Efilecabinet онлайн преглед и оценка

efileCabinet Online (който започва от $ 15 на потребител на месец) е пълнофункционална система за управление на бизнес документи (DM), която интегрира нов уеб-базиран потребителски интерфейс (UI), който е по-интуитивен, с по-силна дигитализация на файлове и функционалност за съхранение. eFileCabinet Online се отличава с предлагането на функции за контрол на версиите, споделяне на файлове и запазване на документи и съответствие. Наборът от функции е подходящ за нуждите на малки и средни предприятия (SMBs). Ако тези разширени функции изглеждат зашеметяващи или ако сътрудничеството е по-високо в списъка ви с желания, тогава нашият избор на редактори Zoho Docs Standard предлага по-добри функции за сътрудничество.

Онлайн пакети eFileCabinet

eFileCabinet Online предлага на потребителите широка гама от възможности за техните нужди в DM. Но няма свободен пробен период и структурата на цените се е променила от последното му разглеждане. eFileCabinet Online започва от $ 15 на потребител на месец (таксува се ежегодно) с 25 гигабайта (GB) място за съхранение, но само за споделяне на файлове и без никаква функционалност на DM. Преимуществото от 30 долара на потребител на месец е предимство, тъй като предлага 1 терабайт (TB) за съхранение, достъп до DMF системата eFileCabinet, сигурно споделяне на файлове и достъп до полезни шаблони. Преимущественият ред включва също интеграция на Microsoft Office, задържане (управление), инструменти за съответствие и двуфакторна автентификация (2FA). Единственият недостатък на този слой е минималното му изискване за трима потребители. Този план включва също интеграция с eSignature и Intuit QuickBooks.

По-пълноценна оферта е бизнес ниво, който струва $ 55 на потребител на месец без минимални изисквания на потребителя. Тя включва всички функции на Advantage ниво, но добавя към сместа автоматизация на бизнес процесите, специфични за данните маршрутизиране, автоматично именуване / съхраняване на файлове и зонирано оптично разпознаване на символи (OCR). Предлага се и ниво на Enterprise, но цените за това ще варират в зависимост от лицензирането и функциите.

Първи стъпки с eFileCabinet Online

За да се регистрирате за eFileCabinet Online, първо трябва да настроите демонстрация с екипа по продажбите, като попълните онлайн формуляр или се обадите на безплатен номер. След това представител на компанията ще ви предложи 15-минутна демонстрация, ще ви помогне да определите кой план работи най-добре за вас и ще ви помогне да настроите. От последния ни преглед eFileCabinet Online е преработен и преустроен на платформата HTML5, така че вече не изисква Microsoft Silverlight. Това означава, че вече може да се използва във всеки браузър и също така е съвместим с Mac.

Новият потребителски интерфейс eFileCabinet Online е много по-чист от стария, с опростени менюта и вградени функции за помощ. В горната част на таблото за управление се намират падащи менюта за Нови, Споделяне, Редактиране, Първи стъпки и „Нуждаете се от помощ?“ бутони. Файловете са организирани като техните хартиени колеги, тоест в шкафове, чекмеджета и папки. В менюто Ново можете да създавате Чекмеджета, Папки и Шкафове. Менюто Споделяне включва опции за споделяне по имейл, SecureDrawer и други. Първите стъпки и „Нуждаете се от помощ?“ бутоните отварят плъзгащ се прозорец с два раздела: Помощ и Научете основите, последният от които предлага обиколка на софтуера и ръководства за прости задачи. Меню за хамбургер отляво на таблото за управление ви дава достъп до административни настройки, опции за електронно подписване, опция за превключване към класическия изглед на софтуера и други.

Новите функции включват интеграция с Citrix ShareFile. Ако използвате Citrix ShareFile за сътрудничество по документи, тогава можете да картографирате папки Citrix ShareFile в eFileCabinet Online. Можете също да търсите в текста на документа, стига да е четим; efileCabinet Online автоматично ще OCR PDF и файлове с изображения.

eFileCabinet предлага своето безплатно настолно приложение SideKick. Представена е от плаваща, кръгла икона, която можете да плъзгате и пускате навсякъде на екрана си. Кликнете върху него, за да разширите и можете да получите достъп до акаунта си, да управлявате документи, да качвате нови документи, да търсите и още Настолното приложение SideKick се синхронизира с вашия акаунт в реално време и е удобен начин за достъп до вашите файлове, без да влизате в браузър.

Споделяне на документи и сътрудничество

С eFileCabinet Online можете да споделяте файлове с вътрешни и външни потребители и да проследявате неограничени версии на документи. Функциите за регистрация и напускане ви позволяват да следите файлове и множество редакции в един и същ документ едновременно. Една чудесна функция е, че когато споделяте файл, можете да го защитите с парола и дори да включите дата на изтичане, ако имате работа с чувствително съдържание. Потребителите могат да добавят метаданни към всеки файл, за да подобрят търсенето и да предоставят информация на един поглед. Всички файлове могат да бъдат визуализирани вградени, така че не е нужно да чакате за изтегляне на всеки.

Ако имате акаунт в DocuSign или Citrix RightSignature, тогава всеки може да бъде интегриран в таблото за управление на вашия eFileCabinet Online, за да можете да заснемате електронни подписи. Можете да изпращате документи до всеки, който да бъде подписан и само подателят се нуждае от акаунт, точно както можете да направите в Adobe Document Cloud Standard. eFileCabinet Online също предлага пълна интеграция с Salesforce. От Salesforce можете да получите достъп до файлове и да премествате файлове в eFileCabinet Online.

Има и полезни инструменти за организация. Като администратор можете да създавате и прилагате шаблони за своите шкафове. Например, ако искате да създадете кабинет за няколко отдела, всички с еднакви папки вътре, тогава можете да го настроите веднъж и да приложите шаблона към всеки. За да създадете шаблон обаче, първо трябва да създадете библиотека. Бих искал, ако примерната библиотека вече беше попълнена в моя акаунт.

За да създадете библиотека, използвайте падащото меню New Menu, което на страницата на администратора включва библиотека, под-библиотека и шаблон. На тази страница има подробна информация, наречена „Как да добавя шаблон“, но когато щракнах върху нея, се появи съобщение, в което се казва, че не е налице. След два опита се появи съобщение с инструкции. По същия начин можете да създавате работни процеси, съставени от автоматизирани действия, задействани от определени събития. Това обаче е достъпно само при използване на класическия изглед. Други разширени функции включват графици за задържане, проверка и унищожаване на документи.

eFileCabinet Online има приложения за Android и iOS. С помощта на приложенията можете да преглеждате, управлявате и споделяте вашите файлове. Можете да използвате камерата си и за заснемане и запазване на документи в движение. Търсената онлайн помощ е достъпна от потребителския интерфейс на софтуера и включва статии, видеоклипове и ръководства за употреба, които можете да изтеглите. Налични са и съвети за инструменти за определени функции. Можете също така да се свържете директно с eFileCabinet Online чрез чат на живо, имейл и телефон. Основната страница за помощ показва средното време за изчакване за телефон и чат, което е приятно докосване. Поддръжката на живо чрез чат или телефон е достъпна в делничните дни от 8 до 17 ч. (Планинско време).

Всички функции на DM на едно място

eFileCabinet Online може да не е с най-вълнуващото име, но предлага множество функции, които да помогнат на вашия бизнес да бъде организиран и съвместим. Независимо дали трябва да проследявате документи или да управлявате проекти, eFileCabinet Online може да ви помогне. Преработеният му потребителски интерфейс прави всичко още по-лесно, а новите интеграции предлагат повече възможности за споделяне и електронно подписване. Но за подобен набор от функции за сътрудничество плюс възможност за редактиране на документи онлайн и на мобилни устройства, избраният от нас избор на редактор Zoho Docs Standard е чудесно решение.