Adobe документ облак стандартни преглед и оценка

Adobe е най-популярната марка, когато става въпрос за настолно публикуване и креативно съдържание. В същото време компанията е лидер в PDF файловото пространство, както и в Acrobat. Чрез комбиниране на тези две области на сила, Adobe е в състояние да предложи платформа за управление на документи като Adobe Document Cloud (която започва от $ 12.99 на месец).

Няма да се изненадате, че, като се има предвид марката Acrobat и нейните силни страни, компанията фокусира по-голямата част от инструментите на Adobe Document Cloud за работа с PDF файлове, както и области, обикновено доминирани от маркери, хартия, химикалка и куриер. Въпреки че това означава, че може да го намерите по-ограничен от онези мениджъри на документи, които са по-малко специфични за формат, като нашите победители в избора на редактора Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online, Adobe Document Cloud все още е солиден избор за малки фирми, които са стандартизирани на PDF или просто искате да събирате подписи и да споделяте и проследявате важни документи.

Облачни пакети за документи на Adobe

Можете да се абонирате за Adobe Document Cloud самостоятелно или като част от Creative Cloud - пакет от девет Adobe инструменти, който включва също Adobe Illustrator и Adobe Photoshop. Adobe Document Cloud се предлага в комплект с Adobe Acrobat DC, настолен продукт, въпреки че всеки може да стои самостоятелно. Освен това той се предлага с Adobe Sign за искане на цифрови подписи и проследяване на свързаните документи. Няма безплатна версия или безплатна пробна версия на Adobe Document Cloud, но тя е включена в пакета Creative Cloud на Adobe, който има безплатна пробна версия за 30 дни.

Adobe Document Cloud има два платени плана. Стандартният план струва $ 12, 99 на месец (който прегледахме) с годишен абонамент или можете да ходите месечно за $ 22, 99 на месец. С този план можете да създавате, редактирате и експортирате PDF файлове и да изпращате документи за електронно подписване. Стандартният план включва Acrobat Standard DC, който е съвместим само с Windows 7, 8 и 10.

Pro планът струва $ 14, 99 на месец за годишен абонамент или $ 24, 99 на месец за месечен план. Той идва с лиценз за Acrobat Pro DC, който добавя възможност за вмъкване на аудио и видео файлове в PDF файлове и за редактиране на сканирани документи. Acrobat Pro DC е съвместим както с Windows, така и с Mac (OS X v10.9 и v10.10). Той също така включва 30-дневен достъп до Adobe Photoshop, Lightroom и друг софтуер Creative Cloud. И двата абонаментни плана включват безплатни актуализации. Ако решите да закупите Creative Cloud, плановете, които включват Adobe Document Cloud, започват от $ 49, 99 на месец.

Първи стъпки с Adobe Document Cloud

За да се регистрирате с Adobe Document Cloud, можете или да влезете във вашия съществуващ акаунт или да създадете акаунт с Adobe. Независимо дали решите да се абонирате за Creative Cloud или само Adobe Document Cloud, трябва да предоставите вашата информация за контакт и плащане и да решите дали искате месечен или годишен план.

Вероятно сте използвали продукт на Adobe преди, дори и само за да преглеждате PDF файлове, така че потребителският интерфейс на Adobe Document Cloud (UI) може да изглежда познат. Функциите са разделени между PDF услуги и услугите на Adobe Sign. От таблото за управление можете да получите достъп до вашите файлове и да експортирате, редактирате и създавате PDF файлове. Можете също да комбинирате файлове и да използвате три бизнес функции: Попълване и подписване, Изпращане и проследяване и Изпращане за подпис. Adobe Document Cloud е съвместим с потребителски интерфейси със сензорен екран.

Споделяне на документи и сътрудничество

Adobe Document Cloud е по-малко за съхранението на файлове и повече за работните процеси в сътрудничество с PDF, независимо дали редактирате и прецизирате корпоративни документи или е необходимо да изпращате договори за множество подписи. Adobe Document Cloud поддържа съхранението на няколко типа файлове, но тези файлове трябва да бъдат преобразувани във формат PDF, за да се даде възможност за редактиране. Това ограничение е приложимо за определени случаи на използване, като междуфирмено сътрудничество с колеги със собствен лиценз Acrobat, но може да бъде критичен пропуск за организациите, които координират с външни потребители за създаване на документи. Файловете могат да бъдат експортирани като Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint или други файлове след факта. От друга страна, Adobe Acrobat DC (не Adobe Document Cloud, но настолното приложение Acrobat, както и мобилните приложения) може да достигне до доставчици на съхранение в облак, като Microsoft OneDrive for Business и DropBox Business за управление на PDF файлове, които може да имате в едно от тези места.

Има няколко инструмента за работа с общи задачи с PDF файлове в Adobe Document Cloud, включително създаване на PDF файлове (наистина, конвертиране на документи в PDF, тъй като не можете да създадете такъв от нулата), комбиниране на множество файлове в PDF, реорганизиране на PDF страници и експортиране файлове в PDF. Тези инструменти със сигурност не са изключителни за потребителския потребителски интерфейс на Adobe Document Cloud, тъй като лицензираните потребители могат да изпълняват същите задачи в Adobe Acrobat DC или мобилни приложения на Android или iOS. Но наличието на облачна опция за тези работни места със сигурност предлага някои предимства за потребителите, които могат да извършват работа от множество компютри. PDF файловете, редактирани в Adobe Document Cloud, могат дори да използват оптичното разпознаване на символи (OCR) за конвертиране на сканирани PDF файлове в текст, който може да се редактира или може да се търси. Това е функция, която е особено полезна за организации със съществуваща библиотека с документи на хартия.

Там, където Adobe Document Cloud наистина придобива собствената си способност да се справя със задачи, обикновено необходими, след като документът достигне окончателно или почти окончателно състояние. Неслучайно това е същото сладко място, което Adobe обитава с Acrobat и PDF формат като цяло повече от десетилетие. Функции, които много потребители приемат за даденост, като например възможността за вграждане на шрифтове, компресиране на снимки и работа с възможностите на формата, правят Acrobat солиден избор за всичко - от публикуване на документи за продажба до ръководства за продукти до юридически документи и всичко между тях.

Компаниите, които прекарват всякакво време за маршрутизиране на документи напред и назад за преглед или подпис, могат да се възползват изключително много от Adobe Document Cloud. Използването на имейл за изпращане на документи, които трябва да бъдат отпечатани, подписани, сканирани и изпратени обратно по имейл, е невероятно неефективно в сравнение със способността на Adobe Document Cloud да обработва маршрутизиране на документ до множество подписали. Опции като защита на паролата, ежедневни или седмични напомняния и възможности за проследяване са, честно казано, крайните пирони в ковчега на всеки аргумент относно полза за разходите на Adobe Document Cloud. Също така си струва да се отбележи, че възможностите за подписване, придобити с Adobe Document Cloud, лесно са в най-горното ниво на системите за управление на документи, които разгледахме. Microsoft SharePoint Online носи известна функционалност на играта и поддържа повече файлови формати, но не обработва PDF файлове, както и Adobe Document Cloud.

Можете лесно да попълвате формуляри, като използвате функцията за попълване и подписване. За удобство можете да запишете често използвани полета, включително вашето име, адрес, имейл и телефон, така че не е нужно многократно да въвеждате тази информация. След като попълните формуляр, можете да го запишете като PDF файл или да го отпечатате. Можете да споделяте файлове с всеки (при условие че имате имейл адреса му), като използвате Изпращане и проследяване и изберете да получавате известия, когато получателят гледа файла. Тези функции са достъпни и за всеки файл, който може да сте съхранили в акаунт на Creative Cloud.

След като изберете файл, след това можете да добавите поле за подпис, първоначално поле или блок за подпис, както и име и дата. След това окончателният документ може да бъде записан в библиотеката ви с документи за бъдеща употреба, което е полезно, ако изпращате един и същ договор последователно. Получателите могат да изберат да делегират подписа на някой друг. В противен случай те могат да попълнят всички задължителни полета и да създадат електронен подпис, като напишат името си, нарисуват го или качат файл с изображения. Опцията за въвеждане създава няколко варианта за подпис. След като получателят изпрати подписания файл, той може да изтегли копие или да се регистрира за безплатна 14-дневна пробна версия на Adobe Sign ($ 9, 99 на месец и повече).

Един от проблемите с тази функция е, че той ви пренасочва към потребителския интерфейс на Adobe Sign и не е ясно веднага как да се върнете към Adobe Document Cloud или до таблото за управление на Creative Cloud. Ще Ви спестим известно време: Щракнете върху логото на Adobe Sign в горната лява част на екрана.

Adobe Document Cloud също така поддържа библиотечни шаблони, които са обекти за многократна употреба (или документ, или формуляр), които могат да бъдат използвани за по-ефективно изпълнение на повтарящи се задачи. Шаблоните на документите включват съдържанието и формата на документа полета, и са идеални за изпращане пълен документ за подписване (помислете за клиентски споразумения, споразумения за неразгласяване и т.н.). Наслоенията на формата са малко по-тъпи, но ви дават възможност да добавите предварително конфигуриран формуляр към всеки документ със същото оформление. Това е полезно за неща като блок за подписване на бизнес писмо, формуляри, които изискват различно брандиране или многословия в зависимост от клиента, както и безброй други случаи на използване.

Adobe има няколко мобилни приложения за Android и iOS, които разширяват функциите на Adobe Document Cloud. Acrobat Reader Mobile отразява онова, което виждате на вашия работен плот и онлайн. Можете да преглеждате и редактирате PDF файлове в движение. Можете също така да получите достъп до файлове, съдържащи се в Dropbox, OneDrive или други доставчици на съхранение в облак, ако сте свързали акаунта си. Adobe Sign Mobile ви позволява да подписвате документи, да изисквате електронни подписи от други лица и да проследявате напредъка. Можете също така лесно да заснемете подписа си, като използвате сензорния екран на телефона си, запазите го и го използвате в Adobe Document Cloud. Можете да влезете в приложението, като използвате своя идентификационен номер или вашия Adobe ID, така че да е свързан с вашия акаунт.

Fill & Sign Mobile може да се използва за попълване и подписване на формуляри в движение, въпреки че това приложение не е свързано с вашия акаунт в Adobe. Всъщност изобщо не ви трябва Adobe ID. С него можете дори да щракнете снимка на формуляр и да я попълните на мобилното си устройство. Говорейки за щракване на снимки, Adobe Scan превръща камерата на вашето мобилно устройство в преносим скенер за документи, дори ви позволява да качите PDF в Adobe Document Cloud, където OCR може да преобразува вашия документ от обикновено изображение в текст, който можете да редактирате или копирате.

Adobe предлага широка помощ, ако се сблъскате с проблеми. Можете да търсите в Adobe обстоен онлайн поддръжка документация, въпреки че срещнахме няколко съобщения за грешки при извършване на прости търсения. Можете също да посещавате потребителски форуми. Ако трябва да се свържете с Adobe, тогава можете да използвате чат на живо, който е достъпен 24/7 или обади се екипът за поддръжка в делничните дни между 5:00 и 19:00 (PST). Въпреки това, преди да можете да се свържете директно с Adobe, първо трябва да попълните интерактивен формуляр на специфичен вашият проблем. Това е малко досада (въпреки че се опитва да предложи възможни решения, преди да се обадите или стартирате чат).

Солидна услуга за електронно подписване и сътрудничество

През октомври Adobe представи актуализации на Adobe Document Cloud, които включват централен център за документи и поддръжка за свързани мобилни приложения. Компанията също така заяви, че е опростила прегледите на документи и е добавила редактиране с докосване на таблети. Освен това функция за изкуствен интелект (A), наречена Adobe Sensei, помага да се автоматизират повтарящите се задачи при използване на Adobe Scan и Adobe DC.

Adobe Document Cloud не е целенасочена услуга за управление на документи, което означава, че не се сравнява с Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online по отношение на широка поддръжка на тип файл, синхронизация, стабилна сигурност и персонализиране. За да бъдем справедливи, въпреки това , Adobe Document Cloud се отличава в осигуряването на ключова функционалност във фокусните области за своите клиенти. Плюс това, Adobe също така предлага интеграция в основните корпоративни системи в облака като Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce и няколко други. Тези интеграции служат за повишаване на ефективността на вашия бизнес чрез използване на силните страни на множество облачни услуги, като ви позволяват да изпълнявате общи работни задачи в контекста на вашата фокусна област - независимо дали това е публикуване на документ в уебсайта на SharePoint за коментар или изпращане на договорни документи за подпис на клиенти от Salesforce.

Ако вашият бизнес трябва да стане по-ефективен при споделяне и проследяване на важни документи и събиране на подписи, тогава Adobe Document Cloud прави този трик. Това е особено, когато е сдвоено с Acrobat DC, който има повече съвместимост на файловете, интеграции и опции за редактиране. За пълни възможности за управление на документи вероятно ще искате да потърсите другаде, въпреки че има голяма вероятност да помислите за Adobe Document Cloud, дори ако това не е вашият избор за система за управление на документи. Времето е пари, а само цифровият подпис и формулярите могат да превърнат Adobe Document Cloud в полезна инвестиция и съществена част от вашия бизнес.