6 Начини съвременните технологии за печат могат да помогнат на вашия бизнес

Представено от Epson - Ако сте прехвърлили вашия принтер до състояние на горелка, тогава може да искате да се върнете за нов поглед. Благодарение на управлявания печат и зеления печат бизнесът ще може напълно да промени начина, по който вашите служители подхождат към печат, както и как плащате за него. Ето шест конкретни примера, за да започнете.

Управление на печат

Спомняте ли си последния път, когато трябваше да поставите тази тонер касета в лазерния си принтер в офиса? И тогава последния път, когато видяхте още една сметка за същия този тонер и се зачудихте къде отива? Това е само един пример за това, което управляваната услуга за печат може да направи за вас. Ако никога не сте чували термина, помислете за това като за поредното развитие на софтуера като услуга (SaaS), с изключение на това е Printing-as-a-Service (PaaS). Функциите ще варират, но се регистрирайте за такава услуга и ще можете да изберете принтера, подходящ за вашата среда, да платите такса за абонамент и да започнете да печатате. Всичко, което трябва да доставите, е хартията. Абонаментната услуга ще се погрижи за консумацията на тонер, проблемите с принтера и всички други главоболия. Освен това повечето услуги ще предоставят и тези три допълнителни предимства:

• Оценка на печат: Повечето организации нямат представа какъв е процесът им на печат всъщност - кой печата, какво печата и колко печата. Това е така, защото повечето офиси се състоят не само от два или три стандартни офисни принтера например на етаж, но и безброй „принтери за сянка“ под формата на лични печатни устройства, които потребителите са инсталирали на бюрата си (сами или за да поддържат някои малко известен бизнес процес). Това може сериозно да доведе до не само разходи за тонер, но и за хартия, хардуер и ИТ такси за човек-час. Когато избирате услуга за управление на печат, потърсете такава, която ще изпрати специалист на място, който да провери броя на инсталираните принтери и проучете как се използват. След това превърнете тези знания в препоръка за точния брой и вид принтери, от които вашата организация наистина се нуждае.
• Гранулирано управление: Услугите за управление на печат трябва да са тежки за управлението. Потърсете услуги, които не само управляват свързаността и здравето на принтера, но също така проследяват разходите и използването. Някои могат да предоставят подробности до индивидуалното потребителско ниво. Това не само ви дава подробна информация за това кой печата най-много, защо и колко струва това, но ви позволява да използвате тази информация (заедно с това, което сте научили по време на вашата оценка на печат), за да коригирате и постоянно оптимизирате процеса на печат, без никога да плащате повече от абонамента си.
• Контрол на разходите с опростен печат: Най-очевидната полза от използването на управлявана услуга за печат се радва на опростен живот. Всички онези малки главоболия, които ви изпратиха да търсите до шкафа за доставки или да се обадите на ИТ, сега се обработват от доставчика на услуги. Доставчикът използва обикновено усъвършенстван и собствен софтуер за управление, който им предоставя такъв вид контрол, като същевременно поддържа присъствие извън сайта, използвайки облака. Но същият този технология често има допълнителни предимства, като най-забележимото в случая е, че потребителите вероятно ще имат възможност да отпечатват на всеки принтер в абонамента ви, независимо къде се намират по интернет. За дори средния персонал на търговските пътни воини, това не само спестява пари от факс, но осигурява допълнителна гъвкавост за получаване на документи точно до човека, до когото трябва да се достигне, по-бързо и по-надеждно.
• Подобрена сигурност: Внедряването на управляван печат също означава повишаване на сигурността, което е изключително важно, когато говорим за свързан печат. Управляваният печат може да помогне за удостоверяване и управление на идентичността, както и за повече практически функции за защита, като ПИН кодове или IP филтриране.

Устойчив печат

Устойчивият печат звучи като маркетингова дума, която ще донесе малко осезаема полза за вашия бизнес. Но на практика не само помага на околната среда, но и може да ви спести значителни пари. Едно „зелено“ решение за печат, което би помогнало на повечето фирми, но не идва веднага на ум, когато мислите за екологично чисти съоръжения, е многофункционален или многофункционален принтер. Преминавайки към такова устройство, вие не само спестявате от електроенергия (едно устройство срещу поне две, а често и три), но и спестявате място и използване на консумативи. Плюс това, ако се преместите на такова устройство чрез управлявана услуга за печат (като описаните по-горе), тогава ще получите не само най-новата технология за печат, но и най-новата зелена технология. Що се отнася до принтерите, това се разделя на две общи категории потенциални ползи:

Намаляване на тонера и касетите: Повечето производители на големи принтери са разработили нови двигатели за печат през последните няколко години, които са насочени към намаляване на използването на тонер и мастило, както и намаляване или дори премахване на броя на използваните печатащи касети, които се навиват в депата. Canon и Epson имат без касета, екологично чисти принтерни линии, докато Brother, HP и Xerox всички имат програми за рециклиране на касети, които могат да ви помогнат лесно да изхвърлите използваните касети за по-малко въздействие върху околната среда.

Използвайте по-интелигентен софтуер: Това всъщност е странично предимство на стратегията за печат, оптимизирана за облаци. Повечето управлявани доставчици на печат ще предоставят тези видове решения, но и вие можете да ги конфигурирате сами, ако имате някои ИТ избивания. Това е просто въпрос на картографиране на бизнес процесите, които включват принтери с възможно най-много софтуер, а не на хартия. Например, наистина ли е необходимо да отпечатате тази поръчка за счетоводство? Или би било също толкова ефективно, ако не и по-ефективно, надеждно и сигурно, принтерът просто да генерира файл, който се показва в папка за облачно съхранение, до която счетоводството има достъп? След това те могат просто да го отворят в какъвто и да е софтуер, който използват и да осъществяват бизнес процеса от там. Този вид промяна може да включва не само облачно съхранение, но и други приложения, включително управление на документи, управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM), планиране на корпоративни ресурси (ERP) и дори имейл или софтуер за онлайн сътрудничество, за да назовем само няколко. Тя може напълно да елиминира технологиите за стареене, особено факс и копиране, и да ви позволи да добавите слой от незабавна организация и сигурност на данните, които хартията просто не може да осигури. Той може също така лесно и сигурно да включва мобилни устройства и отдалечени работници, което обикновено е много трудно да се направи с по-стари устройства.

Печатът може да не е информационната технология, за която вече чуваме, но това не означава, че категорията е спряла да се иновации. Ако все още използвате офисни принтери behemoth, които изпаряват тонер и дъвчат през гори от дървета, тогава е време да разгледате по-отблизо какво се предлага днес. Седнете с хората във вашата организация, които използват вашите принтери най-много и внимателно картографирайте защо и как се използват тези устройства. След това съпоставете това с това, което производителите на принтери предлагат днес във връзка с облачни услуги и базирани на SaaS бизнес приложения. Може да сте шокирани от това колко по-ефективно може да работи вашият бизнес, като същевременно спестявате значителни пари.