Преглед и оценка на договора за управление на жизнения цикъл на Купа

Ако търсите платформа за управление на договори, която изцяло възприема модела на софтуера като услуга (SaaS), тогава Coupa Contract Lifecycle Management не е точно това, което търсите. Това обаче е изключително функционален продукт, ако случайно сте неговото предназначение. Това е така, защото Coupa е специализирана платформа, насочена специално към онези, които се фокусират върху управлението на разходите на предприятията и поръчките. Докато Coupa въвежда разширена функционалност в процеса на управление на разходите, включително маршрутизация на работния процес и автоматизирани задействания, преразглеждане и преглед на промените и по-широка операционализация на договорите в системата. Но също така е направено управление на договори само един компонент от тази много по-голяма рамка за приложение на предприятието.

Всичко това се комбинира, за да направи управлението на жизнения цикъл на договора на Coupa не толкова приспособимо за толкова широк спектър от случаи на използване, колкото победителите в избора на редактори Agiloft или Updraft. Освен това не е толкова мощен инструмент за договаряне и сътрудничество за договори, колкото Onit Contract Management, макар че той е подобен на Onit като част от по-голяма рамка за кандидатстване. Въпреки това, никоя от другите платформи за управление на договори, които тествахме, не предлага обединената бизнес стойност и анализирана от търговията анализа, за да се интегрира напълно жизнения цикъл на договора във веригата на доставки.

Структура на ценообразуването на предприятията

Coupa преориентира това, което някога беше договорно от основна облачна услуга, в целево решение за управление на договори, смесено с покупка, продажба и обработка на транзакции на компанията. Според Coupa, компанията е насочена основно към бизнеса с годишни приходи, започващи от 75 милиона долара или по-високи. Това не е платформа за малки и средни предприятия (SMBs) и не предлага безплатен абонаментен абонамент за софтуер (вход на софтуер) за вход (SaaS), като това, което ще намерите в Agiloft или Concord. Това е решение за големи световни организации на предприятия.

Coupa Contract Lifecycle Management е включен като част от абонамента за Coupa Spend Management. Това включва неограничени договори, потребители, сигнализиране и автоматично потребление и проследяване на разходите. Сътрудничеството по договора е допълнителна такса и се изчислява като процент от абонамента за управление на разходите на Coupa. Coupa Contract Lifecycle Management включва възможността да се създават неограничени договори, включително авторство, редактиране и eSignature с всички страни, плюс прекрояване и контрол на версиите.

Управление на договори, управлявано от търговия

Тъй като това е преглед на система за управление на договори, ние съсредоточихме нашите тестове преди всичко върху управлението на жизнения цикъл на договора на Купа и аспектите за съвместно сътрудничество на Купа на общата платформа за управление на разхода на Coupa. Таблото за управление на Coupa дава яснота, че всеки аспект от опита се връща обратно управление на разходите и обществени поръчки. В горната лента за навигация са раздели за разходи, заявки, поръчки, фактури, инвентаризация, доставки, доставчици, договори и отчети, заедно с изключително подробен панел за настройка, който ви позволява да персонализирате всеки аспект на модулната платформа - от съдържание и доставчици до закупуване на инструменти, задействащи механизми за автоматизация на работния процес, интеграции и др. Като цяло, Coupa предлага широчина на функционалността, подобна на цялостното решение за планиране на корпоративните ресурси (ERP).

Главното табло за управление ви дава също динамична универсална лента за търсене на естествени езикови заявки, за да се ориентирате точно до това, от което се нуждаете в плътната платформа. Той също така ви дава филтри, за да разчитате на отдел или конкретни елементи. Това е система, предназначена да дестилира сложна операция за доставка на предприятия до насочени данни и персонализирани изгледи и такава, до която можете да получите достъп от всеки браузър.

Започнах в раздела „Договори“, който представлява едно цяло интегрирано хранилище на всички договори за доставчици в системата. Той е изложен в подобен изглед на този, който ще намерите в Concord или ContractWorks. Той показва подробности като дата на започване и изтичане, състояние на договора и групи съдържание в допълнение към иконите за редактиране и изтриване на запис. Най-горната лента за филтриране ви дава опции за създаване на нов запис на договори, договори за групово качване от файл, договори за експортиране в CSV или Microsoft Excel файлове и редица филтри за сортиране на вашите договори по език, дата, срок на изтичане и разширени филтри, които ви позволяват да разчитате по номер на договора или ключови думи. Лентата за търсене може да стартира оптично разпознаване на символи (OCR) на договорни документи и PDF файлове, за да идентифицира конкретни думи и клаузи.

Всичко това е сравнително стандартно в тестваните от нас решения за управление на договори. Характерното за Coupa е, че таблото за договори също ви дава графики на най-закупените артикули и стоки в системата. Това ви помага да давате приоритет на договори въз основа на управление на разходите. Всичко също е контролирано с разрешения. И така, въз основа на потребителските групи, ролите за достъп и групите съдържание от различни договори, конфигурирани от администратора в раздела за настройка, всеки потребител ще вижда нещо различно. Всеки договор може да има една или повече групи договори, които го свързват или към определен отдел или потребителска група, конкретен стратегически акаунт, определена държава или език или друг атрибут.

Когато създавах нов договор, въведох основните детайли на договора като доставчик и срок. Включих опции за избор на документи и видове услуги, качване на свързан документ за договор и свързване на договора с главно споразумение, ако е приложимо. Coupa ми даде набор от предварително зададени шаблони, от които да избера, когато назначавам доставчик. Това ми позволи да избирам от доставчици, които в момента са посочени в системата.

След като сте създали договор или сте намерили договора, по който сте търсили, можете да кликнете върху страницата му с подробности. Coupa ви предоставя не само данни за договора, като вид на документа и номер на версията, но също така включва раздели за информация за фактури, реквизити, групи съдържание, цени и условия, сигнали и конкретни артикули или продукти в системата за електронна търговия, свързани с този договор, Разделът за цените и условията е особено изтънчен, като ви позволява да определите спестовните номера по договор по какъвто и да е начин, който искате, било то процентни отстъпки извън списъчните цени или въз основа на параметрите за минимални / максимални разходи. Това върви ръка за ръка с функцията „Източник на това“, която представлява бутон, който извежда оферти за стоки и услуги със сравнително висока цена по договор за доставчик, когато се стига до предоговаряне.

Предварително интегрирана възможност е и с други модули, така че сте на едно щракване, за да видите поръчки за покупки по отдел или стока, фактури или друг раздел на платформата. Coupa има собствена табла за входящи съобщения и табла за уведомления, но компанията заяви, че предпочита да се интегрира с услуги на трети страни, като Gmail или Slack, за да изпраща известия на потребителите (във всяко приложение или интерфейс, в който вече работят).

В Coupa не получавате модул за сътрудничество и договаряне на договори на тази страница, което правите в Onit. За целта натискате бутона „Авторски договор“ на всяка страница с подробности за договора, за да ви отведе в средата за сътрудничество на Coupa Contract. Тук ще намерите разширено редактиране и редактиране на договори, което позволява на много страни да приемат, отхвърлят и коментират редакции, направени от други страни. Всичко това се прави в споделено пространство за сътрудничество, което има за цел да имитира Google Doc. Той се предлага с контрол на версиите, който ви позволява да върнете промените, плюс пътечка за одит за всички редакции и взаимодействия в околната среда. Можете дори да зададете вътрешни споразумения за ниво на обслужване (SLAs), да задавате разпределени прозорци за колко време различните групи в рамките на една компания трябва да преговарят. Това е предназначено да подобри времето за цикъл на договорите.

Самата редакция на договора се случва в основен редактор на WYSIWYG, с журнал за одит от дясната страна, който ще ви помогне да изтеглите предварително одобрен договор на езика, цифри от други източници или конкретни клаузи. Когато запазвате промени, Coupa ви предоставя опция за преглед на сравнение на една до друга версия с промени, изразени с яснота и кодирани в цвят. Ако поканите допълнителни потребители, те ще виждат промени само от момента, в който са започнали със споразумението. Новият потребител ще вижда автоматичен изскачащ прозорец с кой е основният собственик на договора. Оттам собственикът може да контролира разрешенията, да добавя и премахва потребители или да възлага конкретни задачи в средата за сътрудничество. Процесът на сътрудничество и договаряне на договори е по-централизиран и унифициран в Onit. Въпреки това, Coupa осигурява ниво на гранулиран контрол в процеса на редактиране, съчетан в нашето тестване само от промените в песните и богатите опции за форматиране на Concord.

И накрая, Coupa включва ясна интеграция DocuSign в края на процеса на жизнения цикъл на договора, за да завърши процеса на eSignature и да изпълни договора. Coupa автоматично качва генерирания документ в DocuSign с обикновен опит за кликване и подписване както за вътрешния потребител, така и за външния доставчик или доставчик, сключващ споразумението. В Coupa просто въвеждате името на подписващия, щракнете върху Подписване и Coupa улавя IP адреса на подписващия. Това записва уникален цифров отпечатък за одит на сигурността. След това доставчикът и всички заинтересовани страни автоматично получават имейл с PDF копие на споразумението.

Гранулирано отчитане

Coupa Contract Lifecycle Management също предлага някои от най-подробните отчети и анализи на всички тествани от мен платформи за управление на договори. Разделът Отчети включва персонализиран показател, наречен Perfect Fit Insights, който разглежда процента на разходите ви спрямо обема на договора, сумата в долара или други фактори за определяне на целеви „показатели за успех“ и препоръки за оптимизиране на печалбата. Това ориентирано към целите отчитане на продажбите е за разлика от всеки друг инструмент, който тествах, генерирайки анализи чрез договор, етикетиран в зелено, червено или жълто, за да се посочат цели за спестявания при конкретни договори за доставчици. Coupa също ми даде препоръки за спестявания, ефективност и използване за оптимизиране на каталози, фактури и доставки за по-голяма възвръщаемост на инвестициите (ROI). Тези интелигентни препоръки не съществуват във вакуум; можете да зададете задача директно от страницата с препоръки, за да започнете да предприемате действия по информация за данните.

Съществуват и редица други отчети и показатели, които могат да бъдат персонализирани към конкретни групи или отдели със съдържание или да бъдат нарязани на индустрията. Например, графики на процентни разходи от доставчици на технологична индустрия спрямо доставчици на преработващата промишленост. Coupa заяви, че препоръките за разузнаване идват от истински емпирични данни, които бяха анонимни от стотиците му клиенти на предприятията и техните транзакции. Тези показатели за отчитане, разбира се, са обвързани с тесния сценарий за управление на разходите и възлагане на обществени поръчки. Но аналитиците се гмуркат по-дълбоко в насоките, насочени към дънната линия, в сравнение с Agiloft, Onit или която и да е от другите платформи за управление на договори, разгледани в този обзор.

Фокусиран върху долната линия

Coupa Contract Lifecycle Management не е платформа за управление на договори „всичко това“ за всеки тип договор и бизнес с всякаква форма и размер. По-скоро това е платформа за управление на разходите за предприятия и поръчки, с функции за управление на договори и отчитане, специализирани за този случай на използване. В резултат е далеч по-напреднал. За гъвкаво създаване на договори, договаряне и управление на жизнения цикъл, Agiloft и Concord са по-евтини, по-удобни за потребителите и много по-адаптивни по отношение на оформлението и потребителския интерфейс. Това не е решението за управление на SMB договори. Въпреки това, за големи организации на предприятия, които управляват голям брой договори за доставчици и плътна инвентаризация на продуктите (B2B), Coupa предлага ниво на специализирано, мощно управление на жизнения цикъл на договорите с разузнавателни показатели, фокусирани върху ROI. “ не мога да намеря никъде другаде.