Организирайте се: 5 изобретателни приложения за dropbox в бизнеса

Малките фирми често се ориентират към облачни бази на услуги за съхранение, като Dropbox, тъй като те предоставят много стойност, но само ако предприятията ги използват в най-голяма степен.

Ето пет умни начина да използвате Dropbox във вашия бизнес.

1. Използвайте Dropbox Like a Server; Насърчаване на прозрачността

Може би най-очевидният начин за използване на Dropbox в бизнес среда е като алтернатива на споделен сървър. Специално за малкия бизнес цената на акаунт в Dropbox Business може да бъде много по-ниска от закупуването на вътрешен сървър и наемане на персонал, който да го поддържа.

Използването на Dropbox като сървър, независимо дали това е FTP сървър или споделена мрежа с прикачено хранилище, позволява на хората да получават ръцете си върху едни и същи файлове, за да могат да си сътрудничат и да имат по-добър контрол на версиите. Той може да се превърне в централно място за съхраняване на наръчници за кодове на поведение, информация за ползите и ръководства за стил в допълнение към по-типичните файлове, свързани с работа, която изисква сътрудничество.

Ако вашият бизнес има за цел да насърчи културата на прозрачност, предоставянето на други видове бизнес документи на всички служители чрез Dropbox, като финансови отчети и слайдшоу, представени на инвеститори или членове на борда, може да бъде отлична стъпка в правилната посока.

2. Споделете Пътуване Маршрути; Дръжте ги офлайн на мобилни устройства

Собствениците на фирми и служителите, които пътуват често, може да се наложи да споделят маршрутите си с други в офиса. Може да разчитат на друг човек, който да резервира пътуването за тях. Чрез създаването на папка за пътни маршрути, всеки, който трябва да знае местонахождението или подробности за организацията на пътуване на колегата, има достъп.

Освен това, използвайки мобилното приложение Dropbox, пътникът може да маркира съответните си маршрути като „любими“, за да ги направи достъпни офлайн, така че да са достъпни дори на 30 000 фута. (Ако сте човекът, който е отговорен за резервирането на пътуване на някой друг, представете си колко по-просто може да бъде това решение, отколкото да изпратите на пътника копие от маршрута всеки път, когато тя или той не може да го намери, нещо, което безспорно се случва непрекъснато..)

3. Събирайте факсове

Понякога, за да придобия представа как бизнесът използва различен софтуер и услуги, посещавам компании и ги интервюирам за това, което правят. Миналата година, докато разговарях с Vert (мобилна световна агенция за маркетинг и реклама), съоснователят Кевин Плановски ми обясни как компанията му събира факсове в облачно хранилище за съхранение - Vert всъщност използва Box, а не Dropbox, но настройката поддържа или - с помощта на HelloFax.

Всеки път, когато някой изпрати факс, HelloFax поставя цифровия изход в определена папка на Dropbox или Box. Много напредва една стъпка по-напред, като свържете и инструмента за управление на работното място Podio към системата. Всеки входящ факс автоматично създава задача в Podio, като казва на Плановски и неговия съосновател да прегледат предаването.

4. Споделяйте медиите с клиенти, клиенти и партньори

Едно от огромните предимства на използването на Dropbox е, че можете да решите с голяма гъвкавост дали искате да споделяте файлове само с вътрешния си екип или също с клиенти и сътрудници. Там, където виждам външно споделяне на Dropbox файлове, най-много е на уебсайтове на ресторанти, които често предоставят менютата им чрез публична връзка към Dropbox.

Помислете за бизнес на малък ресторант. Менюто може да се променя ежедневно. Това е среда с висок стрес, която не работи на много офис техника. И не всички служители трябва да бъдат технологично разбрани. Ако ресторантът поддържа ежедневното си меню достъпно за клиентите чрез Dropbox (вместо, да речем, уеб страница), служителят може много лесно да пусне PDF от менюто на деня в подходящата папка, за да могат клиентите да го видят, не се изисква HTML кодиране. Връзката от уебсайта на ресторанта до местоположението на менюто на Dropbox винаги ще бъде една и съща, така че няма шум, няма мърдане.

Друг често срещан начин, по който бизнесът използва Dropbox, е да си сътрудничи с партньори по проекти с особено визуален характер, като препроектиране на уебсайтове. Съхранявайки концептуално изкуство и макети в Dropbox, всички участващи страни могат да ги преглеждат, без да се налага да изпращат големи файлове по имейл.

Една забележка: Връзките за Dropbox Business акаунти имат ограничение на честотната лента от 200 GB на ден. Ако вашият акаунт достигне лимита, връзките ви автоматично (но само временно) се спират. Dropbox казва, че ще уведоми администратора на Dropbox по имейл, когато се появи този проблем, но междувременно всеки, който се опита да получи достъп до връзките, ще види страница за грешка вместо файла ви.

5. Пробвайте уменията на кандидатите за работа

Кандидатите за работа в определени области, като програмиране и писане, обикновено правят тест по време на процеса на кандидатстване. Защо да не разширите тази идея, като тествате компютърните умения и способността на кандидатите да следват инструкциите, като ги помолите да качат определени документи в една от папките ви в Dropbox?

След като кандидатът премине първоначален скрининг и е във фаза на интервю, можете да го поканите в споделена папка и да предоставите инструкции за това какво да качите, като резюме, пример за писане, част от програмния код, произведение на изкуството, видеоклипове - вие добивам представа. Дайте на кандидатите си точни инструкции как да назоват файла, неговия максимален размер и т.н., за да видите колко лесно и бързо те могат да завършат дейността. И ако този тест отразява редовните практики на вашия бизнес, кандидатът има ранен вкус как функционира компанията. (Получих тази идея от организация, наречена Nyaya Health. Екипът по наемането на работа използва подобен тест за потенциални наематели, само с инструмента за сътрудничество и управление на задачи Asana, вместо Dropbox.)