Видео: How to Create a Doodle Poll - Fast and Easy Scheduling | Doodle (Септември 2024)
За пръв път срещнах Doodle.com преди няколко години, докато работех с десетина доброволци по проект. Участниците бяха разпръснати по целия свят - Индия, Израел, Сингапур, Калифорния, Масачузетс - и по някакъв начин трябваше да намерим време, когато повечето от нас ще могат да се срещнат онлайн, за да обсъдят проекта. Един от доброволците изпрати линк към Doodle.com и от тогава нататък дати и времена за среща се събраха като магия.
Doodle е безплатен уебсайт и услуга, която прави планирането толкова просто, колкото създаването на анкета. Каните хора в анкетата и те просто отчитат времената, когато са на разположение, за да се срещнат въз основа на редица възможности, които създателят на анкетата предоставя. Това е сбъдната мечта за ефективност.
Но първо, бърз преглед на това как работи Doodle.com:
Джил Дъфи: Аз съм голям фен на Doodle и трябва да кажа, че имам чувството, че го представям на хората през цялото време. Това проблем ли е, извеждането на думата?
Майкъл Наеф: От една страна, се справяме много добре. Вече сме на повече от 15 милиона потребители всеки месец. Така че това е страхотен успех и много вълнуващо за нас. Но от друга страна, все още има много потенциал, ако вземете предвид, че почти всеки трябва да направи планиране в някакъв или друг момент.
Най-добрият ни механизъм за комуникация е самият инструмент, услугата, защото има вградена вируса. Вкарате други хора в платформата, като планирате, защото трябва да каните хора да участват в вашата анкета, която изпращате.
JD: Това със сигурност разбрах за това. Разкажете ми за напредъка на производителността в губенето на по-малко време за планиране с помощта на инструмент като Doodle.
МН: Това е свързано с едно скорошно проучване, което направихме. Преди няколко години направихме проучване, в което проучихме колко време хората имат нужда да организират срещите си всяка седмица. Открихме, че хората ще могат да спестят до половин ден всяка седмица, ако успеят да отделят цялото време, прекарано в организиране на срещи.
Това ново проучване, което използвахме, за да разберем какво по-конкретно онлайн планирането ви помага да спестите по време, в сравнение с класическите средства, като имейл или телефонни обаждания. Открихме, че можете да спестите до две трети от времето, което трябва да планирате, само като извадите човешката координация от веригата и правите целия процес по-ефективен и по-малко нервен.
JD: Какъв е средният брой хора на даден график на срещите?
МН: В нашия случай средната стойност е някъде около пет до шест. Точно там, където започнете да спестявате може би половината от времето, което би трябвало да планирате [в сравнение с насрочване по имейл или телефон], и спестявате повече и повече време, колкото повече хора участват. Всъщност виждаме много планиращи анкети за десет души, 20 души, до стотици хора.
JD: Мисля, че ако имате само двама или трима души, нямате нужда от инструмент за насрочване. В този момент може да е по-лесно просто да говорите с хората и да спестите време по този начин.
МН: Често е така. Това е много вярно. В случая с двама души имаме инструмент за планиране едно към едно. Казва се MeetMe и работи малко по-различно. Вие публикувате свободното си и натоварено време в малък календар, публикуван на личния ви URL адрес в Doodle.com.
Така че в моя случай това е Doodle.com/myke. Можете да го публикувате и ако хората искат да се срещнат, те могат просто да продължат и да отправят предложения в [календара ви] с голяма вероятност, че ще имате време, защото те могат да видят вашите свободно време. След това можете да приемете, отхвърлите или игнорирате заявката.
Вярно е, че за трима души все още можете да стигнете до резултат чрез имейл или телефон, но намирам този метод да не е толкова бърз, колкото да използвате инструмент като Doodle.
JD: Този календар свързва ли се с други инструменти, като Outlook или Google Calendar?
МН: Да, така е. Всичко, което имаме в Doodle - имаме и инструмент за решение за назначаване на клиенти, наречен BookMe, който го прави една стъпка по-напред за, да речем, студио за масаж или какво ли още не - всички тези продукти предлагат интеграция в календара. Всичко се базира на една и съща технология в нашия край. Това е едно от предимствата. Ако някога попълвате календара си, независимо дали е Outlook или iCloud [поддръжка за iCloud едва наскоро стартиран] или Google Calendar, след като сте свързани с тези календари, можете да ги използвате във всички услуги, които предоставяме. Това ще направи целия процес по-безпроблемен и лесен за вас.
JD: Искам да направя резервно копие за по-голямата картина за момент и да говоря за производителността като цяло. Репортер ме попита онзи ден дали сме обсебени от производителността и мисля, че това е особено вярно за американците. От 70-те години на миналия век, откакто се захванахме с компютри на работното място, смятахме, че ще станем толкова по-ефективни, че дори може да получим повече време назад и може би дори да имаме четиридневна работна седмица. И откривам, че това изобщо не е така. Ние бяхме обсебени от производителността в този стремеж да работим по-усилено, да постигнем повече резултат, да спечелим повече пари за компанията - чудех се на вашите мисли за това.
МН: Това е една широка тема [смее се]! Това преживяваме и в Европа. Мисля, че определено е тенденция в Съединените щати, но във всички много индустриализирани страни и манталитети, където хората също се стремят да бъдат продуктивни, да постигнат нещата.
Също така с движението „количествено себе си“, където се опитвате да измервате всичко, което правите, и се опитвате да оптимизирате. Мисля, че има някаква опасност там примките да стават все по-къси и по-къси и това става много напрегнато за индивида. Хората трябва да са наясно къде са силните им страни и къде са техните граници, така че да знаят кога да забавят скоростта или кога да ускоряват при необходимост или редовно.
От друга страна, мисля, че е много положителна тенденция много от тези по-досадни задачи - независимо дали е насрочване на събитие или намиране на полет или търсене на връзки във влака или намиране на неща в Интернет - каквото и да е, всички тези трудни задачи те стават толкова по-лесно и ви помагат да спестите време. Мисля, че предизвикателството е да инвестирате това спестено време не само в повишена производителност, но и в повишено качество на живот лично за вас. Има деликатен баланс между колко работа искате да свършите, каква работа ви дава и колко личен живот имате нужда. И колко сива зона се нуждаете между тези две, и това е много лично решение в крайна сметка.
JD: Намирам, че все повече хора предпочитат да имат смесен живот, че искат личният им календар и професионалният им календар да бъдат един. Със сигурност използвам Doodle много за социални цели, вероятно повече, отколкото за работа. Както казахте, повишената производителност там води до известна полза от свободното време и намален стрес.
Има обаче и други примери за приложения за производителност, които създават порочен цикъл от опити да ви направят по-продуктивни, така че просто да продължите да работите.
МН: Винаги има тези две различни гледни точки. Там е личният живот и професионалният живот и ето това говори за баланса между работата и живота. Това отново е много личен въпрос: дали мислите, че работата и животът са много отделни неща и трябва да има баланс между двете, или дали смесицата на тези две области от живота ви трябва да е в правилния ритъм за вас като човек.
JD: Разкажете ми повече за изследването, което сте направили. Имаше ли нещо изненадващо, което намерихте?
МН: Не бяхме изненадани от самия резултат. Имахме много анекдотични доказателства, че Doodle помага на хората да свършат работата и помага на хората да спестят време, а това беше и наш собствен опит, когато използвахме инструмента. [Резултатите от изследването] бяха просто по-систематично доказателство, че това наистина е така.
Това, което наистина ни учуди, беше разликата. Ако погледнете таблицата, която показва колко време се използва, хората, които планират без инструмент, отделят от 90 до 120 минути, за да планират нещо с десет до 15 участници. С Doodle в този експеримент им трябват само половин час и това е огромна икономия на време, която не бих очаквал.
JD: Бихте ли споделили някакъв организационен съвет или практика, която лично използвате? Не е задължително да се свързва с планирането.
МН: Преди няколко години прочетох книгата „Първи неща готови“. Това беше много мислено продуктивна книга за мен. Не използвах всички техники, които той описва. Но една техника, която се придържам, е да извадя всичко от главата си и да използвам полезни системи и надеждни системи.
В наши дни строго работя с календари и списъци със задачи. По-голямата част от него изважда всички тези малки задачи от главата ми и освобождава главата ми за по-продуктивна работа. Като знам, че имам надеждна система, която ще ми напомня, когато трябва да се направи нещо необходимо, е това, което ми помогна да направя много повече, да направя работния си ден много по-продуктивен. Но това също освобождава ума ми. Да имам свободен ум за свободното време и за всичко друго, което правя, вместо да ми се налага да мисля: „Не трябва да забравя това или онова“.
JD: Моят партньор е оперативен мениджър и по всяко време има между 100 и 150 задачи в списъка си със задачи. Каза ми: „Пазя най-важните в главата си, защото се притеснявам за тях, а останалото поддържам в имейл“. Опитвах се да му обясня, че това е стрес за него. Когато задачите не са на ясно място, където можете да ги видите, те създават стрес. Но след като преминете към надеждна система, на която можете да се доверите, знаете, че всичко ще присъства, когато имате нужда.
Той обаче иска да премине към нова и по-организирана система. Прецених, че той ще има около двуседмичен период на болезнен преход. Преживяхте ли нещо подобно? Когато преминахте на GTD, изпитвахте ли някаква болка при преминаване?
МН: Преживях не толкова голяма част от преходния период, но преживях психическо препятствие. Преди да въведа системата в работната си практика, всъщност не се доверявах, че тя ще работи в крайна сметка или че мога да я поддържам актуална, или че наистина ще е надеждна система, която ми помага да премина през дните и през седмиците. Това ми отне доста време, няколко седмици, докато реших, „ами, нека просто да опитаме“. И тогава прекарах един ден за настройка на системата. Сега дори нямам имейл папки. Обикновено просто имам празна входяща кутия и поставям всичко важно в моя списък със задачи. Започна доста добре.
Дори опростих системата за няколко месеца. Днес това е наистина много проста система за мен. Най-доброто доказателство за това е, че по-голямата част от дните, които не знам за доси и срещи и други календарни събития, идвам на следващия ден или на деня след това, защото системата е достатъчно добре организирана, че всичко ще се получи. добре и ще ми се напомни. Обикновено гледам календара си само сутрин, за да видя какво се случва днес.
JD: Какви други приложения и услуги използвате?
МН: Не забравяйте, че Млякото е много важно за мен, за да поддържам задачите си. Използвам уеб базираната система, както и приложението Android, за да запиша всичко, което ви дойде наум по време на среща или при общуване. Вместо да се опитвам да си спомням, просто го записвам.
Другият е Google Календар. Всичко, което е наистина дата и час, е там. Има много календари там, както за личния ми живот, така и за работата.
