5 неща, които трябва да имате предвид при избора на софтуер за проследяване на времето

Ако вашата компания търси решение за проследяване на времето, което може да й помогне по-добре да следи колко време отделят служителите за конкретни задачи, тогава ще се радвате да чуете, че има десетки решения, които могат да помогнат. За съжаление, тъй като съществуват толкова много услуги, намирането на подходящия инструмент може да бъде обезсърчаващо. Фактори като функционалност за управление на проекти (PM), надзор на служителите, персонализиране и, разбира се, цена са съображения, които носят еднакво и интензивно проучване.

, ще разделим най-важните неща, които трябва да имате предвид при избора на софтуер за проследяване на времето. Ще обясним подробно всеки фактор и ще ви кажем какво трябва да търсите, за да вземете правилното решение. Приятно ловуване!

1 1. PM срещу Pure Play

Софтуерът за проследяване на времето се предлага в два различни вкуса. Можете да закупите инструменти, които са малки части от общите PM пакети, или можете да закупите софтуер, който прави малко повече от регистрация, проследяване и подпомагане на изплащането за отработеното време. PM инструментите са идеални за компании за професионални услуги, които искат да правят неща като облачно базирано споделяне на файлове, делегиране на управление на задачи, анализ на проекти, отчитане на разходите, прогнозиране на бюджета, фактуриране, извършване на плащания, проследяване на платими часове и изготвяне на прогнози за бъдещи кадрови нужди, Средните големи компании са склонни да използват тези инструменти повече от малките предприятия и независимите изпълнители. В тази категория ще намерите инструменти като Mavenlink, Wrike и Zoho Projects - всеки от които представлява най-доброто от пазара на ПМ с вградено проследяване на времето.

За фрийлансъри и компании, които са по-решени да следят кой е работил и кога, има друга категория софтуер за проследяване на времето, който вероятно има повече смисъл. В този клас ще намерите софтуер като Hubstaff и инструмента за избор на нашия редактор TSheets. Тези инструменти правят малко повече, отколкото ви позволяват да добавяте и проследявате времето, да редактирате вече регистрирано време, да отчитате отработеното време и да наблюдавате персонал от работници. И двата инструмента изпълняват тези задачи изключително добре. За съжаление, чистите инструменти за проследяване на времето за възпроизвеждане няма да ви дадат функционалността на PM, която ще намерите в последната категория. Това означава, че по-големите компании, които изискват инструменти на PM, ще трябва да работят с инструмент на трети страни, ако изберат чисто време за проследяване.



2 2. Цена и планове

Чистите решения за проследяване на времето за игра са по-евтини от решенията за проследяване на времето, свързани с PM пакети. TSheets започва с безплатен план, насочен към един потребител. Този план е идеален за фрийлансъри, които трябва да следят времето, докато работят по проекти. TSheets също има план за до 99 потребители, който струва $ 4 на потребител на месец, с основна такса $ 16 на месец. Hubstaff започва с основен план за 5 долара на месец, който ви дава достъп до прости инструменти за проследяване на времето, мениджър на график на плащанията на служителите, поддръжка 24/7 и потребителски настройки, които могат да се управляват на база служител на служител. Hubstaff предлага също премиум план за 9 на месец на потребител, който включва всичко, което ще намерите в основния план, но също така ще получите достъп до интерфейсния интерфейс за програмиране (API) на Hubstaff и основен инструмент за планиране.

Тъй като получавате толкова много повече функционалност от инструментите, насочени към PM, не трябва да е изненада, че ще плащате повече. Най-евтиният план от Mavenlink, който включва проследяване на времето, струва $ 39 на потребител на месец. Най-евтиният план за проследяване на Zoho струва $ 25 на месец за неограничен брой потребители, но само 20 проекта. Най-евтиният план за проследяване на времето на Wrike струва $ 24, 80 на потребител на месец.



3 3. Мониторинг на служителите

Някои решения надхвърлят, за да се уверят, че служителите работят там, където и когато кажат, че са. Някои инструменти, като Hubstaff, записват скрийншоти, докато служителите са денонощни, и след това тези скрийншоти се изпращат на мениджърите, преди служителите да могат да бъдат кредитирани с извършването на смяна. Тези инструменти също могат да записват дневник на обемите на клавиатурата и мишката по време на смени. Повечето от тестваните от нас инструменти ви позволяват да наблюдавате движенията на служителите чрез GPS проследяване, когато използват мобилните приложения на инструмента, а някои позволяват на потребителите да направят селфи, когато пристигнат или напуснат местоположения.

Ако се нуждаете от това ниво на (страховит) надзор, полето ви ще бъде тясно. Не всеки инструмент за проследяване ще предлага това като вградена функция, а инструментите, базирани на PM, изобщо не предлагат тази функция. Не забравяйте да попитате всеки доставчик дали той предлага това, преди да започнете да изпробвате продукти.



4 4. Персонализирани полета

Повечето инструменти се базират изцяло на проследяване на времето. Въпреки това, някои инструменти ви позволяват да добавите допълнителни набори от данни за компании и физически лица, които могат да бъдат по-фокусирани върху производството, а не върху продължителността. Това е особено полезно за строителни, транспортни и производствени услуги, които са толкова склонни да измерват чрез създадени структури, изминати разстояния и произведени артикули, докато работят часове. Например TSheets ви позволява да изградите шест напълно персонализируеми полета, които могат да се добавят като подкана за всеки часовник. Ако управлявате строителна компания, тогава можете да попитате бързо: "Имаше ли инцидент? Да или не." Ако работниците не реагират, те няма да могат да излязат. Или можете да попитате камионите колко километра току-що са изминали. След това тези полета ще бъдат изтеглени в отчети, за да ви дадат по-обемна представа за това как се работи, колко са продуктивни екипи и всички други подходящи данни на работното място, които може да са ви необходими, за да създадете пълна картина на работния ден или смяна.

Въпреки че Wrike не ви предоставя същото разширено проследяване като TSheets, все пак ще можете да събирате важни данни от служителите в началото и в края на смените. Wrike ви позволява да добавяте персонализирани полета в панела със задачи, така че, когато преминете над отчетите си, ще можете да виждате неща като „платимост“, инциденти на работа, пробег и т.н. За съжаление, тези елементи ще се показват във вашия преобладаващ изглед на задачи от PM конзолата, но данните няма да се появят в отчетите ви за въвеждане на време.

Ако вашият бизнес е по-склонен да измерва продукцията, отколкото човек-часове, тогава решение с персонализирани полета може да е по-добро за вас. Не забравяйте да попитате вашия доставчик каква персонализация предлагат, както и как тези персонализиране се отчитат в отчетите.



5 5. Интеграции и разширения

Най-голямото предимство на Zoho Projects е достъпът до софтуерната екосистема на Zoho, която включва управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), маркетинг по имейл и софтуер и инструменти за управление на човешките ресурси. Можете лесно да превърнете тези продукти в цялостно решение, което подава данни от една на друга, без никаква ръчна намеса. Това е чудесно за обработка на плащания, персонал на проекти, фактуриране и почти всичко друго, което комбинира отработено време с данни, които се показват в друг софтуер.

Не забравяйте да попитате доставчиците си дали те се интегрират с инструменти на трети страни. Ако харесвате двама доставчици еднакво, но единият предлага повече от тези органични интеграции от другия, тогава трябва да отидете с първия. Имайте предвид: Повечето решения за проследяване на времето предлагат отворен интерфейс за програмиране на приложения (API), което означава, че вашият вътрешен екип за разработка може да изгражда интеграции с други отворени инструменти на API. Ако обаче управлявате малка компания или просто нямате вътрешно техническо умение, тогава вероятно ще се нуждаете от тези интеграции, за да бъдат доставени органично чрез вашия доставчик.