Преглед и оценка на договори

ContractWorks започва от $ 600 на месец, таксува се ежегодно и за тази цена осигурява добре проектирана платформа за управление на договори, която е фокусирана силно върху категоризиране, проследяване и одобряване на договори. За съжаление за някои това означава, че той няма много подкрепа за създаване на договори, правни преговори назад или за вградени функции за сътрудничество. Този целенасочен фокус на функцията означава, че ще трябва внимателно да картографирате вашия бизнес процес спрямо възможностите на софтуера, тъй като това не е инструмент за всичко. Това е главно това, което го държи зад победителите в нашия избор на редактори в това пространство, Agiloft и Updraft.

Цени и планове

За разлика от Agiloft и повечето доставчици в пространството за управление на договори, ContractWorks не цени по потребителски лицензи. Продуктът започва от $ 600 на месец, таксувани годишно, за своя 12-месечен план. Другият вариант на ценообразуване е 750 долара на месец за тримесечния план, таксуван на тримесечие. Можете да започнете от тримесечния план и да преминете към годишен абонамент в зависимост от вашите нужди. И двата плана идват с безплатна пробна версия и ви дават неограничени потребители, съхранение на документи, поддръжка и обучение плюс безплатно изпълнение. Освен това получавате адаптивни сигнали, отчети, разрешения, регистрационни журнали, миграция и настройка на документи, персонализирана марка и множество други функции, включително функциите за маркиране на документи и шаблона на платформата.

Единственото нещо, което ContractWorks предвижда ограничаване на потребителя, е електронните подписи, за които през март 2017 г. компанията въведе собствена функция за електронно подписване. Организациите получават петима безплатни потребители на електронен подпис без допълнително заплащане, но допълнителни потребители се предлагат в пакети от пет електронни подписа потребители за 1200 долара годишно. ContractWorks не се интегрира с Adobe Sign, DocuSign или други доставчици на eSignature на трети страни, като предпочита да го централизира в своята платформа като родна функция. ContractWorks също предлага отстъпка за организации с нестопанска цел, както и пакетни пакети за юридически фирми или фирми за професионални услуги, които искат да предложат управление на договори чрез ContractWorks като услуга, подлежаща на плащане.

Управление на жизнения цикъл на договора

ContractWorks поддържа своя потребителски интерфейс (UI) прост. Опитът е базиран на икони и лесен за навигиране, а горното меню има само шест раздела: Документи, Тагове / Шаблони, Потребители, Отчети, Подписване и Настройки и универсална лента за търсене. Има пет роли по подразбиране с персонализирани изгледи на функциите, до които имате достъп: Администратор, Пълен достъп, Само за изтегляне, Само за изглед и Без достъп. Но можете да добавите свои собствени персонализирани роли с достъп до конкретни документи, папки, стаи и т.н. За разлика от Agiloft и Onit Администриране на договори и Преглед и одобрение на договори, когато влезете, не виждате персонализирано табло с джаджи в реално време. и доклади. ContractWorks ви отвежда направо в хранилището на вашите документи, за да започнете работа.

Страницата „Документи“ е подредена като входяща поща. В средата има основната входяща поща, персонализирана структура на папки вляво за организиране на вашите документи и бутони в горната част за качване на договор в насипно състояние, създаване на нови папки, копиране, изтегляне и добавяне на прикачени файлове към документи. Можете също да използвате плъзгане и пускане, за да премествате документи във входящата кутия, без да е необходимо да използвате бутона Качване. Функцията за прикачване е полезна за добавяне на поръчка за промяна или допълнения към основния договор и този запис във входящата кутия ще покаже приложените документи.

Въпреки че всъщност не можете да редактирате договори в ContractWorks, щракването върху документ ще отвори родния PDF зрител, който показва динамичен воден знак, персонализиран за потребителя като добавена функция за защита, за да се запази поверителността на договора. Друга забележителна функция за защита е двуфакторната автентификация, която ме подтикна да въвеждам код, изпратен на мобилното ми устройство всеки път, когато влизам.

Най-уникалните функции в ContractWorks се въртят около тагове, шаблони и търсене. Етикетите в системата могат да бъдат всяко поле, в което искате да направите търсене или записване във вашия договор. Това е изключително гъвкава функция за категоризация, която може да обхваща текст, дати, числа, проценти или отговор да / не. Например, можете да създадете „Автоматично подновяване?“ или "Поверителност?" маркер, за да включите или изключите бързо тази настройка за договор. Етикетите влизат в по-гъвкавата структура на категоризация, която определя как ContractWorks подхожда към управлението на договорите.

Когато създавате нов маркер, можете да добавите и падащо меню, което добавя маркера към определен отдел във вашия бизнес или към по-голям шаблон за договор. Така че, ако добавяте етикети към трудови договори, тогава можете да добавите отдел „Човешки ресурси“ (HR) към падащото меню, докато за споразумение за неразгласяване (NDA) можете да добавите юридическия отдел. Маркерите са лесни за създаване в раздела Тагове / шаблони и след това можете да се върнете във входящата кутия на документи и да свържете маркерите с конкретни договори. Потребителският интерфейс ContractWorks е подобно оскъден и интуитивен на този на Concord, но далеч се задълбочава в подробна категоризация и търсене на договори.

Шаблоните са продължение на тази идея. Те групират маркери въз основа на типа договор, което помага на клиентите да проследят същите 5-10 разпоредби на договор за лизинг, например, за бързо търсене на този тип договор, за разлика от договор за доставчик, договор за партньорство, NDA или договор за заем. Шаблоните не са свързани със създаване на договор; те са допълнителни инструменти за управление и категоризация. Само администратори или потребители с пълен достъп могат да прилагат маркери и шаблони.

Когато тествах платформата като администратор, успях да изтегля множество тагове в тестов шаблон и да маркирам полета по подразбиране като начални и крайни дати, срок и стойност на договора като задължителни полета. След това бих могъл да настроя повтарящи се известия за конкретни потребители, както и автоматични актуализации и автоматично подновяване въз основа на зададения от мен интервал. Това е полезно за абонаментни договори, подновяващи се на тримесечна или годишна база. Можете също да качите документ, който да асоциирате с шаблон на договор, въпреки че отново, това не е пълен шаблон за създаване на договор, както бихте намерили в инструменти като Agiloft. Въпреки това, таговете и шаблоните на ContractWorks са по-адаптивни и по-лесни за използване от традиционните подходи, плюс те са напълно търсени.

След като качите документи и добавите маркери и шаблони, можете да управлявате подписчици и електронни подписи в раздела Подпис. Като администратор можете да посочите своя пет-подписващ или да настроите шаблон за подпис, свързан с конкретни типове договори. В този случай можете да маркирате документ със специфичните места, за които се нуждаете от подпис и кой е получателят, и след това да го запишете като шаблон. Ако вече сте настроили шаблон, тогава можете да щракнете върху иконата на писалка в раздела Документи, за да изпратите незабавно имейл защитена връзка за подписване. Всички подписали получават попълнено PDF копие на договора, изпратен им по имейл, и в раздела Подпис можете да филтрирате по попълнени, незавършени или анулирани подписи.

Функционалността на eSigning е ясна и скоро възможността за естествено подписване ще бъде интегрирана с Salesforce и налична в Salesforce AppExchange, за което ContractWorks заяви, че ще може да изпрати документ, създаден в Salesforce, направо в ContractWorks за съхранение и подпис, както и да изтегли полета Salesforce директно в платформата като тагове.

Доклади и известия

ContractWorks все още е в процес на изграждане на своята функционалност за отчитане, но има солиден набор от функции и анализи, с които да работим. В раздела Отчети можете да управлявате както отчетите, така и свързаните известия в изглед на календар. Когато създавах нов отчет, бях в състояние да избирам от всички мои маркери и шаблони като колони, които да изтеглям, заедно с това да мога да филтрирам данните, в които докладът ми е изтеглен по ключови думи или конкретен шаблон. След това изнесох отчета като PDF и Microsoft Excel файл.

След като създадете отчет, раздели Календар с известия и Отчет за известия ви позволяват да конфигурирате имейли и свързани известия за конкретни потребители. Можете също да видите всичките си отчети в раздела Запазени отчети. Най-важното е, че ContractWorks ви дава журнал за одит, за да следите цялата активност по потребител и пълна история на всеки договор в системата. Отчетите в ContractWorks са повече за движението на документи през системата и действията, които потребителите предприемат, проследяват кога даден документ се качва, премества, преименува и когато детайлите се променят, за да се гарантира проследяемост и грешки при улавяне. В това отношение календарът на одита, докладването и известията изпълняват своята работа. Това каза, че възможностите за отчитане не са почти толкова задълбочени или гарнирани с интерактивни диаграми и графики, като тези в Agiloft и Onit, или тенденционните показатели и препоръки, които ще намерите в отчетите, генерирани от Coupa Contract Lifecycle Management.

Виртуален файлов кабинет за договори

ContractWorks е лесен за използване, щателен в категоризацията на договорите си и сред най-добрите преживявания, които тествахме за сигурно съхранение и проследяване на договорни документи. Платформата също свети, когато става дума за бързо търсене чрез своята маркиране и структура на шаблони. Плюс това, неговата родна функция за eSigning работи добре. Ако търсите съставяне на договори, по-широко отчитане и по-задълбочени функции на жизнения цикъл на управление на договори (като автоматизация на работния процес, контрол на версиите и вградено сътрудничество и управление на задачи), тогава Agiloft на редактора е по-мощен и адаптивен опция. Въпреки това, за клиенти, които се занимават основно с маршрутизирането и управлението на документи след създаване с голяма сигурност и всеобхватна одитност, ContractWorks е интелигентно проектирано и изпълнено решение за тези аспекти на управлението на договори.