Организирайте се: управлявайте цифрови семейни документи

Хората отчаяно се отърват от хартията в живота си. Дигиталните архиви имат толкова много предимства. Можете да ги търсите ефективно. Можете да архивирате електронни документи на множество места, така че да имате достъп до тях по всяко време и навсякъде. А споделянето на цифрови документи с членове на семейството, адвокати и всеки друг, който се нуждае от тях, е много по-лесно от фотокопирането или факс хартията.

Но преди да започнете да сканирате делото до къщата си и да натискате всичките си месечни сметки и изявления към имейл, важно е да помислите какво точно се надявате да постигнете, като преминете към изцяло цифров формат, като различните услуги, които могат да ви помогнат това ще автоматизира голяма част от процеса. Също така ще искате да знаете какво точно правят тези различни решения, защото всички те ви дават много различни резултати. Дали в крайна сметка ще сте доволни от тези резултати, до голяма степен зависи от първоначалните ви цели.

Услуги за синхронизиране на файлове (решение „Направи си сам“)

Бихте могли лесно да съхранявате и управлявате семейните документи онлайн, използвайки Dropbox, Box, SugarSync или друго решение за съхранение в облак, но има плюсове и минуси за този метод.

Професионалисти. Използването на услуга за синхронизиране на файлове вероятно е евтино (можете лесно да получите 5 GB безплатно) и изключително лесно за определени видове документи ( например единични документи, а не повтарящи се сметки или извлечения), особено ако вече имате синхронизиране на файлове създаден акаунт. Услугите за синхронизиране на файлове предлагат съвместни функции, така че можете да направите файловете достъпни за други от вашето семейство, или за вашия адвокат и т.н.

Минуси. Ако искате да запишете месечни сметки и извлечения в този акаунт, няма да е автоматично. Ще трябва да влизате всеки месец във всичките си акаунти и да запазвате PDF файлове локално в папката за синхронизиране на файлове. Освен това няма да получавате никакви напомняния да предприемете това действие, още по-малко да плащате сметките си. Накрая ще трябва да проверите сигурността на избраната от вас услуга, за да сте сигурни, че документите ви ще бъдат в безопасност.

Всъщност има решение за тези минуси и това е FileThis (в момента е в бета версия). FileThis се свързва с вашите онлайн акаунти и изхвърля всички важни документи в хранилище, което свързвате с него. Опциите включват Box, Dropbox, Google Drive, Evernote и дори собствен компютър.

Специализирани услуги: Финанси, фокусирани

Съществуват редица специализирани услуги, които ви помагат да управлявате документите на домакинството без хартия, но те са склонни да служат за малко различни цели, така че наистина е важно да помислите какво наистина трябва да направите.

Manilla (безплатно), например, е онлайн акаунт, който можете да настроите, за да поддържате автоматично записи на всичките си месечни извлечения, както и да ви напомня да плащате сметките си. Той също има чиста функция, която ви позволява да проследявате наградни програми, като чести лети мили, и може да ви накара да предприемете действия по сметка, преди вашите точки да изтекат. Manilla е чудесен за хора, които се нуждаят от помощ при плащане на сметки навреме, или всеки, който иска да централизира всички тези изявления от доставчици на услуги, но не прави много повече от това.

Doxo е подобен на Manilla, събира вашите изявления и сметки, но също така ви позволява да качвате други важни документи за домакинството, което го прави по-общ дигитален шкаф за подаване. Харесва ми, че Doxo комбинира автоматизацията, намерена в Manilla, с метода "Направи си сам" сканиране и качване на всичките ти други документи. За съжаление Doxo има много по-малко партньори от Manilla, така че не може да се свърже с няколко основни доставчици, като Chase Bank, Netflix, CapitalOne и няколко други големи имена. Doxo има една интересна функция, която Manilla няма: възможността да експортирате събраните документи на друго място, като например Dropbox акаунт, за да можете да ги архивирате.

Чист, който прави както NeatDesk, така и онлайн център за съхранение NeatCloud (от $ 5, 99 на месец), се фокусира върху това да ви помогне да сканирате и качите хартиени документи, които имате в къщата си. Той е бърз и много добър за идентифициране на данъчната и финансовата документация в частност и можете да класифицирате и организирате в облачен акаунт всичко останало. Чистът обаче не предлага никаква автоматизация за изтегляне на повтарящи се документи, както правят Manilla и Doxo.

Специални услуги: фокусиран върху живота

TheDocSafe ($ 5.95 на месец) върви в малко по-различна посока. Това ще ви преведе през дълъг списък от фамилна и лична информация, която може да искате да централизирате, включително много неща, които на първо място може да нямате на хартия, като например информация за контакт при спешни случаи. При първоначална настройка на акаунта, вие ще ви преведе какво е по същество въпросник, за да се уверите, че покрива всички документи, които може да имате: Имате ли дом? Женен ли си? Имате ли деца? Имате ли последна воля и завещание? За всеки от тези въпроси можете да въведете отговори и да качите съответните заглавия, актове, сертификати и правни документи.

Javont Vault е подобен в някои отношения, но е проектиран повече, за да ви позволи да предадете всички тези данни на бенефициент, когато умрете. И все пак, той работи чудесно за сигурното централизиране на много важни семейни или лични документи, докато сте живи. Можете да направите опис на притежанията си, да изброите всички идентификационни номера и пароли за вход в онлайн акаунта си и да оставите подробни бележки на близките за това, което очаквате да правят с цялата тази информация, след като умрете. Javont Vault е заключен от социалноосигурителен номер, така че е ограничен само за използване от САЩ.

Най-важната част? преднамереност

Най-важната стъпка, която трябва да направите, преди да цифровизирате и организирате цифрово документите на домакинствата си, е да помислите какво точно искате да направите или какъв проблем трябва да решите. Ако започнете да работите без хартия, без да имате ясна цел или резултат, усилията ви биха могли да бъдат пропилени, тъй като много от наличните решения предлагат много различни услуги.