Преглед и рейтинг на софтуерния асистент на Blueridge

Започвайки от $ 899 за изданието Standard, софтуерният асистент на Blueridge Software Contract е нещо като стара школа за влизане на пазара за управление на договори. Там, където по-голямата част от конкуренцията му е възприела модел за разполагане в облак, Blueridge се придържа към по-старомодния метод за инсталиране за изтегляне и изпълнение на местно ниво. Все пак това е доста богато на функции решение, което се използва повече от 15 години за клиенти като кредитни съюзи, болници, фармацевтични компании и други организации, които трябва да съхраняват данни зад защитната си стена.

От първоначалния ни преглед, Contract Assistant премина през скромни подобрения на функции и персонализиране. Но три издания на продукта (Standard, Pro и Enterprise) все още са визуално сходни, с широк спектър от менюта и функции в сравнение с по-оскъдните потребителски интерфейси (UI) на по-новите, базирани на облак опции. Blueridge Software казва, че е избрала да остане в клиентско / сървърното софтуерно пространство, а не да се конкурира с десетки подобни облачни базирани опции.

Помощникът по договор не предлага никакви възможности за създаване на договори, договаряне или вградени възможности за сътрудничество. Можете да се обърнете към Concord или Editors Choice Updraft за това. Освен това Contract Assistant не може да бъде персонализиран безкрайно или да е снабден с функции за управление на жизнения цикъл на крайния договор като избор на редактора Agiloft. Ако обаче вашият бизнес или организация предпочита локално внедрена опция за сигурно съхранение на договори (с подробни опции за категоризация и функции за управление), тогава Contractor Assistant е добре оборудван инструмент. Дава ви силно отчитане и предупреждение, плюс страхотни ръководства за потребителя, за да сте по-бързи.

Цени и планове

Както споменахме, Contract Assistant се предлага в три различни издания: Standard, Pro и Enterprise. Различните издания предоставят различни нива на обслужване въз основа на размера на вашия бизнес или брой потребители. Изданията варират в цената от $ 899 до $ 8 999. Contract Assistant започва от $ 899 за изданието Standard, което е еднопотребителска версия, инсталирана на вашия компютър. Тази версия е идеална за еднолични търговци или организации, в които е необходим само един администратор, който да наблюдава договорите във вашата система.

Това издание за начално ниво се предлага с пълни електронни записи, поддръжка на много бази данни, основни полета и поддръжка на файлове, както и неограничени „алармирани събития“ или сигнали за договор. Освен това получавате просто и разширено търсене, отчети и персонализиране на категории и полета на договора. За допълнителна персонализирана функционалност на отчетите можете да излезете за Standard Edition Plus, на цена 1, 198 долара. Той ви дава достъп до незадължителния дизайнер на отчети. За разлика от ценообразуването на софтуера като услуга (SaaS) на продукти, базирани в облак, базовото ценообразуване за всяко издание е еднократна цена, за разлика от повтарящите се разходи за абонамент на всеки продукт, базиран в облака, прегледан в тази обзорна програма, Всички издания се предлагат и с безплатна 30-дневна пробна версия.

Една от основните разлики между тези три издания е възможността за въвеждане на договори или документи директно в базата данни. С изданията Standard и Pro потребителят може да свърже локалната версия на документите с неговия профил в Contract Assistant. В тази ситуация профилът на документа на Contract Assistant може да бъде свързан с местоположението му на устройството или сървъра, но документът никога не се качва в базата данни. Предполага се, че за потребителите на изданията Standard и Pro, съхранението в базата данни не би било необходимо, тъй като документите могат също толкова лесно да се съхраняват в личния компютър на потребителя или на споделено устройство за малка група. Въпреки това, за големи компании или фирми, подобно споразумение вероятно ще се окаже опасно както за ефективността, така и от съображения за сигурност.

Pro изданието е продукт на локална мрежа (LAN), предназначен за малки и средни предприятия (SMBs) или малки работни групи в рамките на организацията. Той е на цена от $ 3 499 за базовия лиценз (петима потребители), въпреки че могат да се добавят допълнителни места срещу допълнително заплащане. По отношение на функцията Pro изданието включва интеграция за управление на документи с Laserfiche и поддръжка за много потребители с основна сигурност и разрешения.

И накрая, Enterprise Edition е на цена от 8 999 долара за базовия лиценз (петима потребители). Това е продукт на SQL Server / клиентска LAN / WAN (широка мрежа), който се предлага с пълен набор от разширени функции за категоризация и съхранение на документи. Тези функции включват шкафове и подпапки, пълнотекстово търсене, повтарящи се сигнали, цялостно персонализиране, съхранение на документи в базата данни и персонализирано отчитане, обвързано с нивото на разрешение на потребителя. Незадължителната годишна поддръжка е 18 процента от общата покупна цена за всички планове. Това ви осигурява наличност за актуализация на продукта и достъп до поддръжката на телефона (за разлика от само безплатната поддръжка по имейл). Можете да надстроите до друга версия по всяко време. Допълнителните потребителски лицензи се определят на градуирана скала, в която цената на лиценз намалява с увеличаване на обема за изданията Pro и Enterprise:

Про издание:

1-4 лиценза: $ 299

5-9 лиценза: 269 долара

10+ лиценза: $ 229

Например, ако днес закупите два допълнителни лиценза, тогава ще плащате по 299 долара всеки. Ако по-късно закупите още три лиценза, ще платите 269 долара за всеки от тях.

Enterprise Edition:

1-9 лиценза: 599 $

10-24 лицензи: $ 529

25-49 лиценза: $ 449

50-99 лиценза: 379 долара

100+ лиценза: $ 299

Неограничени лицензи: $ 59 999 (включва базовия лиценз)

Например, ако днес закупите три допълнителни лиценза, тогава ще плащате по $ 599 всеки. Ако по-късно закупите още осем лиценза, ще платите 529 долара за всеки от тях.

Първи настройки

Изданията Pro и Enterprise на Assistant Assistant могат да бъдат инсталирани на компютри на потребители или виртуализирани (т.е. инсталирани на сървър на приложения, изпълняващи Citrix или Terminal Services, или като самостоятелно хоствано уеб приложение, използващо Citrix XenApp.) С други думи, Contract Assistant е клиент / сървърен софтуер, хостван във вашата мрежа, без данни, пребиваващи в облака. За да разрешите достъп до база данни в по-големи бизнеси, това означава, че ще трябва да инсталирате Microsoft SQL Server с изданието Enterprise. Не забравяйте да се свържете с софтуера на Blueridge за подробни подробности относно това какви ще са изискванията на задния край за вашата среда. Разберете каква версия на SQL Server и Windows Server е необходима и дали тези ресурси могат да бъдат стартирани практически или изискват собствен физически сървър.

За да тествам стандартното издание за нашия актуализиран преглед, създадох безплатна пробна версия и изтеглих софтуера на моя компютър с Windows 10. Софтуерът Blueridge не предоставя изтегляния на Mac. Компанията казва, че поддържа Windows 7, 8 и 10, но след изтеглянето на софтуерния пакет бях подканен да изтегля по-стара версия на.NET Framework, преди инсталацията да продължи. Това бе незначително прекъсване на съвместимостта. Но след изтеглянето на.NET Framework 3.5 SP1 (за разлика от текущата версия 4.7), инсталирането бързо завърши и аз бях готов и работи.

Веднъж отворен, Contractor Assistant ви хвърля много функции и опции. Но това прави в подредба, която е по-добре организирана от преобладаващата селекция от менюта в преимущество на софтуера на Great Minds Software Contract и управление на жизнения цикъл на Coupa Contract. Contract Assistant предлага страхотни помощни ресурси и документация, за да помогне при настройката, навигацията и използването. Веднага ми беше даден изскачащ прозорец за „Първи стъпки в 10 лесни стъпки“, преминавайки през пътната карта на продукта и ръководството за QuickStart. Главите са индексирани и могат да се търсят, така че можете да създадете свои собствени любими в ръководството и всички помощни ресурси на Blueridge Software. Помощната документация и общата лекота на използване на ресурсите ми направиха лесно и бързо да се чувствам удобно с потребителския интерфейс.

На таблото за управление са раздели за управление на договори, база данни и отчитане, опции и инструменти, масови актуализации (редактиране на множество категории, записи или потребителски записи) и помощ. Има и лента с инструменти на Microsoft Word с бутони за създаване и запазване на нов запис на договор, плюс бутони за изтриване, отмяна и търсене. Отляво е азбучен индекс на договора за бързо търсене на вашата база данни, разбит на категории и папки. Алармите за договори, които "звънят" (което означава, с натискане на крайните срокове на договора за решаване) се показват в червено.

Под лентите на менюто се намира работното пространство, което е разбито на прозорци с регулируем размер. Прозорците са групирани по видове информация, предлагащи раздели за индекс на договори, информация за договора, ключови дати, категории, ключови елементи / клаузи, преглед, връзки към файлове и бележки и коментари (което е степента на функциите за сътрудничество на Assistant Assistant). Библиотеката с клаузи е подобна на тази, която ще намерите в Agiloft и структурата на персонализираното маркиране е подобна на тази на ContractWorks.

Управление на жизнения цикъл на договора

След попълването на Ръководството за бърз старт има също толкова полезно ръководство за потребителя с инструкции за по-разширено въвеждане и конфигурации. Ръководството за потребителя дава много точни инструкции за създаване на бази данни и конфигуриране на различни полета за данни.

Самият процес на управление на договорите е лесен и изключително адаптивен. Когато добавяте нови записи на договори или редактирате файлове на договора, можете да преименувате или скриете полета, да добавяте надписи на потребители (в раздела Опции и инструменти) и да управлявате ключови дати и сигнали. Можете също да добавяте и управлявате категории и да извличате клаузи, като използвате прозорците в дясната страна на страницата с подробности за договора. В изданията Pro и Enterprise правите това чрез администриращия модул. Както в Agiloft и ContractSafe, администраторите могат да добавят потребители и да задават разрешения за преглед на конкретни договори или елементи от потребителския интерфейс. Въпреки че, за разлика от тези инструменти, не е необходимо да влизате в администраторски панел, за да го направите. Всички полета могат да се редактират от главната страница. Pro изданието ви дава само опции за четене или пълни привилегии. Но изданието Enterprise има по-подробна сигурност за конкретни записи и различните бази данни, към които принадлежи потребител. Изданието за асистент за Enterprise може също да създаде така наречените „изгледи“, за да скрие конкретни полета за различни потребителски групи или компании или да покаже конкретен шкаф или папка. Добавянето на нов запис е толкова лесно, колкото да щракнете върху бутона New и да направите копие на съществуващ шаблон за запис.

Тъй като само категоризирате съществуващи и висящи договори, вие всъщност не създавате нов договор, а само запис на базата данни за него. По отношение на търсенето можете да стартирате заявки по текст, ключова дума, дата или полета, като например валута или тип договор. Всички полета могат да се търсят и могат да бъдат изтеглени в стандартни или персонализирани отчети. Въпреки това няма търсене на оптично разпознаване на символи (OCR), тъй като зрителят на договора изисква документът да бъде редактиран текст или PDF договор, преди базата данни да го индексира.

Тази организация е важна, защото начинът, по който се организира Contract Assistant, се върти около множество бази данни. Няма ограничение за броя на базите данни, които един потребител може да създаде, въпреки че можете да имате само една база данни отворена наведнъж. За корпоративни администратори това е полезен начин за управление на чувствителни договори, които вашата организация предпочита да отдели поради разрешения или причини за сигурност.

Докладите могат да се изготвят по различни начини, включително в индивидуален профил на договора, в индекса на базата данни или само подмножество от договори, които отговарят на определени критерии. Отчет може бързо да се генерира по избран договор или за всички договори в определена база данни, които могат да бъдат поръчани и подредени по различни начини.

Потребителите могат също така да изготвят отчет, като използват резултатите от конкретно търсене, което им позволява да ограничат отчетените договори въз основа на желаните критерии. Както при почти всяка услуга, колкото по-голям е размерът на персонализацията, толкова по-сложна е тя. Има основни и усъвършенствани филтри. Функцията за основно търсене се огъва изцяло спрямо желанията на потребителя, но го прави с масив от квадратчета за отметки и филтърни кутии. Основното търсене може да бъде филтрирано от стандартните филтърни полета или от дефинираните от потребителя полета. По-интелигентните потребители могат да преминат към разширено търсене, което е електронна таблица, която отговаря на логическата логика. Contract Assistant е единственият инструмент, който тествахме, за да поддържаме булевото търсене.

Изданието Enterprise има допълнителни възможности за търсене, което дава възможност за прикачени документи, бележки и бележки за ключови елементи. Параметрите за търсене, които ще бъдат използвани многократно, могат да бъдат запазени за бъдеща употреба. Пуснах търсения на активни и чакащи договори и добавих по-модерни филтри за дата. Когато се генерира отчет, той се показва в отделен прозорец. Това е добре дошло, тъй като служи като незабавен преглед на доклада. След като потребителят е доволен от отчета, той може да бъде експортиран в различни формати, включително HTML, PDF, Rich-Text, Plain Text, TIF или Microsoft Excel. Това отне известно време напред-назад, но в крайна сметка успях да покажа доклада си по желание. Все пак, това може да бъде обезпокоително за по-големи организации или хора, които се опитват да импортират по-големи файлове.

Управление на договори за старо училище е направено правилно

Договорният асистент е тази възможност за фирми и организации, които не искат напълно управляван облачен продукт. Тази ветеранска платформа ви дава пълен контрол зад защитната стена над вашата база данни и договори. Предлага се с изчерпателни помощни ресурси, които да ви помогнат да навигирате по традиционно разработения потребителски интерфейс и да персонализирате всичко, което се вижда. Няма автоматизирани работни процеси, няма директни интеграции и нищо по начина на авторизиране на договори, сътрудничество, договаряне или електронно подписване. Agiloft и Concord са по-добри опции, ако искате платформа, базирана в облак, за да управлявате пълния жизнен цикъл на договора и да работите с външни страни. Но ако сигурно управление на местните договори е това, което търсите, тогава Contractor Assistant е изпитана опция, която ще ви даде това, от което се нуждаете.