловата страна на организацията. Всеки профил на договора се предлага с хранилище на документи, което признава, че към някои договори може да има множество документи или поддоговори. Всяко хранилище има групи документи, което дава възможност на потребителите да поставят файлове под различни категории. Много системи на пазара позволяват на потребителите да прикачат множество файлове или документи към един профил на договор. Повечето от тях обаче не осигуряват същото ниво на организация, каквото има предимство на договора. Могат да се създават папки и структурата да се редактира. Документите също могат да бъдат заключени, за да се предотвратят проблеми с контрола на версиите. Също така имейлите, изпратени чрез Contract Advantage, се записват в хранилището.

За администраторите, загрижени за сигурността, потребителите могат да бъдат разпределени в групи за лесен контрол на достъпа и редактирането. Потребителите могат да бъдат запазени от цели области на системата или просто да бъдат възпрепятствани да редактират определени полета, осигурявайки нюансиран подход за сигурност.

Подобно на всички останали аспекти на Договорно предимство, функцията за търсене е много адаптивни. Може да се търси всяко поле с данни, което осигурява почти неограничени възможности за търсене. Параметрите за търсене са организирани в раздели. Това поддържа най-основната информация отпред и в центъра, като все още прави търсене в полето. Търсенето може да бъде запазено и за по-късна употреба.

Както бе споменато, Contract Advantage идва с OCR за качени документи. Тази функция позволява текстово търсене на документи и файлове в системата. Функцията за търсене на текст в Contract Advantage е по-полезна от повечето, защото показва броя на посещенията във всеки документ. Сложните възможности за търсене се превръщат в стабилно отчитане. Всяко търсене или списък с договори може да бъде експортирано в Microsoft Excel и колоните с информация могат да бъдат изцяло персонализирани. В допълнение към експортирането на всяко търсене, Contract Advantage се предлага с редица предварително изградени отчети, които могат да бъдат персонализирани за отделния потребител. Тези отчети осигуряват малко по-естетичен продукт и могат да бъдат експортирани в Microsoft Excel или да се преглеждат в системата.

В допълнение към многото интересни функции, които вече бяха обсъдени, още няколко заслужава да бъдат споменати. Например, Contract Advantage е една от малкото системи, която позволява глобална актуализация на системата. Това позволява на мениджъра да актуализира информация наведнъж в различни контакти, компании или данни. Тази функция може да спести огромно количество време и енергия при внедряване на нови полета или актуализиране и изменение на стари.

За да помогнете за организацията, договорите могат да бъдат архивирани. Contract Advantage има редица други функции, като например импортиране на контакти на Microsoft Outlook, създаване на шаблони и библиотеки с клаузи. Има и интеграция на Active Directory (AD) и поддръжка за единичен вход (SSO) за плана WebElite.

Тежка платформа за управление на договори

Преимуществото на договора може да бъде персонализирано, за да отговори на нуждите на почти всеки клиент. Но системните изисквания и настройка може да са прекомерни за отделни лица и по-малки компании. Contract Advantage предлага редица полезни функции като OCR и глобални актуализации, плюс уникален подход за съхранение на документи. За онези потребители, които предпочитат да работят веднага с по-естествен опит за управление на договори, победителите в избора на редактори Agiloft и Updraft може да са по-подходящи. А за обикновена облачна опция с интуитивно сътрудничество, Concord може да е по-подходящ.

Въпреки това, когато става дума за наистина безкрайно персонализиране и усъвършенстваните функции за автоматизация и управление на работния процес, необходими за управление на договори на ниво предприятие, Contract Advantage е сред най-способните инструменти на пазара. След като преминете през инсталация и обучения, за да се почувствате удобно с този сложен продукт, става въпрос за толкова всеобхватна и съобразена система, каквато ще намери вашият бизнес.