5 Страхотни неща, които свързаните принтери могат да направят за вашия бизнес

Представена от Epson - Съвременният бизнес използва облачни приложения за всякакъв вид ежедневна комуникация и задачи, от онлайн сътрудничество до планиране на корпоративните ресурси (ERP). Не само това, но днешните администратори и служители взаимодействат с тези услуги чрез смартфони и други свързани устройства понякога по-често, отколкото се случват през работния плот. И така, щом става въпрос за всекидневен бизнес процес, който е толкова основен като печатането, защо вашата организация трябва да остане затънала в аналогична епоха на местни задания за печат и заплетени проводници?

Всеки принтер с мрежова връзка може да се свърже с мрежата. За тази статия се фокусираме върху безжичните принтери, които са активирани за печат в облак, които могат да синхронизират компютър, мобилно устройство или дори браузъра ви с принтер, свързан с облак, чрез интернет връзка. За да научите как да направите това, има няколко различни начина за свързване и изпращане на защитени файлове от вашето устройство до свързан с облак принтер. Най-добрите безжични принтери на пазара са склонни да използват комбинация от Wi-Fi, комуникация в близко поле (NFC) и сигурни виртуални мрежови връзки, включително услуги като Google Cloud Print за изпращане и отпечатване на файлове през мрежата отвсякъде.

Безпроблемно свързано печат осигурява множество предимства за бизнеса и техните служители. По-долу изтъкваме пет от най-важните начини, по които вашата организация би могла да се възползва от изхвърлянето на стария офис clunker в полза на модерен принтер, свързан с облак.

1. Удобство

Първото нещо, което ще забележите, когато настройвате принтер, свързан с Google Cloud Print или друга от облачните услуги, предлагани от големите доставчици на принтери, е, че няма драйвери за инсталиране и конфигуриране. Принтерите излизат готови за облак и много услуги също се предлагат с приложения за Android и iOS за отпечатване директно от вашия смартфон или таблет. Свързаните с уеб принтери също премахват необходимостта от ръчни актуализации, автоматично актуализиране на драйвери и фърмуер без човешка намеса.

Всички файлове, които отпечатвате, се изпращат по интернет чрез услугата за печат, базирана в облак, така че компютърът ви дори няма нужда да комуникира директно с принтера. Просто влезте в машина или мобилно устройство с интернет връзка, влезте в акаунта си в дадена услуга за печат, базирана в облак, и започнете да печатате.

Това също улеснява по-удобното печат на съдържание и споделяне на документи. Повечето облачни печатни услуги ви позволяват да „споделяте“ достъп до свързания с облак принтер с друга доверена страна толкова лесно, колкото споделянето на онлайн документ с тях, включително възможността да управлявате правата за споделяне. Така че, ако служител или клиент извън града работи извън офиса ви и трябва бързо да отпечата бордната си карта за полета до дома, тогава можете да споделите с тях достъп до облачен принтер и те могат да отпечатват направо от своя смартфон или лаптоп,

2. Дистанционна достъпност

Освен готови за облак принтери, услугите за печат, базирани на облак, могат също да се синхронизират със съществуващия свързан към мрежата принтер във вашия дом или офис. След като устройството ви се синхронизира с облачния сървър, няма значение откъде печатате или дори дали принтерът е на стотици или повече мили.

Това е голяма полза за работещите в домашните офиси и телекомуникаторите. Ако правите виртуална презентация по време на среща, използвайки услуга за видеоконферентна връзка и искате всички, които седят около масата за конференции, да имат отчета в ръцете си, тогава можете да отпечатате копия на отчета от вашия домашен офис директно на този принтер в ъгъл на конферентната зала. Служител, чието бюро е точно до принтера, не се различава от потребителски печат на тази машина от друга държава.

3. Разходи и енергийна ефективност

Свързаният печат също е лесен начин за централизиране и оптимизиране на печатни операции на вашата компания, особено за стартиращи фирми и малки и средни предприятия (SMBs). Вместо да инсталирате и поддържате няколко принтера, включени в мрежата по цялото оформление на вашия офис, използването на свързан принтер и облачна услуга може да намали значително разходите за поддръжка, мастило и тонер, ако всички машини в офиса печатат на една или две свързани в облак принтери (вместо да има един принтер за всеки компютър или клъстер от работни станции в офиса).

В зависимост от размера и плана на вашата организация, все пак може да ви трябват няколко принтера. Но по-специално безжичните принтери за облак ви дават много повече гъвкавост. Колкото по-нов е свързаният принтер, в който инвестирате, толкова по-добри ще бъдат и неговите енергоспестяващи функции. По-голямата част от безжичните принтери вече се предлагат с един или повече енергоспестяващи или икономични режими, които намаляват общите разходи за печат и потреблението на енергия, когато принтерът не се използва активно.

4. Сигурност

Първото възражение, което вашият ИТ администратор ще повдигне, когато обмисля преминаването към печат в облак, е сигурността. Хората естествено са по-удобни с кабелни връзки, отколкото безжично споделяне на файлове и синхронизиране, когато става въпрос за възприемането на сигурността, особено когато изпращате и отпечатвате поверителна бизнес информация през интернет.

Отпечатването в облак има това покритие от край до край с HTTPS уеб връзки, осигуряване на документи и файлове с SSL криптиране от момента на изпращането им до момента на отпечатване. Файловете не седят и на сървър след това. След като заданието бъде обработено и завършено, свързаните документи се изтриват от сървъра на облачната печатна услуга.

5. Мащабируемост

Свързаните принтери позволяват на печатащите операции на вашата компания да се мащабират бързо, докато бизнесът ви расте, от стартиране или SMB до големи предприятия. Google дори използва услугата за печат на базата на облак. Тъй като вашите операции се увеличават и наемате повече служители или отваряте нови офиси, инвестирането в инфраструктура за печат, базирана на облак, може да ви спести много пари в дългосрочен план.

Освен това отнема част от болката от разширяването на работната ви сила. Свързаните принтери дават на ИТ администраторите едно по-малко главоболие, за което да се притесняват при настройката на нов работен плот или лаптоп на служител, осигуряването на мобилното им устройство със софтуер за управление на мобилни устройства (MDM) или списък с други задачи, гарантиращи, че крайните точки на потребителя са сигурни и съобразен с фирмената политика. Когато дойде време да настроите достъпа на принтера на този служител, той просто работи.