Преглед и оценка на Agiloft

Интерфейс и основни функции

Agiloft персонализира всяка реализация въз основа на индивидуалните бизнес нужди, така че това, което виждате в Agiloft, е напълно обвързано с вашата потребителска роля и конкретните работни процеси за управление на договори, съобразени с вашата организация. За разлика от платформа като Coupa Contract Lifecycle Management, която фокусира своето управление на договори единствено върху сценарии за управление на разходите и възлагане на поръчки, Agiloft е празен лист, който можете да приспособите към всеки случай на бизнес използване.

Потребителският интерфейс на ванилията (UI) може да излезе, ако изглежда датиращ, ако се използва, без да се прилага персонализация. Но Agiloft ви позволява да регулирате цветовете, марката и оформлението по ваш вкус или да съответствате на уебсайта на вашата компания. За да тествам обновената платформа, влязох в четири различни портала, персонализирани за конкретни роли. В зависимост от това дали съм влязъл като администратор, мениджър на договори, одобрител на договор или потребител на договор, видях различно подреждане на наличните функции и полета.

Във всички дефинирани от потребителя табла за управление, първото нещо, което виждате, е персонализирано табло с диаграми и джунджурии и меню за навигация вляво, което показва наличните „таблици“ на платформата, наскоро отворените записи и договори и всяка задача, назначен съм. В горната част на потребителския интерфейс има и универсална лента за търсене, която може да изпълнява заявки във всеки договор, файл, страница и запис в базата данни. За целите на този преглед тествахме от гледна точка на договорния мениджър, одобрител и потребител от различните персонализирани потребителски интерфейси.

Влизайки в портала за мениджър на договори, веднага ми бяха предоставени графики на базираните на джаджи графики на договори в ход и предстоящи изтичане и подновяване на договори. Също така ми беше даден списък със записи за управление на активни договори. Икона за поща до всеки договор ми даваше опции за настройка на известия или автоматизирани действия за определено действие на договор или за възлагане на задача на друг потребител. От тази страница бих могъл също да импортирам и изнасям договори, да проверя договора, който исках да редактирам масово и т.н. Като мениджър на договори, тогава имах множество опции в менюто отляво. Успях да прегледам списъци с директории на всички хора и компании, свързани с договори вътре и извън моята организация, както и всички договори в системата с икона на дърво. Това ми позволи да видя диаграма на взаимоотношенията на потребителите и компаниите, свързани с този договор. Както при Администриране на договори за Onit и Преглед и одобрение на договори, съществуват и работни процеси за одобрение за проследяване на договори, както и видове договори и възможност за създаване на различни шаблони. Agiloft ви позволява също да търсите по специфичните клаузи в договора и да търсите в библиотека, специфична за клауза. За да илюстрира разликата в потребителските роли, порталът за одобряване на договори показва само основните таблици за директорията и одобренията на договорите, без нито една от по-дълбоките функционалности; потребителят на договора не вижда опцията за одобрение.

За да проверя как Agiloft се справя с жизнения цикъл на договора, създадох нов договор, настроих работен процес за одобрение за него и проследих договора от неговото създаване до подписване. Когато щракнете върху бутона Нов договор, Agiloft отваря подробен прозорец с главозамайващ масив от опции. Всеки нов запис получава идентификационен номер по подразбиране и тогава имах възможността да избера дали този запис е договор, подизпълнител, главно споразумение или изменение на съществуващ договор. Има и тип договор, който ви предоставя всички персонализирани типове и шаблони, които вашият бизнес е създал, за да избирате. Тези видове и шаблони включват такъв договор за обслужване на клиенти, споразумение за неразгласяване, трудово споразумение, доставчик и партньорски договор.

Избрах договор за обслужване на клиенти и го възложих на екипа за вътрешни клиенти (Agiloft ви позволява да създавате персонализирани групи, екипи и отдели). Оттам конфигурирах моя PCMag тестов договор за автоматично подновяване на всеки 12 месеца, след което въведох началната и крайната дата на договора, сумата и фирмената информация, свързани с договора. Можете да навлезете толкова подробно, колкото искате с съветника за договор. Този съветник ви позволява да свързвате прикачени документи и активи, да конфигурирате имейли и задачи и, разбира се, да настроите работни процеси и подписи за одобрение с пълна история и одитна пътека, свързана със записа. Свързаните прикачени файлове и активи дори могат да включват застрахователни сертификати, свързани с фирма или договор.

В зависимост от потребителските разрешения, след като сте готови, мениджърът на договор или администраторът може да запише промените им в договора или да натисне бутона „Изпращане за преглед“, за да го изпрати на следващата стъпка в процеса. Като цяло, процесът на създаване на договори се почувства донякъде поразителен в сравнение с по-рационалния опит на платформи като Concord и ContractWorks. Но това е само защото Agiloft ви предоставя по-подробни опции и полета, отколкото всяко друго решение, което тествахме. Възможността за персонализиране ви позволява да направите работния процес на управление на договорите толкова прост или сложен, колкото желаете.

Разширени работни процеси, отчети и интеграции

Agiloft блести, когато става дума за усъвършенствани функции за управление на договори и автоматизация на работния процес. От администраторския портал можете да видите пълния набор от функционалности, съдържащи се в платформата, ако решите да го персонализирате в тази степен. Това започва с разширено търсене и по-динамични възможности за естествено редактиране.

В новата лента за бързо търсене по подразбиране се извършва текстово търсене, така че можете да въведете всяка ключова дума и Agiloft ще сканира всички таблици в базата данни, заедно с всеки документ и PDF файл в системата, използвайки OCR. Можете също да конфигурирате падащото меню за търсене, за да търсите конкретни полета, като например да намерите всеки договор, който има приложен статус на изчакване. Администраторите избират кои полета се показват в падащото меню за търсене и можете също да запазите търсенето за бързо повторение на заявката. Ако сте търсили конкретен запис и искате да правите промени в движение, новите функции за редактиране в таблицата и директните функции за редактиране на файлове ви позволяват да проверите и редактирате документ в Microsoft Word. След това можете да го запазите отново, когато сте готови, с пълен регистър на промените, но без да е необходимо да запазвате локално копие на документа.

Отчитането също е широко. В администриращия интерфейс всеки раздел в менюто отляво включва опция Charts / Reports, която ви позволява да извличате анализи за всеки аспект от жизнения цикъл на вашия договор за управление. Например в Задачи можете да видите средното време, необходимо на служителите за затваряне на задачи, или можете да разбиете информацията по екип или отдел. Отчетите за одобрения могат да ви помогнат да идентифицирате пречките за висящи договори. Отчетите, които се изпълняват за цялата ви база данни на договори, могат да ви помогнат да дадете приоритет въз основа на парична стойност, изтичане, напредък или множество други фактори. При създаване на нов отчет мога да избирам от 10 различни типа диаграми (линия, лента, множество оси, габарити, пай, фуния и т.н.), да добавя филтри за дата и запис, да добавя допълнително форматиране и персонализиране, да планирам отчета да се повтаря на каквато и да е основа и изпращайте отчета по имейл на конкретни потребители, отдели или екипи. Готовите класации и отчети не са най-красивите в сравнение с управление на жизнения цикъл на Concord или Coupa, но Agiloft предлага най-модерното персонализиране на отчетите, което тествахме.

Ако използвате възможностите на BPM за Workflow BPM (без допълнителни разходи, ако имате платен план), тогава можете да сложите мощна автоматизация на работния процес на върха на жизнения цикъл на вашия договор за управление. Подобреният графичен редактор на работния процес ви дава преглед на всички състояния, в които може да бъде запис, и на всички транзакции, които се извършват в рамките на процес на договаряне. Оттам е лесно да добавяте действия и задействания във всяка стъпка от този жизнен цикъл на договора, предизвикана от промени в записа. Така че, ако договорът достигне 60 дни, преди да бъде подновен, тогава можете да зададете имейл задействане, за да задейства имейл на тази стъпка от работния процес.

И накрая, Agiloft предлага силен списък с интеграции и достъп до интерфейс за програмиране (API). Платформата не предлага собствена функция на eSigning, като вместо това избира да персонализирате опита с интеграцията на Adobe Sign и DocuSign в зависимост от бизнес нуждите или предпочитанията. Agiloft също предлага вградена интеграция с Salesforce за търговци, за да синхронизирате контакти, компании и записи на договори директно с вашата система за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM). Agiloft също предлага интеграции на календари с Apple iCal, Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange и Rescue от LogMeIn. На лицевата страна на API и защитата, Agiloft се синхронизира с OAuth 2 и SAML 2. Той също се интегрира с LDAP и Active Directory (AD) протоколите. Ако сте абонирани за Enterprise план, тогава също така получавате достъп до REST API, уеб API, скриптове Python и Perl и интеграция JSON на Agiloft.

Където персонализирането отговаря на простотата

Agiloft е най-приспособимите системи за управление на договори на пазара. Подходът, базиран на съветника за персонализиране, улеснява конфигурирането, отколкото много други системи. Той може да бъде готов да излезе извън кутията, а безплатното му обслужване го прави възможно за малки предприятия, тъй като е мощно за големи предприятия. Agiloft вече беше инструмент за избор на редактори в миналото, а подобренията му за използваемост, динамично редактиране и автоматизация на работния процес само засилват позицията му на върха на пространството за управление на договори.