Преглед и оценка на управлението на договора на Gimmal

Gimmal Contract Management е друга, много адаптируема, богата на функции система за управление на договори, която веднага се диференцира с огромната си цена: 20 000 долара годишно. Но не позволявайте шокът на стикерите да ви оздравее; Gimmal Contract Management (известен преди като Prodagio преди компанията да бъде придобита по-рано тази година) е гъвкаво решение, което предлага всички основни функции за управление на договори, като същевременно предлага различни допълнителни функции като автоматизация на работния процес, създаване на шаблони въз основа на шаблони и потребителски задачи, които може да струват парите на някои. Победителят в нашия избор за редактор Agiloft обаче предложи еквивалентно ниво на персонализиране с по-малка сложност и по-ниска цена.

Ако смятате Gimmal, сложността вероятно ще бъде най-голямото ви препятствие. След като конфигурирате Gimmal по начина, по който имате нужда, това е отлична система, но е важно да се отбележи, че количеството персонализиране, което системата изисква, ще усложни сериозно живота на администраторите, натоварени с внедряването. Още по-жалко, няма опция да опитате преди да купите. Agiloft има еквивалентно ниво на персонализиране, но успява да бъде по-малко сложен, тъй като е избрал конфигурация, базирана на съветника, което е нещо, което Gimmal трябва да обмисли.

Като цяло, началната цена за Gimmal със сигурност е стръмна за по-малките организации. Такива компании трябва да се уверят, че лицензът на потребител няма да им служи по-добре, и трябва да разгледат отблизо Getting Contracts Done, другият победител на PCMag Editor's Choice. Gimmal Contract Management е насочена изцяло към средни и големи организации в мащаб на предприятия, които ще трябва да оценяват софтуера въз основа на персонализиране спрямо сложността и поддръжката.

Опции и планове за ценообразуване

Gimmal предлага три различни издания, които се различават до голяма степен от максималния си брой потребители, но и от различни нива на възможности спрямо сложността.

По ирония на съдбата изданието Essentials с най-ниска цена позволява неограничен брой потребители. Това е така, защото изданието Essentials е насочено към онези, които търсят предимно хранилище на договори и не се нуждаят от интеграция с други системи или имат нестандартни договори или работни процеси. Разширеното издание е насочено към отделни отдели на много големи фирми или средни организации с по-малко от 25 потребители, чиито нужди са по-специализирани и които евентуално се нуждаят от интеграция със съществуващите системи. И накрая, изданието Enterprise е за компании с повече от 25 потребители и специализирани нужди извън тези на Advanced Edition.

Към момента на писането на Gimmal все още не е включил напълно Prodagio в своите уеб имоти. И с начална цена от 20 000 долара е разбираемо, че подробна информация за цените няма да е достъпна чрез Интернет, а по-скоро на база клиент-клиент чрез директен контакт с представителите на продажбите на Gimmal. Gimmal също не предлага безплатна пробна версия за изтеглени или достъпни, така че ще разчитате на персонала по продажбите и за тестване преди покупка.

Икона-тежък интерфейс

Интерфейсът на Gimmal е тежък за икони и следователно сравнително лесно за управление. Големите икони в десния ъгъл на екрана обхващат всички области, важни за управлението на договори, включително Документи, Моите задачи, Отчети, Търсене и Администратор (за тези, определени като администратори). След като е избрана икона, разделите над работното пространство се променят, за да отразяват тази категория налична информация.

Форматът на областта „Документи“ на Gimmal ще бъде незабавно познат на всеки, който е използвал компютър с Windows. Иконите за изпълнение на основни функции се изпълняват в горната част на работното пространство (напр. Нова папка, документ за импортиране и копие), като вляво вляво работи файлов кабинет, който по подходящ начин е наречен Cabinet. Gimmal избра изпитан дизайн, който прави старта интуитивен.

Разделът „Документи“ е особено полезен, тъй като има както фирмено организиран метод за съхранение на договори (Шкафове), но също така предоставя на потребителите раздели за бърз достъп до най-новите им документи плюс списък, в който могат да запазят своите „любими“ договори. В допълнение към напълно персонализираното показване на колони с данни за договори при преглед на списъци с договори, иконите се появяват до договорите, за да посочат кога има прикачени напомняния, задължения, свързани документи или бележки. Открих, че това е полезна функция, така че веднага разбрах към кои договори е приложена тези допълнителни видове информация.

Документите могат да бъдат генерирани чрез шаблони или директно импортирани в системата. Всеки документ е снабден с изскачащо табло, в което лесно можете да получите достъп до цялата информация за договора. Очакваните полета са всички, включително свързани документи, бележки, напомняния и одитна пътека. Но Gimmal се предлага и с много други области, включително договорни задължения, които могат да се добавят, контролни списъци на създадени от администратора бизнес процеси, които могат да бъдат назначени, договорния работен процес, който може да се гледа, и прикачените контакти, които могат да се управляват.

Отчетите се водят прости. Просто изберете типа на отчета от списък, въведете данните на отчета (напр. Ограничаващи дати или име на документ, тип или идентификатор) и генерирайте. Целият процес отнема само секунди. Gimmal идва с редица предварително зададени стандартни отчети, но новите отчети могат да бъдат генерирани и от администраторите чрез прост процес. Отчетът може да бъде отпечатан или експортиран в CSV (след опцията за добавяне, премахване или пренареждане на колони с данни) и може да бъде отворен в Excel.

Ако желаната информация не е налична чрез отчет, е наличен надежден компонент за търсене. Потребителите имат възможност между бързо търсене и по-напреднало. Бързото търсене сканира както въведените от потребителя данни, така и прикачените документи. Хубава характеристика на Gimmal е, че той разполага със способности за оптично разпознаване на символи (OCR), които преобразуват PDF файлове с изображения в документи за търсене. Резултатите от търсенето са много полезни и включват проценти за класиране и контекст за мачовете. Смятах, че тази функция е особено полезна за подпомагане на пресяването на голямо количество резултати от търсенето и за избягване на заблуждаване чрез отваряне и проверка на резултатите за еднопосочни резултати.

За потребителите, които търсят по-конкретна информация, по-разширената функция за търсене предоставя на потребителите инструменти за намиране на почти всеки договор. Потребителите могат да търсят конкретни думи или фрази, типове документи, съдържанието на което и да е определено поле или дори размер на файла във всяка възможна комбинация. След като бъдат намерени желаните резултати, потребителят може да подчертае желаните записи и да щракнете с десния бутон, за да експортирате в CSV, като прави ефективно всяко търсене или списък отчитан. Ако има вероятност потребителят да използва отново търсенето, той може да бъде запазен и дори публично достояние на всички потребители, за да ускори процеса в бъдеще.

Първи настройки

Gimmal предлага както услуги, достъпни извън кутията, които могат да бъдат създадени толкова бързо, колкото един ден, както и по-сложни интеграции и специализации. Изпълнената версия на софтуера вероятно ще предостави необходимите възможности за тези, които търсят основните функции на управление на договори, включително Store, Track and Alert, Search и Report.

Може да се създадат по-разширени функции за тези, които желаят да автоматизират допълнително своите бизнес процеси. По-интелигентните администратори могат да създават работни процеси, които автоматизират процеса на одобрение за нови договори, контролни списъци на предмети за задачи, приложени към договори, и шаблони, които могат да бъдат напълнени с въведени от потребителя данни.

Gimmal предлага голямо разнообразие от полезни ресурси и цял раздел Справочник в раздела Документи. Този раздел съдържа ръководства за създаване на шаблони, ръководства за бързи справки, видеоклипове за обучение и ръководства за потребители. И ако конкретният проблем не е обхванат от нито един от тези ресурси, пълно ръководство за потребителя с повече от 250 страници вероятно ще има отговор. Освен това, поддръжката на клиентите е достъпна чрез годишното споразумение за поддръжка.

Gimmal Contract Management предлага изключително персонализирана система, която може да бъде пригодена да отговаря на нуждите на конкретен клиент. Въпреки огромното количество услуги, които Gimmal предлага, той създаде интерфейс, който е лесен за управление и интуитивен. Той предлага много функции, които надхвърлят основните функции за управление на договори за по-нататъшно автоматизиране на бизнес практики и спестяване на ценното време на служителите. Персонализирането обаче може да бъде обезсърчително и трудно да се вземе, а цената може да е висока за по-малките организации.