Съдържание:
Видео: Ð¨Ð½ÐµÐ¹Ð´ÐµÑ ÐлекÑÑик (Септември 2024)
CobbleStone Systems Contract Insight (който започва от $ 59 на потребител на месец) е друга, много адаптивна система за управление на договори, която предлага множество различни функции за улесняване на процеса на договаряне. Компанията, която съществува от 20 години, обслужва голямо разнообразие от клиенти - от правителства до малки групи до големи организации. Важна забележка е, че Contract Insight е една от сравнително малко системи за управление на договори, които предлагат свободно достъпна пробна версия директно от своя уебсайт. Въпреки че голяма част от Contract Insight е конфигурируема, Agiloft, един от победителите в избора ни на PCMag, има още по-големи възможности за персонализиране. Плюс това предлага безплатно ниво на обслужване, което означава, че ще можете да го оцените според съдържанието на сърцето си без период на изчакване.
Цени и планове
Има три различни издания, които предлагат различни нива на обслужване: Enterprise, Express и Work Group. Cobblestone предлага сравнителна диаграма на различните издания на своя уебсайт, но по същество изданията на Enterprise се предлагат с допълнителни възможности за работен поток, индексиране в пълен текст, групово внасяне, онлайн дизайнер на отчети и система за класиране на договори за доставчик-клиент. Всички издания се предлагат с неограничено място за съхранение на договори и данни.
Решенията на Cobblestone могат да бъдат внедрени на място с клиента или да бъдат хоствани от компанията по модел на софтуер за услуга (SaaS), а цените се различават в зависимост от това коя опция ще вземете. Опциите, базирани на уеб, са с по-ниски повтарящи се цени, докато на място са по-високи и еднократни. Изданието на работната група не е достъпно, тъй като SaaS, а експресното издание не е достъпно на място. Експресното издание започва от $ 59 на месец на потребител. Изданието Enterprise започва от 5000 долара годишно за петима потребители. Подобно на няколко други продукта в тази група, включително Blueridge Software Assistant Assistant и Great Minds Software Contract Advantage, Contract Insight изисква екземпляр на Microsoft SQL Server 2005 или по-нова версия, за да стартира Enterprise Edition.
Прост интерфейс
Интерфейсът е с опростен дизайн: бял фон с различни нюанси на синьо, за да обозначава ленти и бутони. До падащите менюта има икони, които сякаш "любезно" текста. Опциите на менюто изглежда засягат всички основни категории действия, от които ще се нуждае мениджърът на договори, включително договори, служители, компании, отчети и търсения и управление и настройка.
Когато потребителят първо влезе, изгледът по подразбиране е календар на договорите, на които потребителят е назначен. Това може да бъде конфигурирано да включва или да бъде заменено с „табла за управление“ и „докове“, които по същество са персонализирани отчети, които автоматично ще се актуализират. Например, потребителят може да конфигурира док, който показва всички активни договори, на които е възложен или един, който показва всички договори, които изтичат в следващите 30, 60 или 90 дни. Тази функция дава на потребителя най-подходящата за него информация или правото му при влизане.
Подобно на нашия избор на редактор Agiloft, една от най-забележимите характеристики на системата е дълбочината на персонализиране. Contract Insight е в горната степен на системите за управление на договори, които позволяват на администраторите да създават и променят полета за данни за договори, да автоматизират и насочват процеса на одобрение и да ограничават достъпа на потребителите на подробно ниво, включително по вид договор, конкретен договор или определена област,
Приготвяме се да започнем
Contract Insight идва с инструкционни видеоклипове, които разхождат нови потребители чрез настройка на системата и изпълнение на общи задачи. Видеоклиповете показват на потребителите как точно да изпълняват тези функции и да настроят Contract Insight точно по свой вкус. Но докато намерих видеоклиповете много лесни за смилане, Help Wiki на системата, от друга страна, беше малко трудна за навигация. Съвсем широката характеристика на продукта прави дори умното търсене на уики малко трудна работа. Въпреки това, след като бъде намерена, помощната документация е ясно представена в комплект с илюстрации.
Добавянето на нов договор в системата е лесно: Просто кликнете върху „Добавяне на договор“. Въпреки това, Contract Insight добавя слой от профили към договора тук. Това е информация за базата данни и работния процес, че системата трябва да обработи документа и да управлява жизнения си цикъл. Профилът на договора може да бъде създаден заедно с качване на файла на договора или той може да бъде създаден въз основа на информация на продавача или клиента. Действителният процес на въвеждане включва попълване на приложимите формуляри, които могат да бъдат персонализирани в почти неограничена комбинация от вашия системен администратор или Cobblestone, ако използвате софтуера в модела SaaS. Полетата могат да се добавят или премахват въз основа на типа договор, да се ограничават въз основа на идентификатор на потребител или клас потребители и да бъдат конфигурирани да приемат само определени видове информация като цяло число, дата, валута или елемент от падащ списък.
След въвеждане на всички данни, потребителят може допълнително да персонализира профила на документа на договора. В дясната част на профила на договора има списък, който предоставя на потребителите различни опции, включително задачи и имейли, задаване на служители, печат, обновяване, договори за връзка, преглед на историята и електронна поща. Освен това, потребителите могат да прикачат неограничен брой файлове към профила на договора.
Добавянето на профили на служители и компании става бързо и безболезнено с помощта на лентата на главното меню. Попълвайки прост формуляр за добавяне на служителя или компанията към системата, потребителите могат да се предпазят от неточности в търсенето и отчитането. Например, ако нямаше съществуващи профили на компанията, един потребител може да пише в "XYZ Corp." а другият може да пише в „XYZ Corporation“, което може да доведе до пропускане на договори от резултатите от търсенето и отчетите.
Търсенето също е силно адаптируема афера. Търсене може да бъде направено във всяко поле и след това допълнително стеснено въз основа на всяка категория свързана информация. Колоните от данни могат лесно да бъдат променяни и конфигурирани по желание на потребителя. След като търсенето е правилно конфигурирано, отчетът може да бъде отпечатан или експортиран в Word, Excel или PDF. В допълнение към персонализираните си възможности, системата също предлага редица предварително зададени търсения и отчети и потребителите могат да създават свои собствени ad hoc търсения за бъдеща употреба.
Отвъд основите
Полезна функция са заявките, които вероятно биха били по-полезни за по-големи компании. Както бихте очаквали, функцията Request позволява на потребителите да поискат нов договор от съответното лице. Потребителят кликва върху „Добавяне на нова заявка“ и добавя съответната информация. Администраторите могат да зададат кой ще бъде уведомен за заявката въз основа на предоставената информация.
За по-напредналите потребители Contract Insight има наистина полезна функция за тези, които често използват договори, базирани на шаблони. Използвайки функцията Packages, администраторите могат да задават шаблони, които извличат метаданните от договор или профил на компанията. Администраторите могат също така да създадат библиотеки с клаузи, за да подпомогнат създаването на договори.
Калдъръменият камък позволява Contract Insight да бъде допълнително персонализиран чрез различни модули за добавки. Една от най-полезните добавки е Document Collaboration и eSign модул, който по същество е версия на Cobblestone System на система за онлайн подписване. Модулът позволява изцяло да се изпълни договорът онлайн, както от членовете на организацията, така и от контрагентите. Той удостоверява самоличността на подписалия. Ако вашата организация предпочита да използва DocuSign, Cobblestone също може да включи тази програма в жизнения цикъл на договора.
Съществуват и други модули за различни други обстоятелства и обикновено са фокусирани върху определена индустрия или вид работа. Например, един от наличните модули е Порталът за обществен достъп, който позволява да се публикуват определени договори в мрежата. Тази функция се използва главно за публични субекти, които ще подлежат на закони за свобода на информацията. Има също така модули за управление на поръчките за покупки, връзки между доставчик и клиент и конектор Salesforce, за да назовем няколко. Тези добавки позволяват още по-голяма персонализация според нуждите на потребителя.
Contract Insight е много персонализирано решение, но за някои ще бъде объркващо и обезсърчително. Подобни системи като Agiloft облекчиха някои от тези проблеми със сложността при персонализиране чрез внимателно приложен подход на съветника. Contract Insight обаче предлага много модули и добавки, които да помогнат за адаптиране на продукта към нуждите на клиента, така че много си струва да разгледате компаниите с многостранни работни процеси и сложни изисквания за създаване на договори.
