Видео: Вот мы и дома (Септември 2024)
Джеф Вайнер, изпълнителен директор на LinkedIn, публикува статия наскоро с едното си правило за премахване на безполезни срещи: без презентации. Разбирам се, където отива, но това е абсолютистко твърдение и не мога да кажа, че съм съгласен с това на 100 процента от всички обстоятелства.
Начинът, по който да провеждате по-добри срещи, според мен е първо да разберете какъв вид среща възнамерявате да проведете, а след това да се организирате и да се подготвите за това. Направата на няколко прости стъпки във фазата на планиране на една среща преминава дълъг път към превръщането й в по-продуктивен за всички.
4 вида срещи
Според мен има четири вида срещи. Ако никога не сте мислили за вида на срещата, който възнамерявате да проведете, това може да е половината от проблема ви.
Дискусия / среща за сътрудничество. Мозъчната атака на срещи е примери за дискусии или срещи за сътрудничество. При този вид среща една или повече от участващите страни могат да работят по дневния ред. Информацията има за цел да идва от множество хора. Сътрудническите срещи често също са срещи за решаване на проблеми.
Среща за настаняване. Настаняването е редовно насрочена среща, обикновено около определен проект, който може да бъде в ход или да има очаквана дата на приключване. Ежедневните скремове са пример за регистрации. Регистрациите са добри, за да се уверят, че всички заинтересовани страни са в течение на проблемите, решенията, промените, напредъка и т.н. Едно предимство на редовните срещи за чекиране е, че те често могат да бъдат много кратки.
Работна среща. Работните срещи са личен фаворит. На работна среща вие вършите работа, която трябва да бъде завършена. Това е толкова просто като това. Работните срещи откъсват отлагането в пъпката. Те често са съвместни. Един пример за това, което може да бъде постигнато на работна среща, са програмистите и заинтересованите страни, които се събират, за да внедрят промени в кода (да речем, на уебсайт или друг интерактивен продукт), които двете страни могат да проверят наистина точно в присъствието на една друга.
Как да направим срещите по-продуктивни
1. Разписание бързо. Освен в случай на управление на текущ или дългосрочен проект, мразя срещи, които са насрочени повече от две или три седмици. Често преди насрочването на среща се провеждат разговори между всички страни, по имейл, телефон или лично, и аз много предпочитам тези разговори да са свежи в съзнанието ми преди срещата. Графикът е твърде далеч и съответната информация ще ми бъде отдавна изчезнала.
Когато се опитвате да намерите време, подходящо за редица хора, които не предоставят календарите си на разположение, можете да използвате безплатен сайт, наречен Doodle, който ви позволява да създадете анкета, в която хората да посочват времето, в което са свободни.
2. Използвайте ясен предмет. В поканата за среща, яснотата на темата е от ключово значение за производителността на всеки. Темата трябва да посочи с няколко думи общата цел на срещата. Той помага на хората да разберат, преди да се появят или набират на срещата какво трябва да очакват.
Ясно написаният ред може също да доведе до определени страни за това, което трябва да подготвят преди срещата.
3. Имайте дневен ред или цели. Всяка среща се нуждае от дневен ред или списък с цели. В зависимост от сложността на срещата може да не е необходимо тя да е изрична, като в този случай тя трябва да бъде посочена имплицитно в темата. Пример е "Тема: Задайте състав за октомврийския брой на списание" - целта е да се изпълни тази задача на работна среща.
Целта на срещата за регистрация е да се регистрира, да прегледа напредъка и да повдигне притеснения, така че вероятно няма да ви е необходим изричен дневен ред за тези видове срещи.
Дискусионните срещи наистина имат полза от дневния ред. Всеки трябва да получи дневния ред преди срещата. Препоръчвам да го включите в полето за бележки на заявката за среща.
Когато ръководителят на срещата отделя време да напише дневен ред или основен списък от цели, това също ѝ помага да втвърди в съзнанието си целта на срещата и как ще я насочи.
4. Определете лидера на срещата. Всяка среща се нуждае от лидер или съ-лидери. В повечето случаи лидерът на срещата е имплицитно известен: това е който е свикал срещата или има какво да сподели, в случай на информационна среща. При телефонна среща и видео-чат среща (напр. Webex) често човекът започва този разговор.
Абсолютно най-лошата среща, на която някога съм присъствал, нямаше лидер и около половината път през срещата разбрах, че няколко участващи страни смятат, че трябва да ръководя срещата. Това веднага беше вбесяващо и омърсяващо, да не говорим за напълно непродуктивен. В друга безразсъдна сцена веднъж свиках среща, насрочихме я и напълно възнамерявах да я провеждам, само за да има друг колега напълно да я поеме - също дразнещо.
5. Загубете технологията, но направете демонстрацията. Да, тази статия има за цел да обхване теми, свързани с технологиите, и да, казвам ви да загубите поне част от вашата технология, за да проведете по-продуктивни срещи. Преди да загубите собственото си време за създаване на палуба на PowerPoint, запитайте се: „Имате ли нужда изобщо за презентация?“ Ако отговорът е „да“, не забравяйте, че слайдовете трябва да се използват, за да поддържат хората ангажирани и да подсилват вашите точки, а не да ги правят за вас. Никой не се впечатлява от звездни кърпички и никой не иска да гледа видео, когато дойде да ви чуе да говорите или да обсъжда с вас.
Ако имате продукт или услуга, за да се покажете, демонстрирайте как работи! Не показвайте снимки или видеоклипове от него. Дайте им истинския Маккой.
Ако искате да дадете определена информация на всеки участник в среща, включително снимки и видеоклипове, изпратете им ги преди срещата, за да могат да се запознаят с материала, който така или иначе ще бъде по-продуктивен за всички. Тогава можете да прекарате времето си, стигайки до сърцевината на въпроса, а вероятно и в много по-малко време.
